Automação de processos: Tudo o que você precisa saber!

A automação de processos é um dos temas mais quentes da área tech nas últimas décadas. Afinal, com o advento das novas tecnologias e com a busca constante de otimização nas tarefas empresariais, ela se tornou o centro das atenções para qualquer organização que busca maior lucro com eficiência.

De acordo com uma pesquisa da Forrester Consulting, cerca de 80% dos líderes de negócios consideram esse um assunto essencial para as empresas. Ou seja, entender o que é automação de processos e tê-la no radar da sua instituição deixou, há muito tempo, de ser uma expectativa e se tornou uma meta.

Por isso, o Holmes preparou este guia completo com tudo o que sua empresa precisa saber sobre automação de processos: o que é, por que investir nesta modalidade, como realizar a implementação e, principalmente, quais os ganhos que ela pode trazer. Confira conosco e boa leitura!

O que é automação de processos?

Primeiramente, para explicarmos o que é automação de processos, é necessário pensar nas tarefas burocráticas e repetitivas que fazem parte de todo o cotidiano de uma empresa. Não importa o segmento, há sempre atividades que exigem o trabalho de modo contínuo, seja as contratações realizadas pelo RH, a distribuição dos benefícios da empresa até a cadeia produtiva, entrega e diretrizes para cada trabalho realizado no ambiente laboral.

Logo, a automação de processos é o mecanismo onde a execução do trabalho propriamente dito se torna mais eficaz. Através dela, é possível também coletar, armazenar e tratar todas as informações relacionadas à determinada tarefa, de modo a gerar relatórios que possam acompanhar e definir estrategicamente a melhor maneira de trabalhar dentro de uma operação.

Automatizar um processo que é realizado de forma manual é transferi-lo, total ou parcialmente, para um sistema no qual ele possa ser executado com o mínimo possível de interferência humana. Contudo, isso não significa, ao contrário do que muitos pensam, que o processo se fará totalmente sozinho.

 A automação de processos nem sempre isenta a participação humana do gerenciamento ou conferência de uma atividade, mas reduz significativamente os esforços das pessoas no fluxo de ações realizadas. Isso, por si só, é um benefício gigantesco para quem lida com diversas demandas. Mas tem muitos outros itens nessa lista.

Qual a real importância da automatização de processos?

Não é possível explicar o que é automação de processos sem considerar que ela vai muito além de recursos digitais na gestão dos processos de negócios. Isso porque automatizar inclui desde ferramentas que utilizam da tecnologia a disciplinas internas que padronizam a forma mais eficaz de trabalho.

E o objetivo é focar na eficiência de modo a tornar a empresa mais competitiva e com o menor índice de desperdício e melhor uso dos recursos humanos, materiais e financeiros. A explicação é bem simples, afinal a disputa pelo consumidor acontece em um nível muito diferente do que acontecia, por exemplo, há 3 ou 4 décadas, quando haviam poucas marcas oferecendo o mesmo produto.

Além disso, é importante relembrar que, nos dias atuais, há centenas de opções disponíveis do mesmo serviço ou produto, inclusive com algumas delas de mercados estrangeiros, com menor imposto, maior tecnologia e até mesmo mão de obra mais qualificada.

Por isso, a automatização de processos busca utilizar de maneira mais analítica e estratégica os processos recorrentes de uma empresa, de modo a torná-la mais competitiva.

Benefícios da automação de processos

A produtividade sempre foi um dos benefícios mais importantes quando se fala em automação de processos. Uma pesquisa realizada pela Iteris Consultoria & Software, há alguns anos, já apontava que 87% dos entrevistados acreditavam que automatizar tarefas poderia gerar maior produtividade, liberando as pessoas para focar em outras atividades.

 Essa tendência vem se confirmando ao longo dos anos. Mas, como eu falei, a lista de benefícios da automação de processos prevê muitos outros itens:

• Maior capacidade produtiva;
• Mais confiabilidade no processo;
• Aumento da eficiência;
• Diminuição das falhas humanas;
• Agilidade na execução das tarefas;
• Melhora na gestão e conhecimento das regras de negócios;
• Redução das falhas de comunicação;
• Eliminação de silos departamentais;
• Acessibilidade às informações;
• Mais rastreabilidade dos processos.

 A automação de processos também pode ser uma excelente alternativa para reduzir custos operacionais em determinados casos, embora exista um investimento que nem todos os negócios realmente podem ou querem dispor.

Leia mais: 5 benefícios da automação de processos para empresas em crescimento

E, já que falamos disso, vamos jogar a real e discutir também sobre os desafios da automação de processos. Continue a leitura conosco! 

Desafios da automação de processos

Você já deve ter ouvido falar que algumas profissões deixarão de existir no decorrer dos anos porque serão feitas por robôs, certo? Esta é uma discussão interessante sobre os impactos da transformação digital na sociedade e se relaciona com a automação de processos dentro de uma empresa. Afinal, o alerta que fica para nós é que precisamos nos adaptar. 

 É pouco provável que robôs consigam isentar o capital intelectual humano em algumas profissões ou processos, mas tarefas repetitivas tendem sim a ser assumidas pelas máquinas com o passar do tempo. Isso nos mostra a importância da capacitação profissional.

Esse tema daria um artigo só para falar dele, até porque precisaríamos debater outras questões que não vêm ao caso agora. Para não nos alongarmos muito, vamos citar alguns dos desafios da automação de processos nos negócios:

• Não ter visão clara dos processos;
• Falta de mão de obra qualificada para executar a implantação das automações;
• Dificuldade em engajar os envolvidos;
• Necessidade de treinamento;
• Pouca clareza dos resultados;
• Dificuldade em gerenciar as mudanças propostas.

Agora que você já validou desafios e benefícios da automação de processos, vamos entender melhor se você deve realmente investir nessa iniciativa.

Mas, afinal, toda empresa deve mesmo investir em automação de processos?

Para responder quando uma empresa deve utilizar da automação de processos para gerir as diferentes etapas de produção, é preciso antes entendê-la como uma solução personalizada para cada ambiente profissional. Ou seja, deve-se considerar fatores diversos para que a automação traga benefícios a partir da realidade de cada empresa.

De modo geral, aqui estão alguns pontos essenciais para avaliar antes da decisão de investir na automação de processos:

• Complexidade dos processos | Quando há processos repetitivos e complexos, que consomem muito tempo e recursos, a automação pode ser uma solução viável para a empresa;
• Volume de trabalho | Empresas com maior volume de trabalho são capazes de acelerar o fluxo e ter maior eficiência operacional. Entretanto, mesmo em processos de menor complexidade e volume, a automação de processos pode permitir a realização em menor tempo e de forma mais econômica;
• Recursos financeiros | Softwares e hardwares necessários para a implementação da automação de processos precisam ser avaliados a partir dos recursos disponíveis pela empresa. Porém, a forma mais eficaz de realizar este procedimento é mensurá-lo a partir da frequência e continuidade dos serviços. Ou seja, é possível que um investimento de maior valor seja recuperado em pouco tempo, após a automação ser implementada;
• Impacto nos funcionários | Entender o que é a automação de processos nas responsabilidades e tarefas dos colaboradores é primordial para analisar o impacto nas equipes. Além disso, é a forma de garantir o engajamento e envolvimento dos funcionários a partir das adaptações e mudanças do trabalho;
• Objetivos estratégicos | Definir a automação de processos deve acontecer com o alinhamento às estratégias empresariais. Em resumo, a gestão precisa avaliar se o procedimento apoiará o crescimento, inovação, redução de custos e outras metas da instituição.

Qual a diferença entre automação e automatização de processos de negócios?

 Embora esses termos sejam usados como sinônimos pela maioria das pessoas, existe quem considere que há uma sutil diferença entre automação e automatização de processos.

De modo geral, automação é quando há pouca ou nenhuma interferência humana no processo, enquanto na automatização ainda existe uma grande participação das pessoas na execução das ações.

Por exemplo, podemos fazer um paralelo disso para descrever a diferença entre plataformas BPMS (Business process management software) e as tecnologias de RPA (Robotic Process Automation). Ambas automatizam processos, porém os níveis de automação são diferentes, veja: 

BPMS

O BPMS é o software baseado na disciplina de processos, BPM. Nós falamos bastante sobre o que é BPM aqui no blog, e você pode buscar em nossos conteúdos uma forma didática de compreender melhor sobre estes dois termos.

De modo geral, nas ferramentas BPMS é possível automatizar processos operacionais e repetitivos das áreas de negócios das empresas. Existem sistemas mais robustos e outros mais leves, por isso, a aplicação também pode depender do que a solução se propõe a entregar. 

Mas, no geral, o que um BPMS faz é automatizar as regras de negócios em um fluxo de trabalho. Isso significa que as pessoas continuam tendo uma participação importante no processo, mas a orquestração das etapas é automatizada.

 Esse tipo de tecnologia é essencial para aumentar a produtividade e rastreabilidade nos processos, sem depender da memória das pessoas para saber o que, quando e como algo precisa ser feito. Isso ajuda muito em fluxos que, apesar de repetitivos, são críticos e dependem de um grande volume de passos, documentos, conferências, aprovações e etc. 

Leia mais: O que é BPM, BPMN e BPMS e para que serve cada um?

RPA

Automação robótica de processos é o que há de mais próximo de uma automação com pouca ou nenhuma interação humana. Os robôs têm a capacidade de executar tarefas que possuem premissas muito bem definidas. Por exemplo: preencher um formulário, extrair dados de determinada fonte e muito mais. 

Assim como o BPMS, o RPA também pode ser mais ou menos robusto. Robôs mais avançados podem até tomar decisões complexas baseadas em aprendizado de máquina.

Tudo de forma programada, sem necessitar de ajuda humana para realizar essas ações. O RPA realmente pode assumir inteiramente a execução de tarefas repetitivas, desocupando a sua equipe para focar em outras atividades mais estratégicas.

No entanto, aplicar esse tipo de tecnologia exige cuidados. Geralmente, são soluções que atuam em pedaços dos fluxos de trabalho. Para compor sistemas mais completos pode ser uma boa alternativa juntar diferentes tecnologias, mas, obviamente, isso depende do objetivo do seu negócio.

5 tipos de automação de processos que aumentam a produtividade do seu negócio

Agora que você já entendeu as diferenças entre as tecnologias disponíveis para automação de processos de negócios, vamos a alguns exemplos que, muitas vezes, estão relacionados a ela.

Automação de tarefas

É normal que no dia a dia das empresas existam e-mails, mensagens e até telefonemas que na verdade são tarefas para serem realizadas, e que alguém despeja na ‘bandeja’ de outra pessoa.

Essa prática, muitas vezes, é bastante injusta com as pessoas a quem as demandas são direcionadas, porque existe uma sensação de imediatismo muito forte e também uma dificuldade de organização crescente à medida que o volume de ações aumenta.

A automação de tarefas pode ajudar na organização, centralização e controle dessas atividades. Melhorando a visão de prioridades, prazos e responsabilidades.

Automação de regras de negócios

 Se você ainda possui dúvidas sobre o que são regras de negócios, leia o artigo sobre esse tema aqui no nosso blog e entenda melhor. De modo geral, as regras de negócios são as condições que determinam se uma etapa segue ou não adiante.

 Todo processo possui suas regras específicas. Isso é bastante subjetivo. Quando as condições não estão automatizadas ou, no mínimo, documentadas, significa que elas estão na cabeça das pessoas. O que pode ser bastante perigoso, porque o ser humano falha, isso é normal.

 Automatizar as regras significa tornar o trabalho mais objetivo, pois o sistema direciona os processos garantindo que as regras sejam cumpridas rigorosamente, e as pessoas só precisam fazer o que está sendo pedido com muito mais tranquilidade. Simples assim!

Leia mais: O que são regras de negócios na gestão de processos e qual sua importância?

Automação de fluxos de trabalho

 Existem vários tipos de processos: industriais, gerenciais, operacionais, etc. Automatizar processos de negócios é o mesmo que resolver problemas de áreas como marketing, RH, financeiro, compras, comercial e etc.

Para cada um desses departamentos há soluções para problemas específicos. A automação de fluxos de trabalho das áreas de negócios é um excelente caminho para acelerar resultados e tornar as empresas mais competitivas, seja em processos de core business ou em processos secundários.

Automação cognitiva

Neste caso, pode-se definir a automação cognitiva como a combinação da automação de processos com inteligência artificial e tecnologias avançadas. Por exemplo, quando há o aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural.

Dessa forma, é possível que o sistema automatizado tome decisões complexas, analise dados não estruturados e interaja de forma mais inteligente com os usuários. Por exemplo, o recurso é bastante usual em chatbots, quando responde a pergunta dos clientes ou recomenda de modo personalizado a ação para determinado pedido.

Automação robótica de processos (RPA)

Falamos um pouco dela acima, mas é importante explicar a RPA como a utilização de robôs de software para a realização de tarefas específicas em sistemas de TI. Em outras palavras, ela age similar à tarefa humana, seja em aplicativos, extração de dados, preenchimento de formulários, execução de cálculos, dentre outros.

A RPA é extremamente útil em processos baseados em regras, que envolvem a manipulação de dados em diversos sistemas distintos.

5 Motivos para sua empresa começar a investir em automação de processos

Após entender o que é automação de processos e tudo que envolve a redução de tempo, gastos e amplia a eficácia do trabalho, conheça a seguir 5 motivos para iniciar já a implementação dela em sua empresa.

1 | Maior eficiência operacional

Ao permitir a execução das tarefas de modo mais rápido, preciso e consistente, a automação de processos reduz erros e gargalos e permite maior eficiência operacional. Por consequência, sua empresa passa a ter menos problemas nas diferentes etapas de produção.

2 | Redução de custos na automação de processos

Ao eliminar tarefas manuais repetitivas, certamente a sua empresa será capaz de realocar recursos humanos para funções de maior valor agregado. Além disso, a automação irá minimizar erros e retrabalho, o que também contribui para reduzir os custos relacionados a todas as etapas de produção.

3 | Melhoria de qualidade

Ao padronizar atividades e aplicar regras consistentes, a automação de processos resulta em um aumento de qualidade e precisão nas operações. Com isso, a empresa é capaz de entregar produtos e serviços de maior qualidade aos seus clientes.

4 | Rapidez e escalabilidade

Os processos automatizados são muito mais flexíveis e escaláveis. Em outras palavras, ele permite o ajuste a qualquer momento a fim de incorporar novos requisitos ou readequar os critérios conforme as mudanças pontuais da produção. 

5 | Experiência do cliente é maior com a automação de processos

Ao acelerar os tempos de resposta, reduzir erros e fornecer serviços mais eficientes, a empresa pode melhorar a satisfação e fidelidade dos clientes. Dessa forma, eles se tornam divulgadores da sua marca e replicam de modo espontâneo a qualidade e eficiência de seus produtos e serviços.

Pronto para o próximo nível da transformação digital do seu negócio?

Agora que você absorveu toda a importância de entender o que é automação de processos e como ela pode implicar na eficácia e eficiência da sua empresa, o Holmes tem uma novidade para quem busca maior controle e organização nos documentos, tarefas e processos empresariais.

Isso porque oferecemos uma solução que atende a três tipos de automação citadas neste conteúdo. Para conhecê-la, basta preencher nosso formulário de contato. Com o Holmes, você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos, ter rastreabilidade para suas atividades além de assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar solicitações.

A plataforma de BPM do Holmes não exige conhecimentos avançados sobre programação e oferece soluções para empresas de qualquer segmento. Afinal, consegue unir em um único ambiente, o gerenciamento de tarefas, responsabilidades, documentos e ações.

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