Gestão de processos organizacionais: Tudo o que você precisa saber!

 Pegue um café, puxe uma cadeira e vamos falar sobre gestão de processos organizacionais? É, eu sei que você preferia ver uma série ou um filme bacana, mas continua aqui comigo que vai valer a pena! Afinal quem é que consegue relaxar sabendo que os processos da empresa estão uma bagunça? 

A boa notícia é que, neste artigo, você vai conhecer técnicas de gestão de processos que te ajudarão a colocar a casa em ordem. Aliás, vamos começar desmistificando uma coisa: muitas pessoas acham que os problemas por trás da falta de gestão de processos organizacionais são:

• A quantidade gigantesca de tarefas manuais;
• Falta de controle; 
• Excesso de papéis espalhados pelas mesas (sim, isso ainda existe);
• Equipes infladas;
• Retrabalho;
• Gargalos;
• E por aí vai…  

Mas isso nem são os problemas de verdade, podemos dizer que essas são as deficiências de processos mal implementados. Os problemas mesmo são as consequências dessas situações, que podem se desdobrar em:

• multas, 
• prejuízos, 
• custos elevados, 
• colaboradores estressados, 
• gastos desnecessários, 
• atrasos nos prazos das tarefas, 
• SLA estendido,
• E por aí vai… 

Tudo isso pode acontecer simplesmente porque seus processos ainda não têm um bom gerenciamento. E é por isso que este assunto deve ser tratado como prioridade nas organizações. 

Neste artigo, eu vou te mostrar exatamente o que você precisa saber sobre gestão de processos organizacionais para evitar que essas situações aconteçam.

Vem comigo?

O que é a gestão de processos organizacionais?

A Gestão de processos organizacionais é um conjunto de práticas voltadas a aperfeiçoar os processos de uma empresa, transformando-os em parte importante das estratégias da organização, ao invés de algo simplesmente operacional.

Em outras palavras, é o ato de coordenar de forma estratégica os processos de negócios da empresa com o objetivo de agregar valor às etapas. É elevar a qualidade, melhorar os resultados, acelerar as entregas, reduzir custos e eliminar falhas.

A gestão de processos organizacionais também é conhecida como gerenciamento de processos ou metodologia BPM (Business Process Management).

Segundo o livro Gestão e melhoria de Processos, do Administrador de Empresas e Mestre em Engenharia de Produção, Leandro Costa da Silva:

“Gerenciar processos é gerenciar performance e entrega”.

Na sequência, ele diz que muitos gestores não sabem muito bem qual valor eles entregam para seus clientes e consumidores. Isso de fato é um grande problema, pois sem dominar o que estamos fazendo é difícil definir o que realmente precisa ser feito e quais mudanças são necessárias.

Assim se acumulam etapas desnecessárias nos processos, se perpetuam tecnologias ultrapassadas e as pessoas vão ficando desgastadas. É nesse tipo de cenário que a gestão de processos organizacionais surge como uma ferramenta indispensável para gerar transformação.

Veja alguns benefícios de um bom gerenciamento de processos.

Quais os benefícios da gestão de processos organizacionais?

• Maior produtividade: a gestão de processos organizacionais ajuda a identificar e eliminar gargalos, além de automatizar as tarefas repetitivas, reduzindo o trabalho manual e elevando a produtividade da equipe.

• Redução de custos: com a gestão de processos organizacionais é possível reduzir o desperdício de materiais no input e diminuir gastos com multas ou duplicidades de pagamentos.

• Melhor controle: por consequência da padronização e automatização dos processos, é possível manter auditorias, histórico e dados importantes para apoiar a tomada de decisão gerencial.

• Maior visibilidade: facilita a visão do que está acontecendo – quem está fazendo o quê, quando e qual a próxima etapa. É possível ter mais visibilidade no micro e macroambiente, elevando a responsabilização e transparência, além de destacar oportunidades de melhoria nos fluxos de trabalho.

• Melhoria na experiência do cliente: processos mais ágeis, consistentes e eficientes apoiam uma experiência positiva para os compradores com a marca da empresa. 

“Se você não pode medir, não pode gerenciar”

Essa famosa frase de Peter Drucker, conhecido como o pai da administração moderna, é um alerta para nós sobre a importância de medir e gerenciar.

A pergunta é: como medir algo que não conhecemos? A gestão de processos organizacionais é um processo contínuo que começa com a compreensão profunda de cada necessidade e etapa. 

Mas como começar? Considerando que um processo pode ser extremamente simples ou muito complexo, podemos considerar diferentes formas de analisar e conduzir melhorias. Mas talvez a mais concreta, seja seguir um modelo padrão do ciclo BPM, um método que compreende as seguintes fases:

1.Planejamento:  

Fase em que os processos existentes e futuros são discutidos entre as partes interessadas para criar uma documentação. 

Nesta etapa é feito o mapeamento dos processos, onde são definidos os detalhes como:  

• entradas,
• saídas,
• objetivos,
• responsáveis, 
• etapas, 
• regras de negócios, 
• outras particularidades do processo. 

2. Modelagem

A modelagem é um redesenho dos processos depois de uma análise dos pontos de melhorias existentes. São os processos ideais. Na modelagem, é possível reduzir ou criar etapas para eliminar gargalos e falhas. 

Também é na modelagem que definimos novos formatos, tecnologias e regras para os processos, tanto para tratar o caminho feliz quanto as exceções. 

A modelagem pode ser aplicada para otimizar processos existentes ou criar novos fluxos a partir do zero.

3. Implementação

Até aqui foi basicamente planejamento, agora é hora de colocar a mão na massa! Com tudo definido, a equipe de processos ou TI deverá implementar o que foi planejado. Isso envolve:

• configurar os fluxos de trabalho;
• definir os métodos para levantamento de dados;
• automatizar etapas;
• criar dashboards; 
• desenvolver interfaces;
• integrar com sistemas e fontes de dados corporativos;
• configurar usuários e permissionamentos.

4. Execução

 Depois de planejados e implementados, é preciso executar os processos. Ou seja, permitir que uma fatia de participantes trabalhe com o novo fluxo para analisar se as mudanças funcionam como esperado.

Isso pode envolver treinar a equipe ou fazer mudanças organizacionais de acordo com os objetivos predefinidos. Depois disso é só testar, testar e testar! 

5. Monitoramento

Os novos processos estão funcionando? Como o próprio nome desta etapa sugere, é hora de monitorar!

Fazemos isso coletando os dados e medindo a performance dos processos. Também é válido conversar com quem usa os fluxos para coletar feedbacks.

6. Refinamento ou otimização

Com os dados e o histórico de desempenho do que foi implementado, é hora de analisar se existem melhorias que ainda são necessárias. 

Viu como é simples? Esse é um exemplo de ciclo de BPM padrão.

Quer simplificar ainda mais? Você pode usar um ciclo básico de PDCA: 

• Plan – Criar um plano
• Do – Executar
• Check – Checar
• Action – Agir

Leia mais sobre o ciclo PDCA.

O ciclo PDCA segue a mesma lógica do ciclo BPM.

• Na primeira etapa você pode identificar e modelar os seus processos;
• Na segunda pode colocá-los em funcionamento;
• Na 3ª, acompanhar os resultados e oportunidades de melhoria; 
• e na quarta utilizar o aprendizado que teve para criar outro plano.

Esse ciclo pode se repetir quantas vezes forem necessárias, até chegar a um resultado satisfatório.

Saiba mais sobre este tema lendo o artigo: Ciclo BPM – Conheça as 6 etapas para cuidar dos seus processos como um profissional! 

Gestão de processos organizacionais sempre será contínua

É essencial que haja uma cultura de melhoria contínua nas empresas, para reavaliar os processos de tempos em tempos, pois é natural que os fluxos evoluam conforme a empresa se desenvolve. Também devemos combater ideias como “sempre foi feito assim”, ou “não se mexe em time que está ganhando”.

Lembre-se que nem tudo que teoricamente está dando certo, realmente é bom. Muitos processos que funcionam poderiam estar muito melhores com apenas algumas mudanças. 

A gestão de processos organizacionais é justamente isso, pegar algo que está ruim e melhorar. Pegar algo que está relativamente bom e otimizar até ficar muito melhor. O que também não significa sair mudando tudo sem nenhum embasamento. É preciso analisar!

 E, para isso, basta fazer as perguntas certas e estudar constantemente os processos, até encontrar as oportunidades de melhoria que realmente ajudarão o seu negócio.

E aí, o que achou deste conteúdo? Ficou com alguma dúvida sobre a gestão de processos organizacionais ou quer deixar a sua opinião sobre o tema? Comente aqui embaixo e vamos continuar a falar sobre isso 

Leia também: O que são processos de negócios e como otimizá-los com tecnologia?