por Suelen Hofrimann em 10/08/2022
A padronização de processos no contexto corporativo é o conjunto de esforços tomados para determinar como uma atividade deve ser feita. E por que isso é importante?
Bem, por vários motivos. A falta de um padrão bem definido, faz com que as pessoas executem atividades da maneira que acham melhor. O problema é que essas brechas causam diversas consequências negativas para as organizações.
Em contrapartida, em muitos casos, a padronização de processos pode ser um fator essencial para impulsionar o crescimento do negócio. Por isso, é importantíssimo considerar este tema como um recurso estratégico nas iniciativas de expansão.
Assim, se na empresa em que você trabalha cada pessoa executa determinadas atividades de um jeito, sem seguir qualquer padrão que seja, leia este artigo até o final e entenda por que e como padronizar os seus processos do seu negócio!
O que é padronização de processos?
A padronização de processos está relacionada à organização e formalização das operações, atividades e procedimentos realizados pela empresa.
É um conjunto de definições que deve ser seguido por todas as pessoas envolvidas para garantir que todos cumpram os mesmos padrões de qualidade.
E é sobre isso mesmo que se trata, sobre qualidade. Padronizar processos é unificar os valores, comunicações, sistemas e métodos para fazer com que todos entendam e executem melhor o seu papel.
Ah, e não pense que essa é uma forma de podar o seu pessoal, pelo contrário. Definir como as coisas devem funcionar é um ato de cuidado com o seu time.
Embora no começo possa existir resistência, com a chegada dos primeiros resultados, todos verão o quanto é saudável ter um direcionamento claro e objetivo sobre como executar determinadas demandas.
Como a padronização de processos ajudou os arcos a se tornarem mais dourados?
Você conhece o termo “Speedee Service System”? Falando assim, pode não soar tão familiar, mas e se eu perguntar qual é a franquia de fast foods que prepara lanches com mais agilidade no mundo?
Se você respondeu McDonald ‘s, acertou em cheio. A rede foi pioneira na adoção de um método que reduziu o tempo de preparo dos seus produtos de 30 minutos para 30 segundos, o que tornou a produção muito mais rápida e escalável.
A abordagem criada pelos irmãos Dick e Mac Mcdonald ‘s em meados de 1940 foi extremamente inovadora na época, e foi essencial para criar diferenciação para o negócio.
O interessante é que o método é totalmente baseado em padronização de processos. Os padrões criados foram importantes não só no sistema de produção, mas em todo o modelo de negócio e expansão de franquias idealizado por Ray Kroc um pouco mais tarde.
Hoje a rede de fast foods é a maior do mundo, alimentando diariamente cerca de 1% da população mundial.
Esse caso mostra a importância de pensar estrategicamente sobre as possibilidades de otimização da forma como fazemos um trabalho.
Muitas coisas mudaram desde os anos 40. Ainda assim, padronizar processos continua sendo um pré-requisito para o crescimento, pois os negócios modernos, mais do que nunca, precisam pensar na experiência do cliente.
Mas se você ainda precisa de mais motivos para se convencer dos benefícios da padronização de processos, leia o próximo bloco.
Qual a importância da padronização de processos
Padronizar processos é uma forma eficiente de colocar a casa em ordem. O principal benefício é o aumento significativo da qualidade dos resultados. Unificar a comunicação, as práticas e normas da organização fortalece a sincronia entre as equipes e cria uma voz única para o seu negócio.
Processos padronizados também são importantes para proteger a governança corporativa da organização, defendendo os valores e objetivos da sua empresa.
Tudo é processo!
Processos podem ter diferentes naturezas, desde a montagem de um sanduíche até a aprovação de um pagamento, tudo é processo. Você pode padronizar operações de qualquer tamanho e em qualquer empresa.
A boa notícia é que, uma vez identificados os processos problemáticos, não existem limites para melhorá-los. Os benefícios são inúmeros:
- redução de custos;
- finalização mais rápida;
- economia de insumos;
- maior qualidade dos produtos ou serviços oferecidos;
- aumento do potencial de crescimento da empresa;
- maior produtividade;
- responsabilização assertiva;
- diminuição de falhas e gargalos.
E além de todos esses benefícios, padronizar processos estrutura as organizações para expandirem seus negócios mantendo a qualidade dos produtos e serviços.
Crescimento é poder, mas tome cuidado
Toda empresa tem o objetivo de lucrar cada vez mais, por isso, crescer certamente é o caminho mais esperado. Porém, como diria o tio Ben:
“Com grandes poderes vêm grandes responsabilidades”.
O crescimento é uma espécie de poder que exige organização. Caso contrário, o crescimento pode trazer desafios difíceis de administrar.
Imagine o seguinte: se você tem 3 colaboradores dentro de um processo é fácil se comunicar, combinar alguma coisa entre eles e responsabilizar cada um pelas etapas pendentes.
A partir do momento que você tem 30 pessoas em um processo, fica mais difícil manter o controle, concorda?
Por isso, a padronização de processos é essencial para estruturar o crescimento, definindo como a empresa gostaria de tratar diferentes situações.
Como padronizar processos?
Um processo é composto por diversas etapas, é importante analisar cuidadosamente todos os aspectos.
Não podemos esquecer que quando mudamos a forma como a equipe trabalha estamos interferindo diretamente na cultura da empresa.
Por isso, para começar, é importante realizar um mapeamento de processos que responda a certas questões:
- Por que este processo existe?
- No que ele contribui para a organização?
- Quem são os participantes?
- Existem gargalos?
- Quais melhorias podemos implementar?
- Como tratamos cada caso?
- Quais são as exceções?
- Quais são as soluções ideais? (treinamento, tecnologia, método, etc.)
- Quais resultados esperamos alcançar? (antes e depois).
Responder a essas perguntas é o primeiro passo estratégico para iniciar as mudanças na empresa. Quando começarmos, provavelmente perceberemos que o assunto é mais amplo do que imaginamos.
Ferramentas que podem ajudar a padronizar processos
Abaixo, veja uma lista de técnicas de mapeamento de processos que podem te ajudar no estudo e análise da sua operação. Clique nos links para se aprofundar.
Além de fazer a padronização de processos, é preciso automatizar
A padronização não se limita apenas aos processos produtivos, como no caso do McDonald ‘s. Também pode ser aplicada a diversos tipos de operações ligadas às áreas de negócios (operacional, financeiro, RH, etc.).
Afinal, em muitas empresas, esse tipo de processo ainda é realizado de forma quase analógica, usando planilhas, e-mails, malotes, pastas, etc. Quer uma prova? Vamos fazer um exercício…
Olhe seu e-mail e responda o seguinte: existem mensagens na sua caixa de entrada que correspondem a tarefas que você precisa executar?
Se a resposta for sim, isso significa que também existem e-mails desse tipo na caixa de outros colaboradores. E cada um pode estar seguindo seus próprios valores e preferências para atender essas demandas. Além disso, nenhum histórico é garantido nesses casos, pois as informações não estão centralizadas num sistema onde possam ser consultadas. Também não há como acompanhar o status dos processos dessa forma.
Estabelecer padrões sobre como atender essas demandas é importante, mas só com tecnologia podemos garantir que as pessoas realmente estão seguindo as determinações.
Por isso, padronizar processos é o primeiro passo para uma transformação cultural dentro da organização, mas automatizar também é extremamente importante.
Leia também: Automatização de processos: 3 razões para começar o quanto antes!