Ciclo PDCA: conheça as etapas + exemplo prático

O ciclo PDCA é uma importante ferramenta relacionada à qualidade e melhoria de processos. A ideia é relativamente simples, cada letra representa uma etapa: Plan – Do – Check e Act que se referem às fases de um plano de ação contínuo e cíclico. 

O ciclo PDCA é uma forma eficaz de melhorar o desempenho de processos, projetos, produtos ou serviços.

Por isso, neste artigo, eu vou apresentar em detalhes as quatro etapas do ciclo PDCA, com um exemplo prático de aplicação.

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• Uma breve história sobre o ciclo PDCA
• Por que usar o ciclo PDCA?
• Conheça as etapas do ciclo PDCA
• Exemplo de uso do ciclo PDCA
• O Ciclo PDCA e o Ciclo BPM

Uma breve história sobre o ciclo PDCA

Muitas pessoas acreditam que o ciclo PDCA foi criado pelo professor e matemático William Edwards Deming, mas na verdade a ferramenta já existia desde 1920, ele foi responsável por evoluir e popularizar o sistema. O verdadeiro criador do ciclo PDCA foi o também estatístico Walter Andrew Shewhart.

No início, o ciclo era composto por 3 fases: a especificação, produção e inspeção. Deming trabalhou na evolução do sistema incluindo um quarto passo em 1951. Ele tinha o objetivo de identificar por que alguns produtos ou processos não funcionavam como esperado.

O ciclo PDCA se tornou uma importante teoria para orientar mudanças, sendo incorporada aos conceitos de melhoria contínua e gestão da qualidade, áreas de estudo nas quais Deming realizou importantes contribuições.

Por que usar o PDCA?

O ciclo PDCA possui diversas aplicações na gestão da qualidade, processos e projetos. É considerado um forte recurso de melhoria contínua. 

Aprender a utilizar esse sistema te ajudará a conduzir mudanças organizacionais e a tomar melhores decisões. Você pode ainda tornar o PDCA um procedimento padrão em algumas operações ou projetos da empresa, já que a melhoria tem como característica a iteratividade.

Conheça as etapas do ciclo PDCA

O ciclo PDCA de Deming é composto por quatro etapas, são elas:

1. Planejar (Plan)

Na fase de planejamento está a investigação e compreensão do problema a ser resolvido e do cenário a ser impactado. É importante levantar informações detalhadas sobre as possíveis melhorias, sistemas, processos e produtos relacionados ao contexto.

Com as informações em mãos deve-se criar um plano de ação, considerando também as próximas etapas do ciclo PDCA. A investigação deve responder a perguntas como:

• qual o problema a ser resolvido?
• qual a possível solução?
• como testar as mudanças?
• que tipo de alterações fazer? 
• quais sistemas devem ser implementados?
• quais fluxos devem ser criados ou alterados?
• quem serão os responsáveis e qual o papel de cada um?
• quais ações executar?

O planejamento também envolve a definição de metas para os resultados esperados após os movimentos de mudança. 

1. Fazer o que precisa ser feito (Do)

Na etapa Do devemos colocar em prática o que foi planejado, considerando a possibilidade de testar algumas soluções. Os testes podem ser feitos em pequenas escalas, no intuito de observar a efetividade sem impactar negativamente as operações em andamento.

Ajustes no planejamento podem ser feitos sempre que necessário. Mas é importante registrar cada decisão a fim de manter o histórico do projeto e garantir que não se percam informações importantes a respeito das ações realizadas.

1. Cheque os resultados (Check)

Uma vez implementada a mudança, é hora de monitorar os resultados para identificar o que funcionou e o que deixou a desejar. Isso pode levar um tempo. E, voltando duas casas aqui no nosso jogo, você pode predefinir lá no planejamento um tempo mínimo para deixar a mudança “rodando” até ter dados suficientes para analisar.

Mas vale lembrar que aspectos mais funcionais das alterações podem ser acompanhados em tempo real. Por isso, é importante ter um bom relacionamento com os usuários do dia a dia, para que eles também possam contribuir com suas percepções mais imediatas a respeito dos resultados.

1. Hora de agir (Act)

Esta é uma etapa conclusiva na qual temos que determinar quais ações serão tomadas a partir dos resultados observados na fase anterior. Se as coisas deram certo, podemos incorporar a melhoria na rotina da organização. Mas se os resultados esperados não foram alcançados, podemos voltar ao início do ciclo e criar novas iniciativas, ou realizar ajustes no planejamento original.

Seja como for, a quarta etapa não precisa ser o fim do ciclo PDCA, uma vez que a melhoria é contínua, podemos sempre buscar novos aperfeiçoamentos para implementar.

Exemplo de uso do ciclo PDCA

O exemplo a seguir é hipotético, mas baseado em situações comuns que estamos acostumados aqui no Holmes, ok? Assim vai ficar mais fácil compreender o ciclo PDCA na prática. Vamos lá?

O PDCA na gestão de processos

Os fluxos de aprovações são muito comuns em diversas empresas, seja para fazer um pagamento, uma contratação, uma compra ou uma solicitação. 

Pois bem, vamos imaginar que um gestor X precisa aprovar solicitações para que um analista Y possa prosseguir com determinado processo. No entanto, essas demandas chegam para ele no seu e-mail e, considerando outras atividades que ele desempenha durante o dia, ele leva cerca de três dias para aprovar tudo.

Neste caso, é possível implementar o ciclo PDCA para melhorar esse processo e agilizar o fluxo de aprovação implementando uma tecnologia que facilite a execução da demanda.

Plan: identifica-se que o e-mail não é uma ferramenta adequada para fazer as solicitações em questão, pois diversas outras comunicações entram na caixa de entrada do gestor, tirando o foco dessas demandas. A implementação de uma tecnologia que centralize essas atividades e estabeleça prazos bem definidos deve ser adotada. O objetivo é reduzir o tempo do fluxo de três dias para um.

Do: nesta fase, considerando que uma tecnologia BPMS será implementada, são construídos e testados os novos fluxos. Também é feito o treinamento da equipe, e as regras de negócios são estabelecidas.

Check: aqui são feitos acompanhamentos do desempenho do novo processo. É medido o tempo, de acordo com o que foi definido no planejamento, e observa-se a efetividade das mudanças.

Act: caso as mudanças tenham sido bem-sucedidas, pode-se pensar em criar novos fluxos semelhantes seguindo o mesmo roteiro. Caso não, é necessário ajustar ou retornar para a primeira etapa buscando outras formas de resolver o problema.

O Ciclo PDCA e o Ciclo BPM

Ao ver o exemplo anterior você pode ter se lembrado do ciclo BPM, é verdade que ele poderia até ser uma ferramenta melhor a ser utilizada nesse caso, mas o próprio ciclo BPM foi inspirado no ciclo PDCA. 

A diferença entre eles é que o PDCA é uma ferramenta genérica que pode ser utilizada de diversas formas. O ciclo BPM, por sua vez, é mais focado na gestão de processos. Ainda assim, um projeto de BPM pode se beneficiar tanto de um quanto de outro.

O segredo é saber combinar diferentes ferramentas em situações diversas a fim de analisar, planejar e executar melhorias significativas nos processos.

Aproveite para ler mais: Ciclo BPM- Conheça as 6 etapas para cuidar dos seus processos como um profissional!