por Suelen Hofrimann em 05/10/2020
Cada vez mais empresas estão entendendo que organizações bem sucedidas são aquelas que dão a devida importância a seus processos internos. Porém temos que concordar que nem sempre é fácil promover mudanças e otimizações quando se trata dos fluxos de trabalho de uma organização, não é mesmo? E para não acabar sabotando e causando prejuízos no dia a dia da empresa é preciso evitar esses cinco problemas na gestão de processos:
1- Falta de engajamento dos líderes e equipes
A gestão de processos precisa contar com o engajamento de todos os times envolvidos e impactados pelas eventuais mudanças, começando pela liderança. É muito importante que a adesão às melhorias propostas sejam no sentido Top Down, ou de cima para baixo, como preferir.
Quando as pessoas da organização, principalmente aquelas que têm poder de decisão, se comprometem com a gestão de processos, as mudanças fluem melhor, os recursos são facilmente alocados e as pessoas se movimentam de acordo com a necessidade do processo.
No entanto, quando não há comprometimento da liderança, tão pouco podemos esperar engajamento do restante dos times, e sem isso a gestão de processos está fadada ao fracasso. Isso é muito comum em projetos de implantação de BPM (Business Process Modeling) ou de ferramentas de processos.
Essas barreiras atrasam o projeto, tiram a autonomia dos responsáveis e geram barreiras difíceis de transpor. Para evitá-las é preciso um árduo trabalho de conscientização com foco em criar senso de urgência sobre a importância de aceitar as mudanças e cooperar para o sucesso do projeto, mesmo que isso signifique mudar a forma como cada um trabalha no dia a dia.
2- Esforço gasto com processos que não agregam valor
Um dos princípios mais importantes da gestão de processos é: focar os esforços nos fluxos que agregam valor e eliminar os que não agregam. Fazer exatamente o contrário disso é um dos erros que mais podem causar prejuízos na organização.
Investir tempo e dinheiro em processos que não agregam valor é um grande desperdício, mesmo assim, essa é uma prática comum em muitas empresas que preferem manter seus fluxos de trabalho exatamente iguais. As razões para isso acontecer podem variar em cada negócio, mas na maioria das vezes, mudar significa um grande esforço que alguns times preferem evitar.
Uma iniciativa de BPM ou, no mínimo, uma revisão detalhada dos processos, pode ajudar a identificar os fluxos e ações que definitivamente não agregam valor à organização. Uma vez identificados, esses processos devem ser eliminados e os recursos alocados em atividades e fluxos que tenham uma relevância maior.
3- Pensar apenas no caminho feliz
O caminho feliz é o caminho ideal pensado para o seu processo. Por exemplo, se você envia uma nota fiscal e está tudo certo, ela segue o caminho feliz, já se algo está errado e ela não é “aprovada”, é considerada uma exceção.
Um erro muito comum, na etapa de modelagem dos fluxos, é esquecer de considerar as exceções, desvios e variações. Tudo isso pode gerar atrasos e problemas na implementação dos processos. A dificuldade em determinar os caminhos excepcionais pode se dar por falhas na investigação de como os fluxos acontecem no dia a dia, por exemplo.
Então, sempre procure considerar as exceções para determinar a forma como devem ser tratadas., Faça isso através de uma investigação profunda, baseada em conversas com pessoas chave na organização, não só da gerência, mas principalmente da operação no dia a dia.
4- Focar demais na documentação
Não é fácil implementar uma metodologia como o BPM. Em cenários complexos ela pode resultar em grandes projetos que levam muito tempo e esforço para serem concluídos. Por outro lado, em cenários mais simples pode ser considerada um exagero.
Naturalmente, muitas empresas começam uma iniciativa BPM com o objetivo de partir para a automatização através de um BPMS (sistema para conduzir processos em BPM). Acontece que determinados tipos de processos precisam resolver problemas de forma rápida, ao invés de se preocupar com uma documentação tão pesada.
A documentação de um processo é importante, mas à medida que ela se torna incompreensível, também se torna inútil para a organização.
Se preocupar demais com a documentação pode sabotar sua iniciativa BPM e causar problemas na gestão de processos, pois quanto menos compreensão, menos aderência o projeto tem.
Para evitar isso é preciso compreender o real objetivo de negócio da sua empresa, às vezes tudo o que a organização precisa é resolver determinado problema de forma rápida e prática. O que pode ser feito de maneiras mais simples.
Falta de melhoria contínua de processos
A falta da melhoria contínua é um dos maiores probelmas na gestão de processos de uma organização. Processos evoluem porque as necessidades das empresas mudam e é importante acompanhar tais mudanças na mesma velocidade. Infelizmente essa não é uma tarefa fácil.
A melhoria nos processos, em muitos casos, só é colocada em pauta quando um grande projeto acontece, mas o recomendado é continuar as otimizações também no dia a dia, o que pode ser feito seguindo um ciclo PDCA, por exemplo.
É importante desenvolver uma estrutura para aplicação da melhoria contínua, nomeando um responsável para o processo que possa trabalhar junto com as lideranças na busca de oportunidades potenciais de melhoria.
Para se aprofundar neste tema, recomendo a leitura deste outro artigo do nosso blog: Melhoria contínua de processos – Conheça métodos de gestão para apoiar sua transformação
Evite esses problemas na gestão de processos melhorando a agilidade organizacional
Esses são alguns dos problemas na gestão de processos mais comuns em uma organização, mas claro que existem outras situações que também podem sabotar sua iniciativa.
Evitar esse conflitos exige que a empresa toda caminhe na mesma direção e isso só é possível envolvendo os diferente times na tomada de decisões, mudanças nos processos e melhoria contínua.
A criação do senso de urgência e a priorização de ações estratégicas dentro do escopo da gestão de processos em parceria com diferentes lideranças faz toda a diferença para o sucesso dos projetos.
Também é importante incentivar a tentativa e erro, recompensar os esforços de quem se mostra prestativo e engajado nas transformações e, principalmente, criar um ambiente onde todos entendam a importância de mudar.
Gostou desse conteúdo? Se você se interessa por esse tema, também vai gostar de ler sobre Gestão de processos organizacionais: Tudo o que você precisa saber!