Como a gestão de processos pode reduzir custos e melhorar os resultados das empresas?

Empresas de todos os tamanhos enfrentam desafios constantes para manter os custos baixos e melhorar seus resultados. A busca por eficiência e a maximização de lucros são metas permanentes, mas muitas vezes, os métodos tradicionais de gestão não são suficientes para alcançar esses objetivos. É aqui que entra a Gestão de Processos de Negócios (BPM, na sigla em inglês). 

O que é gestão de processos?

A Gestão de Processos é uma abordagem sistemática para tornar os fluxos de trabalho de uma organização mais eficientes, eficazes e capazes de se adaptar a um ambiente em constante mudança. Imagine uma grande construtora. Cada etapa, desde o planejamento até a entrega final da obra, precisa funcionar harmoniosamente para garantir a construção de edifícios de alta qualidade. A Gestão de Processos atua como um "orquestrador", garantindo que cada fase do processo de construção esteja bem alinhada, eliminando desperdícios e otimizando recursos.

Quais os benefícios da gestão de processos?

Os benefícios da Gestão de Processos são inúmeros e abrangem diversas áreas da empresa:

1. Redução de custos: através da eliminação de desperdícios, otimização de recursos e aumento da produtividade. Imagine uma grande construtora automatizando tarefas manuais, como a entrada de dados de materiais e automatizando a alocação de equipes para diferentes projetos. O sistema pode otimizar a distribuição dos trabalhadores, evitando horas extras desnecessárias e garantindo que as equipes estejam onde são mais necessárias, reduzindo significativamente os custos operacionais.

2. Melhoria dos resultados: aumento da qualidade dos produtos e serviços, agilidade nos processos e fidelização de clientes. Na construção civil, um planejamento bem gerido e processos bem alinhados garantem que os edifícios sejam entregues dentro do prazo e com alta qualidade, aumentando a satisfação dos clientes e fortalecendo a reputação da construtora.

3. Excelência operacional: garantia de eficiência, padronização e conformidade. Para uma construtora, padronizar os processos de construção, desde a compra de materiais até a execução das obras, facilita o monitoramento, controle e a melhoria contínua, garantindo que todos os projetos sigam as mesmas normas e padrões de qualidade.

4. Fortalecimento da cultura organizacional: Aumento do engajamento dos colaboradores e melhoria na comunicação interna. Em uma construtora, colaboradores engajados e bem informados sobre os processos e objetivos da empresa são mais produtivos e colaboram para um ambiente de trabalho positivo, o que reflete na qualidade final dos projetos.

Como a gestão de processos pode reduzir custos e melhorar resultados?

A Gestão de Processos pode impactar diretamente diversas áreas da empresa, gerando economia e aumentando a lucratividade. Vamos explorar como isso pode acontecer em áreas específicas:

Operações

• Automatização de tarefas manuais: implementar sistemas de automação para tarefas repetitivas, como entrada de dados e processamento de pedidos, pode liberar funcionários para atividades mais estratégicas.
• Otimização do fluxo de materiais: melhoria no gerenciamento de estoques e logística, reduzindo o tempo e os custos associados ao transporte e armazenamento de materiais.
• Redução de custos com retrabalho: padronização e monitoramento dos processos para evitar erros e a necessidade de refazer tarefas.

Administração

• Padronização de processos administrativos: criar procedimentos claros e consistentes para tarefas administrativas, como aprovação de despesas, gestão de contratos e administração de recursos humanos reduzindo a duplicidade de esforços.
• Digitalização e automação: adotar sistemas digitais para a gestão de documentos e automação de fluxos de trabalho, eliminando a papelada e reduzindo custos com impressão e armazenamento físico. Ferramentas de BPM podem automatizar processos como aprovações de despesas, solicitações de férias e recrutamento de novos colaboradores.

Marketing

• Gestão de Freelancers: melhorar a alocação e o acompanhamento de freelancers, garantindo que tarefas sejam concluídas no prazo e dentro do orçamento.
• Controle de Prazos das Atividades: monitorar e gerenciar prazos de entrega de campanhas e conteúdos, evitando atrasos e garantindo a consistência das iniciativas de marketing.
• Revisão e Aprovação de Conteúdos: implementar processos de revisão e aprovação mais eficientes para garantir a qualidade e a conformidade dos materiais de marketing.
• Solicitação de demandas de outros departamentos: facilitar a comunicação e a solicitação de demandas entre departamentos, garantindo que o marketing receba as informações e recursos necessários de maneira oportuna.

Como um sistema BPM pode transformar seu negócio?

Assim como já se fala no nome, BPM (Gestão de Processos de Negócios),  é uma ferramenta poderosa que pode transformar seu negócio de várias maneiras:

1. Visibilidade e controle: é possível ter uma visão completa e detalhada de todos os processos da empresa. Isso facilita a identificação de gargalos e ineficiências, permitindo uma gestão mais proativa e eficaz.

2. Agilidade e flexibilidade: um sistema BPM permite que a empresa responda rapidamente a mudanças no mercado e nas demandas dos clientes. Processos podem ser ajustados e otimizados de maneira ágil, garantindo que a organização se mantenha competitiva.

3. Qualidade e conformidade: processos bem definidos e monitorados garantem que a empresa mantenha altos padrões de qualidade e esteja em conformidade com regulamentos e normas. Isso é crucial para minimizar riscos e evitar penalidades.

4. Colaboração e comunicação: sistemas BPM facilitam a comunicação e a colaboração entre equipes, departamentos e até mesmo com parceiros externos. Isso promove um ambiente de trabalho mais coeso e eficiente, onde informações fluem livremente e decisões são tomadas com base em dados precisos.

5. Melhoria Contínua: Com ferramentas de análise e monitoramento, um sistema BPM permite uma abordagem contínua de melhoria, onde processos são constantemente revisados e otimizados para se adequarem às melhores práticas e às novas tecnologias.

E é aí que entra o Holmes. Uma solução BPM completa é a chave para transformar a gestão de processos na sua empresa, proporcionando todas as vantagens mencionadas acima de maneira integrada e eficaz.

Além disso, o Holmes é uma ferramenta flexível e fácil de usar, capaz de se adaptar às necessidades de empresas de todos os portes. Com sua interface amigável e recursos poderosos, o Holmes é a escolha ideal para transformar a gestão de processos na sua organização.

Entre em contato conosco e agende gratuitamente uma demonstração com um de nossos especialistas. Para outros conteúdos como este, continue conosco no Blog do Holmes.