Como implementar uma solução de gestão digital de documentos

Entre as diversas soluções tecnológicas disponíveis para se otimizar o processo de transformação digital, a gestão de documentos online se destaca por sua capacidade de otimizar processos, reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar a segurança da informação. Neste artigo, guiaremos você através das etapas essenciais para implementar um processo de gestão digital de documentos com sucesso, abordando desde os benefícios até os desafios e melhores práticas.

Recapitulando, o que é gestão de documentos?

É o processo de controlar, armazenar, rastrear e gerenciar documentos em uma organização, envolvendo a criação, captura, armazenamento, compartilhamento, e descarte dos arquivos de forma sistemática e eficiente. A gestão de documentos é, na maioria das vezes,realizada de forma manual, o que pode impactar significativamente com atrasos, má comunicação, perda de prazos e até falha de cibersegurança.

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Quais os benefícios? 

Otimização dos processos documentais: com os documentos digitalizados e bem organizados, o tempo gasto na busca e recuperação de informações é drasticamente reduzido. Isso melhora a eficiência operacional e garante uma melhor governança dos dados.

Redução de custos: a digitalização elimina a necessidade de armazenamento físico e reduz gastos com papel, impressão e manutenção de arquivos. Além disso, minimiza o risco de perda de documentos importantes, evitando retrabalho e prejuízos financeiros.

Aumento da produtividade: a automação de processos documentais libera os colaboradores de tarefas repetitivas e burocráticas, permitindo que se dediquem a atividades que agregam mais valor ao negócio. Isso resulta em uma equipe mais produtiva e motivada.

Melhora na segurança da informação: sistemas de gestão digital de documentos oferecem recursos avançados de segurança, como criptografia, controle de acesso e auditoria. Isso garante que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a informações sensíveis, protegendo a empresa contra fraudes e vazamentos de dados.

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Tipos de soluções de gestão digital de documentos

Existem diferentes tipos de soluções de gestão digital de documentos, cada uma com suas características e funcionalidades específicas. Entre as mais utilizadas estão:

Sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED): focados na digitalização e armazenamento de documentos, facilitam o acesso e a busca de informações.

Sistemas de gestão de conteúdo empresarial (ECM): oferecem uma abordagem mais ampla, integrando a gestão de documentos com outros tipos de conteúdo empresarial, como vídeos e imagens.

Business Process Management Systems (BPMS): são sistemas de gestão de processos de organização e armazenamento de documentos. Eles automatizam processos empresariais, facilitando a gestão eficiente de fluxos de trabalho e garantindo que as atividades sejam executadas de maneira padronizada e conforme as regras da organização.

O Holmes se destaca pela sua integração com assinaturas digitais, garantindo autenticidade e validade jurídica aos documentos.

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Confira 6 dicas para a implementação da gestão de documentos digital na sua empresa!

A implementação de uma solução de gestão digital de documentos envolve várias etapas que devem ser cuidadosamente planejadas e executadas para garantir o sucesso do projeto. Vamos detalhar cada uma dessas etapas:

1. Definição dos Objetivos

O primeiro passo é definir claramente os objetivos do projeto. Pergunte-se quais problemas a empresa espera resolver com a nova solução e quais benefícios busca alcançar. Exemplos de objetivos podem incluir:

• Reduzir o tempo de busca por documentos.
• Diminuir os custos com papel e armazenamento físico.
• Melhorar a segurança e a conformidade com regulamentos.
• Facilitar a colaboração e o compartilhamento de informações.

Ter metas claras ajudam a orientar todo o processo de implementação e a avaliar o sucesso do projeto ao longo do tempo.

2. Escolha da solução adequada

Com os objetivos bem definidos, o próximo passo é escolher a solução de gestão digital de documentos que melhor atenda às necessidades da sua empresa. Considere os seguintes fatores:

• Funcionalidades: verifique se a solução oferece todas as funcionalidades necessárias, como digitalização, armazenamento, busca, workflow, controle de versão, entre outras.
• Facilidade de uso: a interface deve ser intuitiva para que os colaboradores possam utilizá-la sem dificuldades.
• Segurança: avalie os recursos de segurança da solução, como criptografia, controle de acesso, auditoria, etc.
• Custo-Benefício: compare os custos de aquisição, implementação e manutenção com os benefícios esperados.
• Suporte e atualizações: verifique se o fornecedor oferece suporte técnico adequado e atualizações regulares.

3. Planejamento da migração

Planeje detalhadamente a migração dos documentos físicos para o formato digital. Isso inclui:

• Digitalização dos documentos existentes: estabeleça um cronograma para digitalizar os documentos em papel. Considere contratar um serviço especializado se o volume for muito grande.
• Definição de um sistema de classificação: crie um sistema de classificação e nomenclatura que facilite a organização e a busca dos documentos digitais.
• Criação de políticas de retenção e descarte: determine por quanto tempo os documentos devem ser mantidos e como devem ser descartados quando não forem mais necessários.

4. Integração com sistemas existentes

Para maximizar a eficiência, a solução de gestão digital de documentos deve ser integrada aos sistemas já utilizados pela empresa, como ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management). Isso facilita a troca de informações e evita a duplicidade de dados. Verifique se a solução escolhida oferece APIs ou outras ferramentas de integração.

5. Treinamento dos colaboradores

A capacitação dos colaboradores é crucial para o sucesso da implementação. Promova treinamentos para que todos entendam como utilizar a nova ferramenta e estejam cientes das novas práticas e procedimentos. Considere diferentes métodos de treinamento, como:

• Workshops e Seminários: Sessões presenciais ou online para apresentar a solução e suas funcionalidades.
• Tutoriais e Manuais: Materiais de referência que os colaboradores podem consultar a qualquer momento.
• Suporte Contínuo: Disponibilize uma equipe de suporte para ajudar os colaboradores durante o período de adaptação.

6. Gestão da mudança

A mudança para uma solução digital pode enfrentar resistência por parte dos colaboradores, especialmente aqueles que estão acostumados com processos tradicionais em papel. Para superar essa resistência:

• Comunicação clara: informe claramente os benefícios da nova solução e como ela vai melhorar o trabalho diário dos colaboradores.
• Envolvimento das equipes: envolva as equipes no processo de implementação, solicitando feedback e ajustando o plano conforme necessário.
• Suporte durante a transição: ofereça suporte contínuo e esteja disponível para responder a dúvidas e resolver problemas à medida que surgirem.

A implementação de uma solução de gestão digital de documentos é um passo estratégico que pode transformar a maneira como sua empresa lida com informações e processos. Seguindo as etapas detalhadas acima e seguindo um bom planejamento, é possível superar os desafios e alcançar os benefícios esperados, como maior eficiência, redução de custos e melhor segurança da informação. Lembre-se de que cada empresa é única, e ajustar essas etapas às suas necessidades específicas é fundamental para o sucesso do projeto.

Dica extra: melhores práticas para uma implementação bem-sucedida.

Para garantir o sucesso da implementação de uma solução de gestão digital de documentos, siga estas melhores práticas:

1. Planeje detalhadamente: um planejamento detalhado é fundamental. Estabeleça um cronograma realista e aloque recursos adequados para cada etapa do projeto.

2. Envolva as partes interessadas: envolva todas as partes interessadas no processo, incluindo gestores, colaboradores e fornecedores. Isso garante que todos estejam alinhados com os objetivos do projeto.

3. Comunique-se de forma clara: mantenha uma comunicação clara e transparente durante todo o processo de implementação. Informe os colaboradores sobre as mudanças e os benefícios esperados.

4. Monitore e avalie: após a implementação, monitore o desempenho da nova solução e avalie os resultados. Faça ajustes conforme necessário para garantir que os objetivos sejam alcançados.

Agora você está pronto para implementar a gestão de documentos na sua empresa! Ao seguir o passo a passo e as etapas e melhores práticas descritas neste artigo, sua empresa estará no caminho certo para uma implementação bem-sucedida, alcançando resultados significativos e se destacando no mercado.
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