Como lidar com gargalos em processos de negócios?

 Se você nunca viu seu processo parar ou levar o dobro do tempo por conta de um gargalo, você é privilegiado sim. Desculpe, eu não resisti em usar esse meme aqui, mas sinceramente nem acredito que exista alguma empresa que nunca tenha se deparado com gargalos, sejam eles produtivos ou em atividades do dia a dia.

 Toda organização está suscetível a enfrentar problemas relacionados a gargalos em processos, e isso é extremamente normal, mas precisamos nos atentar a recorrência em que esses problemas se manifestam para tomar ações corretivas ou até preventivas contra eles.

 É sobre isso que vamos falar hoje: como lidar com gargalos em processos de negócios? Muitas vezes esses são os tipos mais difíceis de serem identificados, então fica aqui comigo que vou te dar alguns insights de como encontrar gargalos mesmo que hoje eles estejam camuflados nos seus fluxos de trabalho.

O que é gargalo? De onde vem? O come? Veja hoje…🎥

 Estou escrevendo esse artigo em uma sexta feira e, geralmente, eu fico de ótimo humor nesse dia, então posso estar mais descontraída do que de costume, mas releve as brincadeiras e vamos focar no que interessa: se livrar dos problemas relacionados a gargalos em seus processos de negócios.

 Afinal ninguém merece passar o fim de semana pensando em demandas atrasadas e pendências que ficaram para segunda-feira, não é?

Eu não sei se você já passou por isso, mas com certeza muitas pessoas enfrentam esses problemas por conta de processos mal otimizados e repletos de travas. E sabe o que mais? Isso pode acontecer em qualquer empresa e qualquer processo.

 É, meu amigo, gargalos não são exclusividade dos processos produtivos. Na verdade, o gargalo em um processo é  o acúmulo de demandas, informações, burocracia ou quaisquer outros itens que fazem a etapa demorar muito tempo para ser concluída. 

 Sabe quando sua caixa de e-mail fica lotada de solicitações e você acaba ficando sobrecarregado com tantas demandas, gerando um atraso nas respostas? Isso pode ser considerado um gargalo, e se nunca te aconteceu, tenho certeza que alguém aí na sua empresa sabe do que estou falando. 

 O gargalo surge por conta de uma sobrecarga em determinada fase do seu processo que limita a produtividade da equipe, principalmente das pessoas que atuam depois da etapa em questão. Em outras palavras, o fluxo estaciona e todos ficam esperando a entrega da etapa anterior, sem a qual não podem prosseguir. 

A pergunta é: como identificar e lidar com gargalos em processos de negócios antes que eles se tornem problemas ainda maiores?

Segue abaixo algumas dicas que podem te ajudar.

4 coisas que você precisa saber para lidar com gargalos em processos de negócios

1- Você precisa ir além de apenas saber a sequência de etapas dos processos

 Primeiramente, você já mapeou seus processos? Já desenhou eles em algum lugar para ter uma visão de como eles acontecem atualmente? É através de um fluxograma ou outra ferramenta? Se essas informações estão apenas na sua cabeça dificilmente você conseguirá identificar os gargalos.

Sem entender qual etapa está exigindo mais da sua equipe e tornando o fluxo mais lento você vai ficar com a sensação de que o pessoal não está dando conta do trabalho e que é preciso contratar mais gente.

 E é assim que as equipes ficam infladas de pessoas mal posicionadas nos fluxos, todas focadas nas mesmas tarefas. Entenda: às vezes o ideal é contratar mais gente mesmo, mas é importante fazer essa análise para definir onde realmente essas pessoas podem agregar mais valor. Outras vezes o que você precisa não são mais pessoas, mas sim otimização. 

 É importante termos noção da complexidade de cada etapa, pois é natural que algumas demorem mais do que outras e que gargalos surjam daí.  Esteja preparado para lidar com cada situação mergulhando no entendimento dos seus fluxos através do mapeamento e análise frequente.

2- Entenda que gargalos são coisas naturais, mas não deixe a melhoria contínua de lado.

 Gargalos não são necessariamente coisas negativas, às vezes eles acontecem simplesmente porque o seu processo mudou, ou porque você está vendendo e produzindo mais. 

Também é possível que ao remover as travas de uma etapa elas se manifestem em outras. Por exemplo, se você fornece um sistema e começa a vender mais, o setor de contratos pode ficar sobrecarregado. Tudo bem, com alguns ajustes você resolve isso, mas aí a sobrecarga pode passar para a etapa posterior, que pode ser a implantação, por exemplo, naturalmente essa fase demora mais mesmo.

 O fato é que os processos evoluem e você precisa otimizá-los frequentemente para extrair o melhor de cada pessoa, etapa, equipamento e etc. por isso a melhoria contínua é tão importante.

3- Suporte sua produtividade com tecnologia

 Você sabe quanto tempo, mais ou menos, uma etapa leva para ser concluída? É difícil saber isso exatamente nos escritórios, mas podemos estabelecer algumas metas para a entrega e, através delas, estabelecer prazos.

 Se duas pessoas executam a mesma tarefa, é possível comparar a produtividade entre as duas e se estiver similar, tirar um tempo médio para conclusão da tarefa, se estiver muito diferente é necessário avaliar o que está acontecendo.

 De qualquer modo, a melhor maneira de acompanhar o desenvolvimento das tarefas e da produtividade da equipe é através de um sistema tecnológico que te ajude a identificar os possíveis gargalos.

 Se você está automatizando determinadas etapas dos seus fluxos de trabalho, sua ferramenta deve oferecer relatórios e visão geral dos processos em tempo real. De qualquer modo entenda a capacidade produtiva demandada por cada tarefa, e o quanto cada pessoa consegue realizar para saber o que é necessário fazer para chegar ao que você imagina como ideal.

4- Enxugue seu processo e evite burocracias

 Se sua empresa está crescendo e se desenvolvendo, eu afirmo com certeza que o seu processo está evoluindo, e é natural que as dificuldade apareçam, assim como os gargalos.

 Então não tem jeito, você terá que lidar com eles e até ficar feliz por isso. No entanto não podemos permitir que nossos processos se tornem monstros repletos de etapas desnecessárias ou burocráticas. 

A burocracia, assim como o excesso de etapas, é um dos principais motivos geradores de gargalos, e uma das maiores fontes de oportunidades de melhoria. Ao mesmo tempo é o que as empresas mais têm dificuldade em aceitar mudanças.

 Trabalhe para que seu fluxo seja o mais enxuto possível, estude formas de eliminar, na medida do possível, as burocracias e incentivar na sua empresa a aceitação de mudanças, começando por você mesmo.

 Muitas organizações estão acostumadas a fazer as coisas como sempre foram feitas, porque é trabalhoso confrontar problemas, falhas e eventuais mudanças na forma como trabalhamos. Porém, acredito que todos já percebemos a importância de se transformar a forma como agimos e principalmente como pensamos.

Viu só? Você sempre terá que lidar com gargalos

 Para finalizar este texto, que eu espero que você tenha gostado, deixo aqui essa reflexão: sempre teremos que lidar com os gargalos, mas é importante assumir o controle e sempre que possível eliminá-los através da evolução dos nossos processos.

Eu espero que este texto te ajude a ter ideias de como otimizar seus processos, se quiser continuar aprendendo sobre isso, leia esse outro artigo onde eu mostro o que uma ferramenta de automatização de fluxos de trabalho precisa ter para ser considerada uma boa opção para sua empresa.

Ferramenta de automatização de fluxos de trabalho- Conheça 7 recursos essenciais