Lean Office: Como ter um escritório enxuto com mudanças simples?

 Você já ouviu falar em Lean Office, a arte de gerir escritórios enxutos? Bom, o “Lean manufacturing” eu tenho certeza que você já conhece, afinal essa filosofia ficou famosa por ajudar empresas com processos industriais a se livrarem de desperdícios na produção.

 Podemos dizer que a manufatura enxuta se mostrou tão eficiente que outras áreas passaram a aplicar suas práticas e assim surgiram diversas linhas do lean, entre elas o lean office, que nada mais é que a aplicação dos princípios enxutos no ambiente de escritório. 

 A proposta do lean office é aprimorar as rotinas e tarefas administrativas tornando-as mais enxutas, porém este desafio pode ser até maior do que nas indústrias, considerando que nem sempre é fácil identificar com precisão onde estão os grandes focos de desperdício e as oportunidades de melhoria.

 No artigo de hoje vamos entender como dar o pontapé inicial para transformar o seu departamento administrativo em um escritório enxuto de uma forma mais simples do que você imagina.

Das indústrias para os escritórios!

Como mencionei, o Lean Office é derivado da Lean manufacturing, uma metodologia bastante popular nas rodinhas de quem se interessa por produtividade e melhoria contínua.  Mas calma, caso seja seu primeiro contato com este tema vamos entender melhor o histórico dessas metodologias.

 Basicamente a Lean manufacturing consiste em otimizar processos e produzir mais com menos. Essa filosofia surgiu no Japão, a partir do famoso sistema de produção Toyota, logo após Segunda Guerra Mundial.

 Os engenheiros e desenvolvedores do sistema, Taiichi Ohno e Shigeo Shingo , queriam criar um processo que fosse capaz de produzir com qualidade e sem grandes estoques, mantendo a capacidade de criar um fluxo de caixa mais rapidamente. 

Assim nasceu o Sistema Toyota de Produção, hoje conhecido como Lean Manufacturing, que logo se espalhou pelo Japão devido aos excelentes resultados demonstrados em diversos casos.

Como funciona? 

 Para aplicar o Lean é preciso ter em mente que a filosofia deve ser pregada e entendida por todos os envolvidos nos processos. Sua prática é apoiada por diferentes ferramentas e técnicas que visam aprimorar as tarefas e torná-las mais enxutas.

O Lean faz isso eliminando etapas e processos que não agregam valor para o cliente. Isso é possível através da análise e eliminação de 8 desperdícios principais:

• Transporte – em situações em que o transporte de colaboradores, materiais e dados é dispensável, realizá-lo mesmo assim pode ser um desperdício;

• Inventário – excesso de estoque de materiais, é sinônimo de deixar dinheiro parado e obrigar a equipe a manter o processo atual mesmo que existam falhas nele; 

• Movimentação – esse item se refere a movimentos desnecessários na equipe ou nos maquinários; 

• Espera – quando o processo estaciona por alguma falha de sistema, maquinário, etc. e obriga a equipe a “sentar e esperar”;

• Produção excessiva – mais produtos ou atividades do que realmente são necessários podem fazer os estoques ficarem cheios ou a equipe empregar esforço em uma tarefa sem necessidade;

• Processamento excessivo – quando são realizados mais processos do que o cliente realmente precisa;

• Defeitos – Os defeitos e retrabalhos geram desperdício de tempo e material, além de sobrecarregar a equipe com tarefas repetidas;

• Conhecimento (Pessoas) – Quando as habilidades e conhecimentos das pessoas não são bem aproveitados.

Vale ressaltar que a princípio eram apenas 7 desperdícios, depois foi incluído o 8°. 

Começar a aplicação da filosofia Lean na empresa consiste em observar os processos e eliminar esses desperdícios através de otimizações e pequenas mudanças.

Leia também: Melhoria contínua de processos – Conheça métodos de gestão para apoiar sua transformação

E o Lean Officce, o que é?

Como já vimos, o Lean Office é um novo braço do Lean manufacturing que aplica os princípios de processo enxuto às rotinas administrativas.

 Fácil assim? Não exatamente. Explico: aplicar os conceitos do lean nas indústrias costuma ser mais fácil porque os desperdícios são mais visíveis e facilmente detectáveis no chão de fábrica. É mais fácil identificar, por exemplo, que um material está sendo desperdiçado na produção de um produto, do que perceber que está acontecendo um desperdício de tempo com determinado processo no escritório.

 As oportunidades de melhoria nos processos administrativos podem ser bastante subjetivas, porém com as técnicas e ferramentas adequadas podemos sim transformar o setor administrativo em um escritório enxuto.

Quer saber como? Comece com uma ferramenta como o 5S:

Começando o Lean Office com o 5S  

 O 5S é uma ferramenta de gestão da qualidade, que também surgiu no Japão e serve para otimizar alguns aspectos específicos dos processos. A fácil utilização a faz útil em qualquer área de atuação, até mesmo na vida pessoal.

 Os benefícios de aplicá-la consistem em provocar uma transformação comportamental nas pessoas com pequenas mudanças, assim é possível ter maior produtividade, efetividade e qualidade na execução das tarefas.

A sigla 5S vem das seguintes palavras japonesas: 

Seiri – Ordenar

 Esta etapa consiste em tornar o ambiente físico de trabalho mais enxuto. Isso quer dizer que devemos atribuir um senso de utilização aos objetos, ferramentas e máquinas que estão expostos a fim de remover ou guardar o que não é utilizado com frequência para tornar o local menos poluído e com melhor acesso ao que realmente é útil. 

Seiton – Organizar

 A organização pode ser considerada uma continuação da etapa anterior. Consiste em dar um armazenamento digno aos itens, que devem estar guardados de modo que o acesso seja fácil para que as pessoas que precisam de determinada ferramenta ou informação não tenham que ficar procurando. Isso vale também para documentos, fichas, papelada ou arquivos no computador.

Seiso – Limpar

 Esta etapa baseia-se em identificar e eliminar focos de sujeira e resíduos, principalmente no ambiente físico (odores, problemas de instalação, defeitos em máquinas), prestando as devidas manutenções aos equipamentos. Mas também podemos considerar a eliminação dos resíduos de “sujeira” nos processos, como o acúmulo de informações e etapas desnecessárias, por exemplo.

Seiketsu – Padronizar

Você não deve fazer a aplicação de 5S nos processos apenas uma vez e achar que é o suficiente. É necessário incorporar as práticas aos procedimentos padrões da empresa e nomear um responsável para garantir a constância e aplicação da filosofia nas rotinas do escritório para que se torne um hábito dos colaboradores. Isso pode ser feito criando e publicando normas, calendários, gráficos e quaisquer outras ferramentas que ajudem a manter o 5S vivo no dia-a-dia.

Shitsuke – Sustentar

Esta etapa é a manutenção constante do seu programa de 5S. Com o tempo ele estará no automático no seu escritório, mas você terá que revisitá-lo para atualizar o que fizer sentido. O mais importante é garantir que o programa funcione com cada um fazendo a sua parte, sem que ninguém precise cobrar por isso.

Fiz meu 5S, meu escritório agora é enxuto?

 O 5S pode ser um ótimo primeiro passo para ter seu escritório enxuto, mas este é apenas um ponto de partida, você deve se concentrar em eliminar os desperdícios do escritório e isso se dá estipulando o que agrega mais e menos valor ao cliente do seu processo (seja ele comprador do produto ou colaborador).

 Por exemplo, o que no escritório poderia agregar valor para o cliente? Processos mais rápidos, certo? A partir disso podemos tentar identificar quanto tempo leva para execução de cada tarefa e onde pode-se eliminar etapas, burocracias, papelada e outros itens que encurtem e otimizem o processo sem que ele deixe de ser eficiente.

 Para uma boa implementação do Lean Office é necessário definir métricas. Por exemplo: Reduzir tempo de execução, reduzir gastos com insumos como papéis, canetas, pastas, etc. ou reduzir as etapas para que uma tarefa seja concluída.

 A partir dessas métricas podemos avaliar e definir as possíveis oportunidades de melhoria nos processos, sempre com a finalidade de agregar mais valor ao cliente e tornar o trabalho mais fácil, direto e eficiente.

Isso é fazer mais com menos, como prega a filosofia Lean.

Leia também: Como lidar com gargalos em processos de negócios?

Pronto para o Lean Office?

 Implementar a filosofia Lean Office no seu escritório é um processo de melhoria contínua. Embora muitas vezes os desperdícios possam ser ocultos no primeiro momento, o fato de mapear processos e analisá-los de forma crítica com o intuito de localizar os problemas, gargalos e oportunidades de melhoria já é um passo em direção a um escritório mais enxuto.

Com pequenas mudanças é possível alcançar resultados superiores: maior produtividade, menores esforços e mais eficiência no que o escritório se propõe a entregar.  

Eu espero que você tenha gostado deste conteúdo! Quer conhecer mais metodologias como essa e ficar por dentro de todos os assuntos mais importantes sobre tecnologia e gestão? Clique no botão abaixo e se inscreva para receber a nossa newsletter.