Controle de documentos: como criar um processo automatizado e organizado

O controle de documentos é uma parte fundamental de diversos processos do dia a dia das empresas. Neste artigo falaremos um pouco sobre esse tema para que você conheça a forma mais eficiente de fazer a organização e gestão documental, além de entender melhor sobre como a tecnologia pode ajudar a otimizar esses processos.

Como o controle de documentos interfere nos processos das empresas?

Os documentos são elementos essenciais em diversos tipos de processos e departamentos das empresas, estando presentes desde a fundação societária até as operações do dia a dia do financeiro, compras, RH, jurídicos, operações, etc. Geralmente, são usados como instrumentos de verificação e comprovação de informações e acordos importantes para os negócios.

Documentos se relacionam à burocracia e às necessidades legais envolvidas em cada processo, o que faz com que a sua gestão tenha grande importância. Realizar um bom gerenciamento dessas informações pode ser desafiador, devido ao alto volume de arquivos que podem se acumular e à complexidade de cada cenário.

Também é necessário levar em consideração que os documentos nem sempre devem ser tratados da mesma maneira. Há uma série de critérios para fazer corretamente a coleta, armazenamento e manuseio de acordo com o tipo de informação e finalidade de cada processo de controle de documentos.

É por isso que, mesmo com todos os avanços tecnológicos que livram muitas empresas de terem que manter caixas e pastas cheias de papéis, o controle de documentos continua sendo tema de constante otimização nos fóruns empresariais, já que falhas continuam acontecendo e gerando uma variedade incontável de problemas. 

O que é controle de documentos

Controle de documentos pode assumir diferentes definições dependendo de cada empresa, mas de uma forma geral, podemos dizer que se trata de um conjunto de esforços para garantir que os documentos sejam devidamente, criados, coletados, manuseados e armazenados pelas organizações.

É como uma gestão de documentos mesmo, no entanto, mais focada nos processos do que nos arquivos em si. Exemplo: muitas empresas constroem fluxos de conferência, com uma ou mais etapas, para averiguar se as informações contidas nos arquivos estão corretas e legíveis.

Os fluxos de documentos são desenhados levando em consideração o tipo de informação que consta nos arquivos, a criticidade dos processos, as áreas envolvidas, o permissionamento e, principalmente, as regras de negócios. 

Em muitas situações os documentos servem como evidência de uma ação ou cumprimento de legislação, é necessário avaliar todos os desdobramentos relacionados a erros, perdas, faltas, atrasos, rasuras, vazamentos de dados e outros tipos de problemas.

Como criar um processo de controle de documentos eficaz?

Para criar um processo de controle de documentos eficaz é necessário pensar além do documento em si. Entender o processo, sua finalidade, as áreas relacionadas e o tipo de dados que precisaremos manusear é extremamente importante para saber como proceder.

Com a LGPD em vigor, a segurança das informações representa uma grande responsabilidade para as empresas. É importante avaliar como os dados serão usados, por quanto tempo serão armazenados, quem irá acessá-los  e por quais etapas eles passarão.

Hoje, devido também à LGPD, é necessário criar uma política de uso de dados, para informar às pessoas como a sua empresa lida com as informações coletadas. Para contemplar essas e outras necessidades relacionadas à gestão de documentos, separamos as 7 dicas as seguir:

1- Analise as especificações do documento

Ou seja, verifique os critérios para criação, manuseio e armazenamento dos arquivos, como por exemplo, quanto tempo devem ser armazenados, quais cláusulas devem conter (no caso de contratos), validade jurídica ou outros detalhes pertinentes.

Padronize documentos criados pela empresa e garanta que todos os envolvidos conheçam as especificações.

2- Estabeleça uma política de uso de dados

Para estar em conformidade com a LGPD é necessário criar uma política de uso de dados. Documentos contém informações que podem ser sensíveis, ao coletá-las a empresa se torna responsável pela segurança e uso das informações. Por isso, planeje bem seus processos de controle de documentos e faça a política não apenas por formalidade, mas sim para gerar mais confiança.

3- Defina regras de negócios

As regras de negócios são importantes para garantir que a sua operação vai funcionar corretamente. Você pode usá-las de forma inteligente para amarrar o processo e garantir que as pessoas não pulem etapas. Também é uma forma de condicionar a tratativa de cada tipo de documento de acordo com a necessidade.

Por exemplo, se um colaborador é casado ele tem que apresentar xyz documentos, se não é não precisa. Isso pode ser automatizado e fica muito mais fácil quando as regras são bem definidas.

4- Defina permissionamentos

Quem irá acessar esses documentos é uma questão importante. A ideia é que o acesso das pessoas interessadas seja fácil, mas quanto menos pessoas acessarem, melhor. Evite que todo o time tenha acesso a todo tipo de informação. Crie requisitos bem definidos para acessar os arquivos.

5- Desenhe os processos

Desenhar os fluxos de documentos é uma ótima forma de planejar a automatização de etapas, caso você tenha essa intenção. Mesmo que seus processos ainda acontecem com papel, é recomendável conhecer bem os fluxos para definir as etapas necessárias na tratativa de cada tipo de documento.

6- Armazene, higienize

Para armazenar documentos corretamente é necessário padronizar a taxonomia utilizada no tagueamento dos arquivos durante a guarda para facilitar uma eventual consulta. Outra coisa importante é a higienização. Uma vez que o tempo legal de guarda é cumprido, é recomendável fazer as destinações desses instrumentos, seja apagando, destruindo ou entregando aos interessados.

7- Segurança dos dados

Documentos são fontes inesgotáveis de dados, e vazamentos podem ser extremamente problemáticos. Por isso, é importante criar uma estratégia de segurança das informações, redobrando o cuidado com sistemas e acessos. Um bom time de TI deve construir uma estratégia para evitar invasões. Além disso, deve contemplar na política de uso dos dados o protocolo que será seguido em caso de vazamentos.

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