por Suelen Hofrimann em 01/08/2020
Você já ouviu falar em plano de continuidade de negócios, o PCN? Pois bem, se você tem uma empresa é bom começar a pensar em como criar o seu, viu?!
Eu explico. Sabemos que para ser bem sucedido nos negócios, planejar é essencial, mas vamos combinar que nem sempre é possível prever tudo o que vai acontecer. Existem eventos que estão totalmente fora do nosso controle e que podem acontecer a qualquer momento.
São exemplos disso os desastres naturais, as quedas da economia, as crises, as pandemias (olha o coronavírus aí minha gente), enfim… Tem coisas que acontecem e não tem como evitar, porém você pode desenvolver ações estratégicas para sua empresa passar por períodos de crise e, pelo menos, sobreviver a elas.
É nisso que consiste o plano de continuidade de negócios e no artigo de hoje vou te dar algumas dicas para você montar o seu da melhor forma possível.
Vamos lá?
O que é o plano de continuidade de negócios PCN?
Segundo o IBGE, cerca de 522 mil empresas fecharam durante a pandemia do coronavírus. Seria tendencioso dizer que elas só fecharam porque não tinham um PCN, mas é notório que muitas não estavam preparadas para uma crise (de nenhum tipo).
Guarde o que eu vou te dizer: mesmo que você não consiga prever tudo, é possível ter algumas previsões de situações que podem acontecer com sua empresa e, se puder se preparar minimamente para enfrentá-las, terá mais chances de sobreviver a elas, concorda?
Toda empresa deveria ter um plano de continuidade de negócios e acredito que você já até entendeu a essência da coisa, mas vamos detalhar mais para não restar dúvidas: o PCN é um planejamento que consiste na criação de um sistema de prevenção e proteção dos ativos, processos e pessoas da organização. É uma forma eficaz de evitar que as empresas parem de funcionar, ou pelo menos minimizar os impactos causados por interrupções de atividades em períodos de crise, catástrofes e situações de risco.
Geralmente esse planejamento é feito com antecedência e para ser bem sucedido deve envolver toda a organização. No plano de continuidade de negócios é importante tentar prever o máximo possível de riscos.
Para cada risco identificado é importante determinar:
- Como os riscos podem afetar as operações;
- Quais ações podem nos ajudar a mitigar tais riscos;
- De que forma podemos testar se essas ações funcionam;
- Como podemos criar um processo para rever esse planejamento de tempos em tempos.
Como criar um PCN em 3 passos
Tudo pode acontecer e nem sempre conseguimos, de fato, imaginar os tipos de problemas que podem surgir, mas podemos planejar soluções alternativas para os processos atuais, imaginando variáveis que podem afetá-los. Um exemplo disso é o home office neste período de pandemia, diante da impossibilidade e risco de sair de casa para trabalhar, empresas adotaram o trabalho remoto como alternativa para continuarem funcionando.
Com isso pudemos ver que muitas empresas não estavam preparadas para trabalhar à distância e tiveram que lidar com essa mudança enquanto estavam “no olho do furacão”. É em situações assim que podemos nos beneficiar de um PCN bem feito.
Para criar um PCN você pode seguir esses três passos a seguir:
1- Entenda o cenário que sua empresa está inserida
Mercados são diferentes e trazem riscos e oportunidades distintas também. Se você trabalha na internet e tem toda a sua audiência no facebook, o que fará se Mark Zuckerberg acordar amanhã com vontade de tirar a rede do ar?
Isso pode ser uma ameaça, apesar deste ser um exemplo hipotético, mas quer um caso real?
Em 2013 o mercado de construção civil na cidade de Teresina em Fortaleza foi prejudicado pela escassez de um dos materiais mais importantes para a área: o cimento. A alta procura pelo insumo e o baixo abastecimento levou a um aumento de 18% em apenas 2 meses, segundo dados publicados pelo G1. Com a falta da mercadoria diversas obras ficaram paradas na cidade.
Ainda na construção civil, especialistas alertam para uma possível crise da sustentabilidade causada pela extração de cascalho e areia, que são os recursos naturais mais explorados na natureza, depois da água. Para quem tem um negócio ligado à construção civil é importante pensar: o que posso fazer se faltar o material que eu preciso no mercado? Se o meu fornecedor não me abastecer, isso pode impactar meus processos?
Percebe como o cenário é importante? E não só em relação a mercado, mas também entendendo quais riscos sua empresa corre por estar em determinada região. Por exemplo: como o trânsito pode afetar sua empresa? Como as suas instalações podem ser afetadas se na região há muitas enchentes?
Tudo isso pode representar riscos que não devem ser ignorados.
2- Entenda seus processos e alinhe prioridades
Se você quer construir um Plano de continuidade de negócios PCN, precisa compreender todos os seus processos e como cada um deles impacta sua organização. Nesse desenvolvimento você terá que entender TUDO o que está envolvido: pessoas, materiais, conhecimentos e investimentos.
É preciso pensar em diferentes situações, por exemplo:
- O que pode acontecer com o processo X se o fornecedor não puder entregar o material Y?
- Como isso pode prejudicar minha produção?
- Como posso evitar essa situação?
- E o que fazer se eu não puder evitar?
Com todos os seus processos devidamente mapeados e compreendidos é preciso estabelecer uma ordem de priorização. Para determinar essa ordem você pode utilizar uma ferramenta chamada BIA – Business Impact analysis – que ajuda a compreender as vulnerabilidades do negócio como um todo e os impactos que os riscos podem causar. Através da BIA você conseguirá determinar o que é preciso recuperar primeiro para começar a construir o seu guia PCN.
Não existe um padrão formal para criar uma BIA, você precisa juntar as informações, analisar todas elas e criar um relatório com as descobertas. A partir disso podemos começar a discutir soluções.
3- Desenvolva planos
Assim que os riscos e impactos possíveis estiverem mapeados você deve começar a pensar em alternativas que podem ser utilizadas para que sua empresa continue funcionando em períodos de crise. O que é preciso fazer para continuar a trabalhar e minimizar os impactos que uma situação de risco pode gerar nos processos?
É importante, além de definir ações, criar estratégias para testá-las de tempos em tempos. O plano de continuidade de negócios precisa ser exercitado para evitar que você descubra que suas estratégias são ineficazes quando justamente precisar delas.
Também é válido pensar como será o retorno após períodos de interrupções. Perfeito exemplo disso é o que estamos vivendo na crise do coronavírus, em que muitas empresas tiveram que parar suas atividades na pandemia e agora estão voltando ao trabalho, provavelmente seguindo um roteiro estratégico para um retorno mais seguro.
Não deixe de fazer seu PCN
Vimos que o PCN é basicamente um guia onde levantamos algumas possibilidades e possíveis formas de lidar com cada situação. Ter um plano de continuidade de negócio te dá uma direção de como agir em períodos de crise.
Não ter um PCN é nocivo para os negócios de diversas formas, todas elas bastante negativas, geralmente as interrupções causam:
- Perdas de receita;
- Demissões em massa;
- Diminuição nas vendas;
- Queda na lucratividade e por aí vai.
Para alguns ramos de negócios, como os bancos, a construção do PCN não é opcional. Com base no art. 3º da Resolução nº 2.453, de 18 de dezembro de 1997, instituições financeiras precisam ter esse planejamento documentado para assegurar a integridade dos seus negócios.
Mas como essas regulamentações não se estendem a todas as empresas, e levando em consideração que criar um PCN não é uma tarefa fácil, sabemos que na maioria das vezes pequenas e médias organizações deixam essa ferramenta de lado e não se preparam devidamente para situações de crise.
O que poucos levam em consideração é que criar um plano de continuidade de negócios pode ser mais econômico do que simplesmente lidar com os impactos negativos de crises apenas quando elas acontecem.
Espero que depois deste texto você se anime para construir o seu PCN! Se tiver qualquer dúvida ou quiser dividir conosco alguma situação de risco que sua empresa já sofreu e como lidou com isso, deixe aqui nos comentários e vamos continuar essa discussão.
Leia também: Gestão de crise – Como criar um plano na crise do coronavírus?