O que é Kanban, como funciona e quais as limitações deste modelo de gestão?

 O Kanban é um modelo de gerenciamento ligado ao Lean e à metodologia ágil. Nele é possível ver todo o fluxo de trabalho e identificar o status de cada etapa de um processo: onde, com quem, em que etapa está, quando será entregue, entre outras informações.

 É uma excelente ferramenta de gestão que pode ajudar a gerenciar projetos colaborativos e organizar fluxos de trabalho e tarefas, de uma forma simples, encontrando gargalos e pontos problemáticos nos processos para que os envolvidos possam resolver pendências rapidamente.

 Hoje existem sistemas baseados em kanban que são fáceis de usar e até automatizam algumas etapas dos fluxos. Com isso, muitas equipes têm adotado essas ferramentas para organizar suas tarefas, mesmo não sabendo muito bem o que é Kanban, de fato. 

 Então é importante refletir: Será que o Kanban realmente é a melhor opção para a maioria dos casos? Existem limitações nesse modelo de gestão? Será que estou usando a ferramenta da forma adequada?

 No artigo de hoje você irá descobrir a resposta para todas essas perguntas e entender melhor o que é e como funciona o Kanban.

Um pouquinho de história para explicar o que é Kanban

 Assim como outras estruturas, o Kanban também surgiu no Japão, logo após segunda guerra mundial, numa época em que a economia do país enfrentava diversos desafios e as empresas precisavam recuperar competitividade no mercado mundial.

 Neste período, em grandes empresas, especialistas começaram a desenvolver métodos, ferramentas e modelos que fossem capazes de organizar, aperfeiçoar e padronizar processos e linhas de montagem para reduzir o desperdício, diminuir os custos, aumentar a qualidade dos produtos e melhorar a produtividade.

 Foi por volta da década de 50 que o engenheiro industrial da Toyota, Taichii Ohno, em conjunto com outros especialistas, desenvolveu o famoso Sistema de produção Toyota que se espalhou pelo Japão.

 Em 1953 Taichii desenvolveu também o Kanban, dentro do sistema de produção da Toyota. Inicialmente o objetivo era resolver o problema de contagem do estoque, para evitar a falta ou sobra de materiais, e melhorar os fluxos de trabalho, impedindo que o processo parasse porque um departamento não terminou suas etapas a tempo.

 A palavra Kanban é de origem japonesa e significa “cartão”. O sistema kanban também é conhecido como gestor visual, esse modelo tem como objetivo central apresentar de forma simples uma visão do que está acontecendo nos processos através de um quadro com colunas e cartões que se movimentam de acordo com o status de cada atividade.

Vamos entender melhor como funciona?

Como funciona o Kanban?

 O Kanban é extremamente flexível e é possível montá-lo de diversas formas diferentes. Se você já usou o Trello ou outro recurso similar, sabe bem do que estou falando. Geralmente as colunas representam fases de um projeto e os cartões representam tarefas. 

 Em sua forma mais comum o kanban é feito de um quadro com três colunas: A fazer, fazendo e feito. Com isso podemos usar post-its para escrever as atividades a serem executadas e, conforme o status muda, os cartões passam de uma coluna para outra, simples assim.

 O melhor é que através dessa estrutura básica todos podem visualizar o que está acontecendo para ter noção de como o fluxo está se comportando e onde existem gargalos e dificuldades nos processos. Com isso as equipes alcançam um nível mais alto de transparência, controle de prazos e organização das rotinas.

 A grosso modo é assim que funciona o kanban, mas não se engane achando que não tem como isso dar errado.

Não quero ser estraga prazeres, mas o kanban, como outros frameworks da metodologia ágil, possui princípios e práticas a serem seguidas que, ao serem negligenciadas pelas equipes, acaba deixando brechas para alguns problemas que vamos falar mais adiante.

 Por que o kanban virou o queridinho?

 Você viu até aqui o que é Kanban e como esse modelo visual de gestão funciona, só com isso, com certeza, já deu para entender por que essa ferramenta se popularizou tanto no gerenciamento de projetos e tarefas. 

 A facilidade de utilização e flexibilidade da metodologia, aliada à necessidade comum que praticamente todas as empresas possuem de controlar tarefas e prazos com certeza é o principal atrativo para muitos adeptos do kanban.  

 O problema é que muitas dessas equipes começam a usar a ferramenta sem nem mesmo conhecer o modelo a fundo. Isso pode não ser um fator de risco em determinados times, mas dependendo do processo a ser controlado e da equipe envolvida, pode gerar algumas dificuldades.

Vamos conhecê-las?

3 Limitações do Kanban que você precisa conhecer

1- Todo mundo ama, mas ninguém respeita! 

 Isso não era para acontecer – se as pessoas seguissem certinho as boas práticas do kanban, certamente não aconteceria MESMO – mas a realidade nos mostra o contrário: em muitas empresas o kanban é implementado e não é respeitado, ou seja, as pessoas não seguem.

 Podem seguir por uma semana ou um mês, mas depois de um tempo, o quadro fica lá, jogado e esquecido.  Na primeira vez é novidade e é super legal arrastar o cartão para a outra coluna, na décima vez o indivíduo já nem lembra mais que o quadro existe. Triste fim do kanban.

 Claro que essa não é uma exclusividade dessa ferramenta, afinal quantos sistemas, iniciativas, projetos e plataformas começam a ser utilizados, mas acabam morrendo na praia porque não tem adesão?

 Isso normalmente acontece em equipes que não entendem o propósito ou não foram devidamente apresentadas ao método como um todo, alguém só chega e diz: “vamos usar tal ferramenta a partir de hoje, arraste o cartão quando terminar sua tarefa”.

 Para evitar esses problemas não tem outro caminho: é necessário conscientizar as equipes a respeito do que é o Kanban, quais boas práticas o time deve seguir e os benefícios da ferramenta.

O kanban precisa de comprometimento e transparência por parte de todos da equipe para dar certo, pois as pessoas é que movimentam, apontam e observam o que está acontecendo.  Se as informações no quadro não forem confiáveis, de nada adianta utilizar o modelo.

2- É um sistema de gestão visual, mas a visualização pode ser ruim

 Louco isso não é? Mas é a mais pura verdade. Eu já vi colunas de Kanban intermináveis, com várias tarefas na lista de “fazendo” e mais um monte na coluna “a fazer”. Nesses casos, a visualização pode ficar bem ruim, principalmente se você tem um volume alto de tarefas.

 Quem conhece a ferramenta a fundo sabe que uma das práticas recomendadas é a limitação do WIP (work in progress) para, no máximo, duas ou três tarefas de cada vez. O ideal é olharmos os fluxos no Kanban da direita para a esquerda pois o foco deve ser terminar tarefas antes de começar novas. Mas quem respeita isso?

As limitações evitam que seu quadro fique superlotado e ajuda sua equipe a manter o foco no que está sendo feito. Os limites podem ser ajustados para a necessidade da sua equipe, mas é importante que eles existam.

 Agora, se mesmo implementando limites, a sensação que o seu processo traz é de um quadro lotado de tarefas que precisam acontecer de forma rápida, pode ser que o kanban sozinho não seja a ferramenta ideal para você. 

3- Não foi criado para suportar regras de negócios e por isso não é fácil automatizá-las

 Com o avanço da tecnologia se tornou possível automatizar alguns tipos de processos e tarefas através das ferramentas de Kanban, o que é ótimo e resolve, por exemplo, o problema de ter que arrastar os cartões. 

 Porém, quando falamos de automação de processos, temos que levar em consideração as regras de negócios envolvidas e, nesse cenário, o Kanban não é tão poderoso. 

 No Kanban essas regras são os requisitos para que uma tarefa seja considerada como concluída antes de passar para a próxima fase, mas na prática dos processos pode ser bem mais complexo.

  Alguns processos são muito práticos e simples para serem implementados em sistemas robustos e caros como o BPMS, mas mesmo assim possuem regras e obrigatoriedades que muitas vezes não ficam bem implementadas em um Kanban, simplesmente porque não é esse o propósito dessa ferramenta.

 É um dilema que representa um grande desafio para a área de TI que, mais uma vez, deve levar em consideração o cenário e a necessidade e começar a considerar outras opções de ferramentas do mercado.

Quem pode usar kanban sem medo de ser feliz?

 Agora você já conhece as limitações do kanban, vale lembrar que eu só quis falar um pouco delas porque tenho a impressão de que quase ninguém leva em consideração todos esses pormenores.

  Mesmo assim não podemos negar que o Kanban é um excelente modelo de gestão, ainda mais se for bem implementado. Para mim os principais indicativos de sucesso da implementação dessa ferramenta são:

1- Entender seu processo e identificar se o kanban possui fit com a necessidade em questão;

2- Conhecer e seguir as práticas e princípios recomendados pela metodologia.

 O kanban é ideal para trabalhos colaborativos, mas também é uma excelente ferramenta para quem precisa organizar as próprias tarefas do dia a dia, no home office ou mesmo no escritório, em pequenos ou grandes negócios e projetos de diferentes naturezas. 

 É ideal para controlar tarefas e prazos. Acredito que funciona melhor dentro de uma mesma equipe, pois quando começa a envolver participantes distribuídos, a dificuldade de gestão aumenta e, dependendo do cenário, pode não ser mais tão produtivo.

 Falando de plataformas tecnológicas, acredito que não seja indicado para processos que envolvem necessidade de auditoria ou de automatização de regras de negócios, pois existem opções no mercado mais adequadas para essa necessidade.

Vale destacar que cada cenário é único e precisa ser avaliado separadamente. Espero que você tenha gostado do nosso artigo de hoje! Ficou com alguma dúvida? Deixe aqui nos comentários e vamos continuar essa discussão.