por Gabriella Mano Toledo em 22/05/2024
A gestão de documentos hospitalares sempre foi um desafio significativo para as instituições de saúde. Com o avanço da tecnologia e a introdução da Lei 13.787/18, que regulamenta a digitalização dos prontuários dos pacientes, a eficiência na gestão desses documentos ganhou um novo impulso. No entanto, mesmo com esta legislação em vigor, muitos hospitais ainda enfrentam dificuldades para implementar uma gestão eletrônica de seus arquivos. Neste artigo, vamos explorar os desafios da gestão manual de documentos, os benefícios da digitalização e como um sistema BPMS pode transformar a gestão de documentos em hospitais.
Os desafios da gestão manual de documentos em hospitais
Ineficiência e lentidão nos processos
A gestão manual de documentos hospitalares é ineficiente e propensa a atrasos. Prontuários e outros documentos em papel precisam ser fisicamente armazenados, organizados e recuperados. Este processo é demorado e aumenta a probabilidade de erros humanos. A demora no acesso a informações essenciais pode afetar negativamente o atendimento ao paciente e a tomada de decisões clínicas.
Dificuldade na busca e recuperação de informações
Localizar um prontuário específico ou qualquer outro documento importante pode ser um grande desafio em um sistema manual. Em muitos casos, os documentos são arquivados em grandes depósitos ou até mesmo em diferentes locais, o que complica ainda mais a busca. Esta dificuldade não só consome tempo valioso dos profissionais de saúde, mas também pode comprometer a qualidade do atendimento ao paciente.
Riscos de perda e extravio de documentos
Os documentos em papel estão sujeitos a vários riscos que podem comprometer a segurança das operações hospitalares, como deterioração, danos por água ou fogo, e extravios. O papel se deteriora ao longo do tempo, especialmente se não armazenado em condições ideais, resultando em documentos que podem amarelar, rasgar e perder legibilidade. Desastres como inundações e incêndios podem destruir rapidamente grandes volumes de documentos, interrompendo as operações hospitalares e afetando a capacidade de fornecer os cuidados adequados.
A gestão manual de documentos também apresenta riscos de extravio e perda. Em ambientes hospitalares, prontuários podem ser arquivados no local errado, emprestados e não devolvidos, ou simplesmente perdidos. Incidentes como o ocorrido em 2014 no Centro Municipal de Especialidades Médicas de São Carlos, onde prontuários desapareceram, ilustram os perigos do armazenamento físico de documentos. A perda ou extravio de documentos pode atrasar diagnósticos e tratamentos, aumentar os riscos para os pacientes e sobrecarregar a equipe administrativa com a necessidade de reconstituir registros perdidos.
Falta de rastreabilidade e auditoria
A gestão manual torna extremamente difícil rastrear o histórico de acesso e manipulação dos documentos. Sem uma trilha de auditoria clara, o maior desafio é garantir a conformidade com regulamentos e proteger a confidencialidade dos pacientes. A falta de rastreabilidade pode levar a brechas de segurança e comprometer a integridade dos dados.
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A digitalização de documentos como solução
Automatização de tarefas repetitivas
A digitalização de documentos hospitalares permite a automação de tarefas repetitivas, como a catalogação e a organização de arquivos. Sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) utilizam tecnologias avançadas para digitalizar, indexar e armazenar documentos de maneira eficiente, reduzindo significativamente a carga de trabalho manual e minimizando erros.
Acesso rápido e fácil a informações
Com documentos digitalizados, o acesso à informação torna-se instantâneo. Profissionais de saúde podem recuperar prontuários e outros documentos com apenas alguns cliques, de qualquer lugar e a qualquer momento. Isso não só melhora a eficiência operacional, mas também facilita a continuidade do cuidado ao paciente, permitindo decisões mais rápidas e informadas.
Maior segurança e confiabilidade
A digitalização de documentos aumenta a segurança das informações. Sistemas GED modernos oferecem criptografia, controle de acesso baseado em permissões e backups regulares, garantindo que os dados dos pacientes estejam protegidos contra acessos não autorizados, perda ou corrupção. Além disso, a utilização de certificados digitais, conforme exigido pela Lei 13.787/18, assegura a autenticidade e integridade dos documentos.
Melhor controle e rastreabilidade dos processos
Com a gestão eletrônica, cada ação realizada em um documento pode ser rastreada. Isso inclui quem acessou o documento, quando e quais alterações foram feitas. Esta rastreabilidade não só ajuda a cumprir regulamentos de auditoria e conformidade, mas também melhora a transparência e a responsabilidade dentro da instituição.
Como um Sistema BPMS auxilia na digitalização de documentos hospitalares?
A implementação de um sistema de BPMS pode levar a digitalização de documentos hospitalares a um novo nível. Ele não apenas gerencia documentos, mas também integra e automatiza processos em toda a organização.
Integração de Processos
Um BPMS permite a criação de fluxos de trabalho integrados que conectam diferentes departamentos e processos dentro do hospital. Por exemplo, o fluxo de trabalho de admissão de um paciente pode ser automatizado desde o registro inicial até a alta, garantindo que todos os documentos necessários sejam gerados, aprovados e armazenados eletronicamente sem intervenção manual.
Redução de erros humanos
Com a automação de processos, a probabilidade de erros humanos é significativamente reduzida, proporcionando maior precisão e confiabilidade na gestão de documentos. O sistema valida informações automaticamente, assegurando que todas as etapas necessárias sejam concluídas sem omissões e alertando os usuários sobre quaisquer discrepâncias. Essa redução de erros melhora a eficiência operacional, aumenta a segurança e a qualidade do atendimento ao paciente, e permite que os hospitais se concentrem em fornecer cuidados de alta qualidade, reduzindo os custos associados a retrabalhos e correções de erros.
Melhoria contínua dos processos
Um BPMS facilita a melhoria contínua dos processos, permitindo que os hospitais ajustem e otimizem seus fluxos de trabalho com base em dados reais de desempenho. Esta flexibilidade é crucial para adaptar-se a mudanças regulatórias, novas práticas de gestão de saúde e demandas crescentes por eficiência.
Armazenamento em nuvem e acesso remoto
O sistema oferece opções de armazenamento em nuvem, proporcionando acesso remoto seguro a documentos e processos. Isto é especialmente benéfico para instituições de saúde que operam em múltiplos locais ou que precisam fornecer acesso a informações a profissionais de saúde em campo.
Leia também: Gestão de processos em hospitais: quais os benefícios do BPMS no setor da saúde
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No Holmes, estamos comprometidos em ajudar hospitais a alcançar esses objetivos. Nossa plataforma integrada BPMS com funcionalidades GED oferece uma solução abrangente para a gestão de documentos e processos hospitalares. Ao adotar nossa tecnologia, os hospitais podem transformar suas operações, reduzir custos e, mais importante, melhorar a qualidade do atendimento ao paciente.
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