ECM: o que é e 10 vantagens de usá-lo em sua empresa

Toda empresa, independentemente do porte ou segmento, pode se beneficiar do uso do ECM como estratégia de gestão de documentos. Afinal, ele é muito mais do que uma simples organização de papéis ou documentos digitais.

Segundo dados da Business Software Alliance, o mundo dos negócios cria diariamente 2,5 quintilhões de bytes. E pensando de forma local, você já se perguntou quantos dados apenas a sua empresa cria, administra e armazena em um único dia de trabalho?

Pois aí está a importância do ECM e o diferencial estratégico para quem usa o recurso na gestão de documentos empresariais. Principalmente para empresas que já apostam na utilização de uma ferramenta BPMS.

Acompanhe o conteúdo exclusivo que o Holmes preparou e veja como aplicá-lo em seu ambiente corporativo e extrair o melhor deste recurso. Boa leitura!

Afinal, o que é ECM?

ECM, ou Enterprise Content Management, é um sistema ou conjunto de tecnologias, processos e estratégias que visam gerenciar o ciclo de vida completo de conteúdo dentro de uma organização. Em resumo, o conteúdo pode ser qualquer tipo de informação ou documento importante para a empresa, incluindo arquivos digitais, documentos físicos, e-mails, registros, vídeos, entre outros.

O ECM surgiu como uma resposta à crescente quantidade de informações e documentos gerados pelas empresas. Além disso, com o avanço da tecnologia digital e o aumento da necessidade de armazenamento e acesso rápido a informações, as organizações perceberam a importância de gerenciar seus conteúdos de forma eficiente.

Surgimento e aplicação do ECM nas empresas

A origem do ECM remonta à década de 1990, quando os desafios de gerenciamento de conteúdo começaram a se tornar mais complexos. Nessa época, a maioria das empresas ainda utilizava principalmente documentos físicos, como papel, tornando difícil a recuperação de informações e o compartilhamento entre departamentos.

Com o desenvolvimento da tecnologia de armazenamento digital e a criação de sistemas de gestão de documentos eletrônicos, o ECM evoluiu para atender às necessidades de armazenamento, organização, recuperação e colaboração com informações digitais.

Por fim, pode-se afirmar que o ECM abrange várias funcionalidades. Por exemplo, a captura de documentos, indexação, armazenamento, gestão de versões, workflow (fluxo de trabalho), acesso e segurança, retenção de documentos, busca e recuperação de informações, entre outros. Sendo assim, ele é uma abordagem holística para a gestão de conteúdo, visando organizar, controlar e otimizar o acesso a informações para melhorar a eficiência e a tomada de decisões nas organizações.

Atualmente, com o aumento massivo de dados gerados pelas empresas, o ECM evoluiu para incluir também a gestão de conteúdo não estruturado em redes sociais, mensagens instantâneas, e-mails e outras formas de comunicação digital.

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5 principais componentes do Enterprise Content Management

Uma vez que o EMC é uma combinação entre estratégia, metodologia e ferramentas, seu foco está em capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar informações. Diante disso, continue a leitura e aprofunde mais em cada um destes termos.

1 | Captura de Documentos

Este componente envolve a digitalização e importação de documentos físicos e a captura de documentos digitais durante sua criação. Em resumo, isso inclui a extração de metadados (informações descritivas) dos documentos, como datas, nomes dos autores e palavras-chave relevantes.

2 | Gestão de Documentos via ECM

A gestão de documentos é fundamental no ECM, envolvendo o armazenamento, organização e controle/versionamento dos documentos. Para isso, define-se as diretrizes de nomenclatura, pastas e estruturas de armazenamento, bem como controle de versões e acesso seguro aos documentos.

3 | Workflow (Fluxo de Trabalho)

Este componente diz respeito à automatização dos processos de negócio relacionados ao conteúdo. Isso porque ele permite a criação de fluxos de trabalho definidos, onde documentos e informações são encaminhados automaticamente para as pessoas certas, no momento certo, para revisão, aprovação ou outras ações necessárias.

Na prática, é uma forma eficaz de melhorar a eficiência operacional, reduzindo os gargalos e garantindo a consistência nos processos.

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4 | Gestão de Registros

Em seguida, temos a gestão de registros. Neste caso, ela é responsável por garantir que os documentos relevantes sejam retidos e arquivados corretamente para cumprir obrigações legais e regulatórias. Para isso, o componente de gestão de registros do ECM inclui políticas e práticas para a classificação, retenção e descarte adequado de documentos, garantindo conformidade e minimizando riscos legais.

5 | Busca e Recuperação

Por fim, o último dos componentes do ECM permite que os usuários localizem rapidamente documentos relevantes. Por exemplo, ao pesquisar por palavras-chave, metadados ou outras informações associadas aos documentos. A busca e recuperação eficazes facilitam a localização rápida e precisa de informações importantes, aumentando a produtividade e a tomada de decisões informadas.

Relação do uso do ECM através de uma ferramenta BPMS: 10 vantagens

A integração de uma ferramenta BPMS com o ECM permite a automação e gerenciamento dos processos de negócio. Na prática, é possível obter a melhoria da colaboração, a otimização do fluxo de trabalho, a conformidade com regulamentos e a obtenção de insights valiosos para aprimoramento contínuo. 

Sendo assim, podemos afirmar que essa relação sólida aumenta a eficiência e a eficácia organizacional. A seguir, relacionamos as 10 principais vantagens do uso de ambos em qualquer ambiente corporativo.

1 | Acesso rápido às informações

O ECM permite um acesso rápido e fácil a documentos e informações importantes, reduzindo o tempo gasto na busca manual por informações relevantes. Combinado a uma ferramenta BPMS, os processos são automatizados, permitindo um fluxo contínuo de informações entre as etapas do processo.

2 | Melhor colaboração

O ECM promove a colaboração eficiente, uma vez que contribui para que os usuários compartilhem, editem e revisem documentos de forma simultânea. Juntamente com uma ferramenta BPMS, os processos são compartilhados entre diferentes membros da equipe, permitindo um trabalho colaborativo mais organizado e eficaz.

3 | Redução do uso de papel com o uso do ECM

Outro ponto favorável, é que o ECM elimina ou reduz significativamente a dependência de documentos físicos. Em resumo, ele ajuda a empresa a se tornar mais sustentável e reduzindo custos com impressões e armazenamento físico de papel

Afinal, a integração com uma ferramenta BPMS permite que os processos sejam totalmente digitais, eliminando a necessidade de impressão de documentos relacionados.

4 | Segurança de dados

O ECM também garante a segurança dos documentos e informações. Desse modo, ele é capaz de permitir que os usuários controlem o acesso, o que garante a confidencialidade e o cumprimento das políticas de segurança.

Com uma ferramenta BPMS, as informações e os documentos transmitidos no fluxo de trabalho são protegidos em trânsito e armazenados de forma segura, garantindo a proteção dos dados sensíveis.

5 | Conformidade regulatória

O ECM auxilia na conformidade regulatória, permitindo a definição de políticas de retenção de documentos, registros de auditoria e rastreabilidade das ações realizadas. Com uma ferramenta BPMS, os registros do processo são armazenados e mantidos, oferecendo uma trilha de auditoria completa.

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6 | Eficiência operacional

O  Enterprise Content Management melhora a eficiência operacional, automatizando tarefas repetitivas, como classificação e organização de documentos. Quando há integração dele com uma ferramenta BPMS permite ainda a automação de fluxos de trabalho. Ou seja, isso agiliza e otimiza os processos de negócios, reduzindo erros e tempos de resposta.

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7 | Melhoria na tomada de decisões

Com o ECM, os usuários têm acesso rápido a informações relevantes e atualizadas, o que melhora a qualidade e a velocidade das decisões tomadas. Dessa forma, obtém-se dados em tempo real sobre o status dos processos e torna a tomada de decisão muito mais precisa.

8 | Redução de riscos

O  Enterprise Content Management auxilia na redução de riscos operacionais. Isso porque fornece uma trilha de auditoria completa e permite o cumprimento de requisitos legais e regulatórios. Além disso, evita problemas como os de gargalo de processo.

9 | Recuperação de desastres

Outro ponto favorável no uso do  ECM via ferramenta BPMS é que se torna possível o backup e armazenamento em nuvem. Com isso, os documentos são protegidos e podem ser recuperados facilmente.

10 | Melhoria da experiência do cliente com o ECM

Por fim, os documentos e informações necessários para atender às demandas dos clientes podem ser acessados rapidamente. Aliado a uma ferramenta BPMS, processos como aprovações ou resolução de problemas podem ser concluídos com agilidade e trazer mais efetividade na experiência geral do cliente.

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