4 razões para trocar os e-mails por uma ferramenta de processos

Ter um endereço de e-mail é praticamente obrigatório no mundo corporativo, mas essa poderosa ferramenta muitas vezes absorve “tarefas” que não fazem parte do seu escopo de especialidades.

Isso significa que, no mundo ideal, as empresas deixariam o e-mail apenas para se comunicar e realizar alinhamentos – que é a função ideal para a qual ele foi criado. Mas na realidade de muitos negócios, é através dessas ferramentas que demandas importantíssimas são resolvidas, sem nenhum tipo de protocolo de como isso deve ser feito.

O resultado pode ser desastroso: 

• caixas de e-mail lotadas de tarefas
• dificuldade no controle dos prazos
• históricos difíceis de entender
• processos fragmentados em diferentes caixas de entrada
• dificuldade para acessar algumas informações
• descentralização das atividades
• documentos e informações importantes transitando sem controle
• E por aí vai.

Então, se você sente que o uso de e-mail na execução de processos ou tarefas está atrapalhando a produtividade dos colaboradores da sua empresa, você precisa continuar essa leitura.

Eu vou te mostrar 4 razões para substituir os e-mails, nesse contexto, por uma ferramenta de processos.

Vem comigo que eu te mostro.

Razão 1: E-mails são tarefas

Quinta-feira, 17h04, dia 12 de janeiro de 2023. Só hoje já foram enviadas 195.221.067.061 mensagens de e-mail no mundo todo, como eu sei disso? Estatística em tempo real do site Worldometers. (Pena que o número ficou desatualizado em questão de segundos).

Todos os dias são enviadas diversas mensagens que deixam nossas caixas de entrada lotadas de informações. Mas muitas dessas mensagens são, na verdade, tarefas aleatórias despejadas na caixa de entrada de alguém, sem controle e sem saber da disponibilidade do destinatário em atendê-las.

Uma consultora irlandesa chamada Clara Burge – que ficou conhecida após tomar a atitude radical de abandonar o uso da ferramenta por 1 ano – disse certa vez que:

“O e-mail é uma ferramenta muito egoísta, as pessoas despejam tarefas na caixa de entrada das outras sem nem pensar se estão incomodando”.

A questão é: se tantos e-mails são, na verdade, tarefas, por que não usamos ferramentas próprias para controlá-las? 

A exemplo de como isso pode funcionar, temos o exemplo de uma grande empresa de TI, a francesa Atos Origin. Seu CEO, Thierry Breton, percebeu que a quantidade de e-mails recebidos por seus colaboradores atrapalhava a produtividade da empresa.

A medida de Breton foi retirar a ferramenta do dia a dia de quase 80 mil colaboradores, com o objetivo de se tornar uma empresa “zero e-mail “.

Para a comunicação entre os colaboradores foram adotadas outras alternativas – como uma rede social corporativa e ferramentas de gestão para realização de tarefas e processos.

O resultado foi uma diminuição significativa das distrações.

Razão 2- Prioridades

Culturalmente, falhamos quando assumimos intimamente que todas as mensagens que enviamos ou que chegam na nossa caixa de entrada são urgentes.

Quem nunca recebeu uma mensagem no chat ou no whatsapp perguntando se “recebeu o email?”, “quando poderá atender?”. Por e-mail é sempre mais difícil estabelecer prioridades, pois tudo parece urgente.

E para os gestores, que estão acompanhando esses processos de “fora” fica difícil monitorar o andamento do processo para avaliar se está seguindo um lead time coerente.

Por e-mail não tem como criar regras, estipular prazo, cronometrar com precisão quanto tempo o processo demorou para chegar ao fim e nem mesmo organizar os fluxos de trabalho sem depender dos operadores.

Razão 3- Enviar documentos por e-mail é perigoso!

O E-mail ainda é uma das principais ferramentas para troca de documentos no mundo. Enviar anexos nas mensagens é uma das muitas facilidades que a ferramenta proporciona, mas é preciso ter muito cuidado com a segurança de dados e os permissionamentos.

Ferramentas de processos são bem preparadas para atender tais questões, pelo e-mail já não podemos garantir o mesmo. Além disso, há outras dificuldades processuais na gestão de documentos que são difíceis por e-mail. 

Já vimos casos, entre nossos clientes, em que o mesmo boleto era enviado para dois responsáveis diferentes que acabavam duplicando o pagamento e gerando uma dor de cabeça para o departamento. Além disso, não havia um controle efetivo das informações compartilhadas e os documentos demoravam demais para chegar aos interessados..

O fato é que e-mails não são as melhores ferramentas para controlar processos envolvendo documentos. Esse tipo de demanda envolve o manuseio e armazenamento de documentos e isso deve ser planejado com atenção.

Razão 4- A importância do histórico 

Você já ouviu algo do tipo: puxem o histórico dos e-mails, vamos procurar tal informação…

Isso em larga escala pode ter um efeito devastador para as empresas, pesquisas revelam que cerca de 5 a 20 horas por semana são gastas pelos colaboradores, apenas procurando informações na caixa de entrada do e-mail.

Processos de auditoria são um exemplo de atividades que ficam prejudicadas em cenários assim, pois reunir toda a informação necessária nesses casos pode ser muito difícil.

Afinal, como um gestor pode entender em que etapa está um processo e de quem ele precisa cobrar providências se ele não possui controle algum da caixa de entrada de seus colaboradores?

O histórico dos e-mails serve para muitas coisas, mas não é a maneira mais eficaz de identificar falhas e gargalos em processos.

OK, e o que fazer para mudar esse cenário?

Já ficou claro que o e-mail não é a melhor ferramenta para controlar tarefas e processos, então para decidir se é hora de encontrar algo mais adequado, responda às seguintes perguntas: 

1. Existe um alto volume de tarefas realizadas por e-mail?
2. Há várias pessoas envolvidas na execução dessas atividades? 
3. O controle das etapas, prazos e informações é importante para a boa execução desses processos?
4. Envio de documentos por e-mail é uma prática comum?

Se a resposta é sim, está na hora de rever suas ferramentas e também seus processos.

Um bom mapeamento dos fluxos de trabalho pode ser a melhor opção para ganhar produtividade, melhorar o controle de suas operações e ainda agilizar a realização das tarefas.

Com isso, você poderá escolher ferramentas mais assertivas para suas demandas, inclusive para substituir o correio eletrônico. 

E claro, se você quer automatizar solicitações, aprovações, coleta de documentos ou qualquer demanda do tipo, aproveite para conhecer o Holmes, a ferramenta de gestão de processos, prazos, tarefas e documentos mais flexível do mercado.

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