por Wendel Soares em 18/12/2023
A gestão de equipes é um desafio que envolve desde o planejamento dos gestores até a capacidade de delegar responsabilidades e tarefas. Além disso, ela exige que haja acompanhamento constante, feedbacks e treinamentos para garantir o bom trabalho de cada membro.
De acordo com dados da Sólides, referentes à apuração do perfil comportamental de trabalhadores brasileiros, ainda há a questão de se compreender os diferentes tipos de pessoas que estão sob determinada gerência. Dessa forma, o gestor identifica potencialidades e sabe quais pontos precisa melhorar.
Pensando nisso, o Holmes preparou esse artigo exclusivo para quem busca realizar com excelência a gestão de equipes e não sabe por onde começar. Também iremos apresentar as soluções que uma ferramenta BPMS pode oferecer para que a gestão seja ainda mais otimizada. Confira conosco e boa leitura!
Definindo a gestão de equipes
A gestão de equipes é o processo de liderar, coordenar e administrar um grupo de pessoas com o objetivo de alcançar metas e objetivos comuns. Sendo assim, ela envolve a organização e o direcionamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis para maximizar a eficiência e a produtividade da equipe.
Além disso, a gestão de equipes abrange diversas atividades. Por exemplo, o recrutamento e seleção de membros da equipe, definição de papéis e responsabilidades, estabelecimento de metas e prazos e a comunicação eficaz.Achou bastante coisa? Pois ainda tem a motivação e engajamento dos membros, a resolução de conflitos, a avaliação de desempenho e até mesmo o desenvolvimento de habilidades.
Saiba mais | Processo de gestão de pessoas
O que uma empresa espera de um gestor eficiente?
Um bom gestor de equipes deve ser capaz de inspirar e motivar os membros da equipe. Mas não é só isso! Ele precisa ser capaz de promover a colaboração e o trabalho em equipe, identificar e resolver problemas, tomar decisões eficazes, além de fornecer suporte e orientação aos membros da equipe para que possam alcançar seu máximo potencial.
Por isso, a gestão de equipes é essencial para o sucesso de qualquer organização. Afinal, equipes bem gerenciadas tendem a ser mais produtivas, criativas e eficientes na busca de resultados positivos.
O que fazer para realizar de modo eficiente a gestão de equipes
É preciso entender que cada equipe possui suas particularidades. Contudo, há fatores em comum que indicam o sucesso do trabalho em grupo. Sendo assim, as dicas que separamos consideram a convergência de fatores que favorecem o gerenciamento de equipes, não importa o tamanho delas. Vamos a elas!
1 | A gestão de equipes começa por traçar o perfil de cada membro
Antes de gerir uma equipe, é fundamental que o responsável por ela saiba qual o tipo de profissional e as competências que seus subordinados são capazes de ter. Dessa forma, ele será capaz de avaliar os pontos fortes e fracos e decidir se é necessário dispensar alguém ou se basta treinar os membros conforme suas expectativas.
Principais perfis profissionais
Líder | É alguém que tem habilidades de liderança e consegue motivar e guiar os outros. Isso porque eles têm uma visão clara, são excelentes comunicadores e capazes de tomar decisões difíceis. Contudo, é preciso cuidado para não ter vários profissionais deste perfil em uma mesma equipe. Na prática, isso pode estimular conflitos pela liderança;
Especialista | Esse profissional possui um conhecimento profundo em uma área específica, seja ela tecnologia, finanças, marketing, entre outros. Eles são altamente qualificados e têm um conjunto de habilidades técnicas especializadas.
Criativo | Profissionais criativos são aqueles que têm uma mente aberta, são inovadores e capazes de pensar fora da caixa. Para a gestão de equipes, eles costumam contribuir com soluções criativas para problemas e trazem novas ideias e perspectivas para o trabalho.
Comunicador | São profissionais capazes de transmitir informações de forma clara e eficaz, e são bons ouvintes. Além disso, eles possuem ótima adaptabilidade a diferentes públicos e contextos de comunicação.
Analítico | Eles têm habilidades de resolução de problemas e são capazes de tomar decisões baseadas em evidências.
Colaborador | Esses profissionais são bons em trabalhar em equipe e têm facilidade de se relacionar bem com os outros, ouvir diferentes perspectivas e contribuir para o sucesso coletivo.
Empreendedor | São aqueles capazes de identificar oportunidades, assumir riscos calculados e buscar a inovação. Eles são auto motivados, resilientes e têm uma visão de longo prazo.
2 | Entendeu os perfis? Faça a distribuição justa das tarefas
Após traçar o perfil da sua equipe, você deve ser capaz de distribuir atividades e tarefas a partir das habilidades e pontos a desenvolver de cada membro. Para isso, considere a urgência de cada processo, a possibilidade de gerar oportunidades e quando é necessário desenvolver algo em um profissional.
O cuidado nesta etapa é o que irá garantir o melhor aproveitamento da equipe, otimizar o tempo, gerar qualidade e eficiência nas tarefas e, claro, motivar a sua equipe. Por isso, considere reavaliar os resultados periodicamente e se necessário, redistribuir funções.
3 | Reúna-se frequentemente com sua equipe
Seja online ou presencial, é impossível pensar na gestão de equipes sem considerar um calendário fixo de reuniões. Isso porque esta é a forma comprovadamente eficaz para alinhar expectativas, receber feedbacks e até mesmo antecipar problemas.
Contudo, o ideal é que a reunião tenha sempre um objetivo claro na pauta e, para que haja resolutividade, nunca dure além do tempo planejado. Do contrário, elas podem ter o efeito oposto.
Uma dica aqui é disponibilizar antecipadamente o conteúdo da reunião e, em casos pontuais ou em que ela não for necessário, que haja o cancelamento com aviso prévio.
4 | Treine para identificar pontos positivos
A comunicação e compreensão dos funcionários sobre as atividades, prazos de entrega e demais regras dos processos não podem gerar nenhum ruído. Sendo assim, além das reuniões periódicas, eles precisam ter estímulos frequentes sobre a qualidade do trabalho.
Em resumo: não é possível fazer a gestão de equipes sem fornecer a cada membro as informações positivas sobre a realização de suas atividades. Para isso, não é necessário um tempo longo nem algo complexo.
O gestor pode, por exemplo, comunicar através de uma ferramenta de uso coletivo, o andamento do projeto e as contribuições positivas de quem está se destacando dentro da equipe. E lembre-se a máxima de que: elogios podem ser coletivos, mas críticas são sempre reportadas de forma individual.
5 | Crie um mecanismo para autoavaliação
Muitas vezes, o conceito de bom, regular, ótimo ou ruim podem soar subjetivos na gestão de equipes. Isso porque a percepção de cada profissional tende a ser diferente e considerar
sua forma de lidar com o trabalho.
Por isso, uma dica é ter um formulário de autoavaliação disponível para todos os funcionários da sua equipe. Entretanto, ele deve explicitar critérios de avaliação, elencar as expectativas da atividade ou função e permitir comentários sobre o preenchimento.
Dessa forma, o gestor passa a contar com uma ferramenta que mostra possíveis progressões, melhorias contínuas ou até mesmo desinteresse de um colaborador em relação à sua tarefa de competência.
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6 | A gestão de equipes deve se certificar que a comunicação chega a todos
Certamente a maior parte dos profissionais já passaram pela seguinte situação: uma tarefa ficou incompleta ou não foi feita devido a informações divergentes ou mesmo com interpretações distintas. E a forma de evitar isso na gestão de equipes é ter um canal convergente para informar, sempre que necessário, de modo simples e direto.
Neste caso, é importante explicar que não há uma única forma de realizar o procedimento, mas a escolha precisa considerar uma plataforma onde o acesso possa acontecer por toda a equipe. Assim, se reduz a chance de falhas de comunicação, gargalos de processos ou erros na execução de tarefas.
7 | Foque no resultado mas ofereça as ferramentas necessárias para a equipe o alcance
Nem é preciso aprofundar na questão de que, caso os profissionais não tenham acesso aos recursos necessários para executar uma tarefa, os resultados serão insatisfatórios, não é mesmo? Contudo, muitos gestores não possuem uma visão ampla sobre quais ferramentas podem potencializar o trabalho da sua equipe.
Ou seja, em um mundo hiperconectado e com possibilidades que surgem o tempo todo, o ideal é sempre pesquisar sobre como tornar o serviço mais dinâmico, otimizar as tarefas e aumentar a produção. Sobre isso, explicaremos melhor no tópico a seguir. Continue a leitura.
Como uma ferramenta BPMS pode contribuir com a boa gestão de equipes
Já pensou se houvesse um recurso que favorecesse a captação de dados de uma equipe, permitisse uma comunicação centralizada e fosse capaz de melhorar os processos contínuos de trabalho? Pois ele existe e pode ser extremamente útil na gestão de equipes.
Trata-se da ferramenta BPMS (Business Process Management System) e suas possibilidades de automatizar e otimizar os processos de trabalho. Confira na prática como ela pode contribuir nos mais diversos setores de uma empresa.
Automação de fluxo de trabalho
Uma ferramenta BPMS permite que você modele e automatize os fluxos de trabalho, definindo as etapas, responsabilidades e prazos para cada tarefa. Em outras palavras, ela contribui para que as atividades sejam executadas de forma consistente e eficiente e evita atrasos e erros. E claro, isso impacta positivamente na qualidade e entrega da sua equipe.
Atribuição e acompanhamento de tarefas
Com uma ferramenta BPMS, é possível atribuir tarefas específicas a membros da equipe, definindo prazos e prioridades. Em resumo, a gestão é facilitada devido à oportunidade de acompanhar o progresso das tarefas, identificar gargalos e realocar recursos, se necessário.
Colaboração e comunicação
Se antes explicamos a importância da comunicação na gestão de equipes, aqui iremos apresentar um recurso para tê-la de modo simples e efetivo. Isso porque uma ferramenta BPMS pode facilitar a colaboração entre os membros da equipe, permitindo que eles compartilhem informações, documentos e comentários em um único ambiente. Na prática, isso melhora a comunicação interna e evita a perda de informações importantes.
Monitoramento e análise de desempenho
Ao monitorar o desempenho da equipe em tempo real e acompanhar métricas, a gestão de equipes consegue criar relatórios assertivos e que irão orientar o trabalho coletivo. E tem mais! O uso de uma ferramenta BPMS pode permitir acessar dados como o tempo médio de conclusão de tarefas, taxa de retrabalho e conformidade com os processos estabelecidos.
Dessa forma, os gestores serão capazes de fornecer feedbacks estruturados e saber como agir para otimizar a qualidade do trabalho da equipe.
Padronização e conformidade
Uma ferramenta BPMS permite que você defina e aplique padrões e políticas de trabalho em toda a equipe, garantindo consistência e conformidade. Isso é especialmente útil em organizações que precisam cumprir regulamentações ou normas específicas.
Melhore a gestão de equipes com o Holmes!
Após entender tudo que envolve a gestão de equipes e como uma ferramenta BPMS pode facilitar a implementação e acompanhamento, que tal conhecer a melhor opção para a sua empresa?
Por isso, convidamos você a utilizar o Holmes, uma ferramenta em que você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos e ter rastreabilidade para suas atividades.
Além disso, ele permite que você consiga assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar
solicitações. Em resumo, você poderá contar com todos os recursos que impedirão os principais gargalos do processo e otimização dos seus resultados. E o melhor: nossa ferramenta não exige conhecimentos avançados sobre programação e oferece soluções personalizadas para o seu negócio.
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