por Suelen Hofrimann em 17/01/2023
Bora falar de Matriz CSD? Você já participou de um projeto em que os participantes tinham o conhecimento, porém nem tudo era certeza? Isso é bastante comum em projetos de BPM.
É normal que as pessoas tenham percepções, e muitas dessas observações podem sim representar a verdade, mas como extrair o máximo de informações de um grupo de pessoas diversas sem assumir que tudo o que elas dizem é verdade?
Uma ferramenta que pode ajudar a organizar essas informações de forma muito prática e visual é a Matriz CSD. Esse recurso ajuda a mapear as certezas, suposições e dúvidas que se tem a respeito de um tema.
É uma forma de organizar as informações que temos, ou que achamos que temos. Nesse artigo, mostrarei uma forma prática de utilizar a ferramenta em iniciativas de BPM, mapeamento de processos ou melhoria contínua.
Continue a leitura.
O que é matriz CSD?
Matriz CSD é uma ferramenta de projetos muito utilizada na etapa de pesquisa ou descoberta. Através dela é possível entender as informações que existem a respeito de determinado assunto, categorizando-as em: certezas, suposições e dúvidas.
A matriz CSD foi criada inicialmente para projetos de design. Mas o conceito é bastante simples e útil para diversos tipos de projetos. Inclusive, vemos bastante potencial na utilização em projetos de BPM.
Mais adiante falaremos mais sobre isso.
Como fazer uma matriz CSD?
Muito simples, basta reunir um grupo de pessoas que estejam envolvidas no projeto ou que tenham as informações necessárias. Depois, é só separar três colunas em um quadro:
- Na primeira, serão colocadas as certezas;
- na segunda, podemos incluir suposições;
- e na última, as dúvidas levantadas durante o brainstorming.
Quando houver desacordo sobre uma informação, coloque-a no quadrante de suposições. Dúvida é tudo aquilo para o que não se tem resposta ainda, mas que é importante saber. E certeza é aquilo que parece evidente para todos ou quase todos os participantes.
O objetivo de reunir um grupo diverso para executar essa atividade é justamente levantar diferentes perspectivas. Mas você também pode usar para organizar as próprias ideias, individualmente.
A matriz CSD pode se encaixar em diferentes etapas do projeto: na pesquisa, na definição do escopo de trabalho, ao final de uma sprint ou na análise de um problema.
Como usar a matriz CSD em gestão de processos?
O ciclo BPM é composto por 6 etapas: planejamento, análise, modelagem, implantação, monitoramento e melhorias.
Especialmente nas fases de planejamento e análise (quando o cenário é estudado para levantar informações) ferramentas como a Matriz CSD podem ser bastante úteis.
Afinal, é comum nessas etapas realizar pesquisas e brainstorms com o time para compreender os fluxos de trabalho. Então, a matriz CSD pode ser usada para definir o escopo do projeto de BPM ou para organizar as informações sobre os próprios processos.
Veja um exemplo:
Aproveite para alinhar ideias
A matriz CSD pode ser, inclusive, um recurso para trabalhar a conscientização das equipes a respeito dos processos.
Por ainda não conhecerem a fundo os processos, os líderes podem ter certezas que, na verdade, não refletem a realidade. Nesses casos, uma reunião bem estruturada, com pessoas de diferentes esferas da empresa, pode ser útil para abrir seus olhos. Por outro lado, pode ser uma oportunidade para ajudar os colaboradores do dia a dia a compreenderem melhor as preocupações da liderança.
No fundo, além de ajudar a organizar as ideias, a matriz CSD pode ser útil como uma ferramenta de alinhamento de ideias, mas claro que isso depende da maneira como é aplicada.
4 dicas para usar a matriz CSD em qualquer projeto
Preste atenção nesses pontos para conseguir utilizar a matriz CSD com sucesso nos seus projetos:
1- Tenha um objetivo bem definido
Sempre há muita informação para se levantar a respeito de um projeto, mas sem foco as discussões perdem o sentido. É necessário estabelecer um objetivo para a utilização da matriz CSD.
O que você pretende responder com tais informações? Por exemplo: quero entender o problema X, quero definir a persona do produto ou quero descobrir onde está o gargalo de tal processo.
Pense a respeito e, se necessário, faça diferentes usos da matriz para temas distintos.
2- Conteste as certezas
Aproveite para refletir sobre quais aspectos confirmam as certezas que foram apontadas na sua matriz, porque até uma equipe inteira pode se enganar. O ideal é buscar evidências que confirmem essas certezas, sejam dados, históricos, testemunhos ou provas.
Se estiver trabalhando em time, provoque a reflexão e oriente a equipe a se questionar sobre a possibilidade de haver alguma influência, preconceito ou incerteza na visão.
3- Filtre as dúvidas
Podem existir diversas dúvidas, mas é ideal filtrá-las para focar no essencial, no que pode ser respondido.
Para te ajudar a definir se uma questão é indispensável, reflita sobre o que você faria se tivesse tal dado. Avalie também se a resposta pode ser obtida no curto prazo.
Você pode enriquecer seu planejamento definindo possíveis formas de responder tais questões, por exemplo, bancos de dados onde é possível pesquisar mais informações e planos de ação futuros para levantar as respostas.
4- Atualize a sua matriz
As coisas mudam, faz parte. E, se fizer sentido para seus objetivos, é interessante se programar para atualizar a matriz CSD ou refazê-la em outras etapas do projeto.
Além de te ajudar a visualizar a evolução, é possível trazer as respostas para dúvidas mais antigas, reposicionando certezas e suposições. É um ótimo exercício para amadurecer ideias e levantar novas hipóteses.
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