por Equipe Holmes em 12/09/2023
A matriz GUT é uma das metodologias empresariais que busca permitir uma avaliação mais assertiva para que os gestores tomem decisões. Na prática, ela avalia os aspectos de risco para o negócio e o impacto que cada um deles pode ter ao longo do tempo.
Dessa forma, é possível que as empresas avaliem quais processos exigem uma correção ou melhoria imediata e quais podem aguardar.
Neste conteúdo exclusivo do Holmes, vamos aprofundar nos benefícios do uso da matriz GUT e como ela pode ser mais eficiente a partir de uma ferramenta BPMS. Acompanhe conosco e boa leitura!
O que é a matriz GUT?
A matriz GUT é uma metodologia que contribui na priorização das resoluções de problemas. Sua criação data dos anos 1980, quando Charles Kepner e Benjamin Tregoe buscavam uma forma de solucionar problemas complexos em indústrias americanas e japonesas.
De modo geral, viu-se a necessidade de direcionar estratégias e recursos ao que se mostrava mais importante. Sendo assim, a matriz GUT surgiu para auxiliar nas tomadas de decisão de quem lida com a gestão de processo de negócios e precisa, a todo tempo, priorizar tarefas e otimizar a produção.
Como funciona a ferramenta GUT
A metodologia da matriz GUT classifica as prioridades nos projetos a partir de questões que impactam na execução, prazo, orçamento e recursos. Para isso, considera 3 critérios, que são: gravidade, urgência e tendência. A seguir, explicaremos cada um deles.
1 – Gravidade (G)
Primeiramente, o critério de Gravidade (G) na matriz GUT se refere à maneira como a tarefa ou problema pode afetar a empresa em curto, médio e longo prazo. Ou seja, a análise acontece a partir das consequências que a organização terá se não houver reparo do problema ou realização da tarefa.
2 – Urgência (U)
Em seguida, a ferramenta GUT leva em conta o tempo disponível para a execução da tarefa, a partir de sua prioridade no critério anterior. Portanto, esta é a etapa que avalia se o problema ou atividade pode aguardar e qual o prazo máximo para que se finalize a questão.
3 – Tendência (T) na matriz GUT
Por último, a Tendência (T) corresponde ao potencial que o problema tem para evoluir ao longo do tempo. Em outras palavras, qual a probabilidade dele se tornar mais grave caso não haja solução em tempo hábil.
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GUT e o sistema de pontuação
Para a aplicação prática da matriz GUT em uma empresa, há um sistema de pontuação entre 1 e 5 que esquematiza os processos que precisam de avaliação. Em resumo, a pontuação significa, de acordo com cada critério explicado acima:
Gravidade
1 | Sem gravidade
2 | Pouco grave
3 | Grave
4 | Muito grave
5 | Extremamente grave
Urgência
1 | Pode esperar
2 | Pouco urgente
3 | Urgente, merece atenção em prazo curto
4 | Muito urgente
5 | Ação imediata
Tendência
1 | Não irá mudar
2 | Irá piorar a longo prazo
3 | Irá piorar a médio prazo
4 | Irá piorar a curto prazo
5 | Irá piorar imediatamente
Exemplo prático do uso da matriz GUT em uma empresa
A fim de te ajudar a compreender com maior clareza o método, listamos abaixo um exemplo de problemas que podem existir em uma empresa e atrapalhar o fluxo de trabalho. Neste caso, há 3 questões em que a gestão considerou que precisam de melhorias ou soluções.
Sendo assim, a partir das informações que constam na matriz GUT, entende-se que o primeiro problema que precisa de atenção diz respeito ao baixo índice de conversão em vendas. Em seguida, é necessário resolver a falta de organização nos processos para, por fim, solucionar o treinamento deficiente dos colaboradores.
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Passo a passo para montar uma ferramenta GUT em sua empresa
Após explicar o conceito da ferramenta GUT e as definições de seus critérios, elaboramos um tutorial para que você possa aplicá-la em seu ambiente corporativo. Para isso, você deve apenas pontuar os problemas e tarefas elencados e fazer um ranking de prioridades.
Para começar, siga os passos que ordenamos a seguir.
1 – Liste os problemas
A primeira ação para construir uma matriz GUT é relacionar de forma objetiva as questões que não se adequam aos bons resultados ou produção. Por exemplo, a demora na aprovação do orçamento, assinaturas para liberação de insumos, demora na contratação de colaboradores, entre outros.
O ideal é organizar os itens por setor, de modo a identificar quais merecem maior atenção dos gestores.
2 – Faça a atribuição dos pontos
Conforme explicamos anteriormente, o segundo passo é pontuar cada problema de acordo com as variáveis de gravidade, urgência e tendência. Lembre-se que, em alguns casos, é possível que a avaliação através da matriz GUT aconteça por mais de um responsável.
3 – Multiplique as 3 notas e obtenha o ranking geral de prioridades
Após calcular a pontuação de cada item da sua lista, organize-os dos que apresentarem o maior valor para o de menor índice. Dessa forma, você conseguirá visualizar quais exigem sua atenção imediata e quais poderão aguardar.
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4 – Elabore planos de ações
Este é o momento de criar um planejamento que seja capaz de solucionar os problemas dentro do tempo hábil de cada um deles. Em outras palavras, só haverá eficácia no uso da matriz GUT se a empresa for capaz de criar um plano de ação para mitigar, resolver ou reduzir o impacto negativo dos problemas.
5 – Mantenha a matriz atualizada e acompanhe a solução do problema
Por último, com um plano elaborado para resolver os problemas elencados, é importante que você consiga acompanhar continuamente se a questão foi resolvida em definitivo. Para isso, um software BPMS é um recurso eficiente, já que permite, por exemplo, o uso de uma notação BPMN e a elaboração de uma modelagem padrão para os processos.
Além disso, ele é capaz de automatizar tarefas e organizar todas as etapas necessárias em um ambiente onde todos os colaboradores possam acessar. Dessa forma, garante-se que a informação não tenha desvios ou interpretações incorretas.
Conte com uma ferramenta BPMS do Holmes para aplicar a sua matriz GUT
Após entender melhor tudo que envolve a matriz GUT, que tal ter uma ferramenta BPMS capaz de sistematizar e organizar seu processos, documentos e atividades, de modo a facilitar o uso deste recurso?
Com o Holmes, você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos, criar rastreabilidade para suas atividades além de assinar documentos eletronicamente, armazenar e gerir arquivos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar solicitações.
E o melhor, a ferramenta do Holmes não exige nenhum tipo de conhecimento sobre programação e oferece soluções para empresas de qualquer segmento. Afinal, consegue unir em um único ambiente o gerenciamento de tarefas, pessoas, documentos e ações.
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