Como automatizar seus processos sem lidar com as complexidades de ferramentas BPMS robustas?

Não é difícil encontrar pessoas, sejam da área de TI ou negócios, que começaram uma iniciativa BPM (business process management) para melhorar processos e não tiveram boas experiências ou não alcançaram os resultados esperados.

Se você está buscando uma solução para automatizar seus processos e considerou as tradicionais ferramentas de BPM, já deve saber que isso envolve um conjunto de regras bastante extenso, que te levará a lidar com uma complexidade muito alta, certo?

Mas você sabia que é possível evitar essa dificuldade na maioria dos casos, simplesmente entendendo melhor os seus objetivos?

É isso que eu vou te mostrar nas próximas linhas. Vamos lá?

Leia antes: O que é BPM, BPMN e BPMS e para que serve cada um?

Dificuldades do BPM

No livro “Repensando a Gestão por meio de processos”, de Leandro Jesus e André Macieira, respectivamente co-fundador e diretor da Elo Group, um dos principais pontos discutidos é sobre a falta de diálogo e conhecimento a respeito das dificuldades e vulnerabilidades do BPM.

Mas apesar disso, quem já teve algum contato com o assunto sabe que a complexidade que o envolve é notória. Basta observar o que acontece em algumas empresas onde gestores começaram a iniciativa uma, duas ou mais vezes e simplesmente desistiram porque se frustraram com os resultados.

A questão é que em muitas organizações, os responsáveis não têm muito claro o que realmente é essa metodologia e como implementá-la de um modo mais estratégico.

Dessa forma, se limitam a usar sistemas complexos para automatizar tarefas e processos operacionais do dia a dia. Assim, conforme o tempo passa, os resultados parecem pouco expressivos perto do esforço e investimento realizado. 

Será que precisamos mesmo lidar com toda essa complexidade?

A maioria das empresas realmente só precisa resolver os problemas dos seus processos o quanto antes e só quer uma solução tecnológica que faça isso acontecer rapidamente. A falta de maturidade nos processos, que é totalmente natural durante o crescimento, faz com que muitas vezes as organizações se preocupem apenas em desenhar os fluxos que já existem (AS-IS), esquecendo que o ciclo BPM possui outras etapas essenciais.

A transformação real, em que a disciplina BPM é usada como braço estratégico da gestão, tem um impacto cultural muito grande, o que torna muito desafiador colocar em prática à risca. 

Partindo para a prática, sistemas que seguem à risca os conceitos da disciplina carregam toda essa complexidade através de funções robustas e uma carga de conceitos que restringe os desenvolvedores a um perfil muito técnico. Dependendo do tipo de processo em que se quer usar essas soluções, podemos dizer que é mais do que a empresa realmente precisa. É como vestir um terno para ir à padaria. 

Isso não é motivo para desistir da iniciativa, mas com certeza ter em mente os seus reais objetivos vai te ajudar a filtrar melhor as possibilidades tecnológicas na hora de automatizar os processos.

E qual seria a alternativa?

Ao falar sobre tecnologia para processos, temos que pensar no tipo de demanda e resultado que esperamos ao final de cada fluxo. Coisas relativamente simples, como controlar prazos, documentos e tarefas, fazem parte do dia a dia e geram um volume significativo de trabalho em quase todas as áreas das organizações. Para melhorar os fluxos de trabalho dessas atividades, as empresas geralmente seguem por dois caminhos: uso de ferramentas BPMS mais robustas ou ferramentas baseadas em Kanban.

O problema é que os sistemas BPMS robustos, que geralmente se propõe a seguir o BPM à risca, podem suportar um conjunto de regras muito grande, conforme já mencionei lá no início, o que nos leva a uma complexidade inevitável. 

Por outro lado, a utilização de sistemas Kanban se torna limitado rapidamente na medida em que os processos evoluem, especialmente na automatização de regras de negócios.

É nesse cenário que o profissional de TI assume a difícil missão de resolver esse problema. E qual a alternativa? 

Customizar o ERP? Muito caro. Lidar com sistemas proprietários? Ainda mais caro e arriscado.  

Um dia ouvi um diretor dizer: “Queria que existisse algo no meio termo entre esses dois mundos, digo, entre o BPMS robusto e o Kanban”, e hoje sabemos que esse desejo não era só dele.

Foi pensando em empoderar a área de TI para criar soluções rápidas e simples com total flexibilidade que surgiu o Holmes.

O que é o holmes?

 O Holmes é uma plataforma de criação de soluções que se baseia na notação BPMN (padrão de mercado) e mais uma série de recursos para aumentar a eficiência e o controle dos processos. Não deixa de ser um BPMS, mas é bem mais enxuto do que outros sistemas que seguem à risca os conceitos de BPM.

É um facilitador para o dia a dia das empresas que tem como objetivo, entre outras coisas:

• Garantir que as pessoas trabalhem de forma padronizada;
• Controlar tarefas, documentos e prazos;
• Automatizar regras de negócios de forma flexível;
• Facilitar a comunicação entre as pessoas que participam do processo. 

Com recursos no code e low code, o Holmes maximiza o potencial humano através da organização e automatização de processos. É uma ferramenta simples para o usuário do dia a dia – o que diminui o impacto cultural e a dificuldade de adoção – e flexível para os administradores da plataforma – que podem criar soluções rápidas para a maioria dos cenários, sem ter que entrar em projetos longos, caros e difíceis. Para gestores é um parceiro e tanto, já que agrega rastreabilidade, organização e controle à rotina do time.

Mais simples que BPMS, mais poderoso que Kanban!

As decisões de design do produto se basearam no princípio de pareto, onde 20% dos recursos representam até 80% dos benefícios que um BPMS mais robusto traria.

Isso significa que estamos menos preocupados com a formalidade da disciplina BPM e mais preocupados com a praticidade de permitir às pessoas (consultores, pessoas de processos e TI) a autonomia de “implementar” as soluções parametrizando o sistema de tal forma que resolva o problema rapidamente.

Então, na medida do possível, deixamos de fora coisas que consideramos menos práticas, para adicionar coisas mais práticas. Um exemplo disso é que nos nossos diagramas a seta do fluxo se torna, automaticamente, um botão na tela do usuário. 

Outro exemplo é que deixamos de fora o conceito de Pool e Lanes, pois, ao ver da nossa equipe de desenvolvimento de produto, esses recursos servem mais para “documentar o diagrama” do que para simplificar a execução dos processos.

Agora que você já entendeu que existem possibilidades no mercado para evitar a complexidade de um BPMS, eu te convido a conhecer melhor a nossa ferramenta. Quer ver uma demonstração completa do Holmes? Preencha o formulário na home do nosso site e aguarde o contato de um de nossos consultores.