Conheça o Holmes – a ferramenta de gestão de processos mais completa e versátil do mercado

Quer saber se sua empresa está crescendo de verdade? Observe seus processos. Quando uma organização começa a procurar uma ferramenta de gestão de processos é sinal de que as coisas estão evoluindo.

 No começo de qualquer negócio algumas rotinas são facilmente controladas e executadas através de e-mails, planilhas e pastas, sejam físicas ou digitais. Além disso, é comum o uso de alguns recursos 100% analógicos em determinadas demandas: impressão, papel, malote, carimbo, etc.

 Conforme evoluímos, essas formas de trabalho se tornam menos efetivas para controlar e suprir as necessidades da empresa. Qual a solução então?

 Hoje eu quero te mostrar uma ferramenta de gestão de processos super intuitiva, que pode te ajudar a tirar a transformação digital da sua empresa do papel de uma forma rápida, simples e versátil. Sem complicação, sem altos custos, sem customizações caríssimas do seu ERP e sem ter que lidar com a complexidade de um sistema robusto de BPMS.

Neste conteúdo você vai encontrar:

• O que é o holmes?
• Como você controla seus processos?
• Por que uma ferramenta de gestão de processos?
• Processos que são nosso forte
• 15 Recursos do holmes que você precisa conhecer
• Tarefas
• Desenhador de processos
• Dashboards
• Central de buscas
• Assinatura eletrônica
• Template de documentos
• Participante externo
• Portal de solicitações
• Mobile
• Integrações
• Integração Notas Fiscais
• Outros recursos
• Como agendar demonstração

O que é o Holmes?

 O Holmes é uma iniciativa da Redspark, uma empresa de Digital Customer Experience localizada em São Paulo. Somos uma solução para a melhoria de processos suportada por software e infraestrutura escalável em nuvem. 

 Antigamente, o Holmes era um GED (Gestor de documentos eletrônicos), mas já faz algum tempo que lançamos uma nova versão muito mais completa e poderosa, capaz de atender de forma precisa não apenas a gestão de documentos, mas também a otimização de processos variados em diferentes áreas de negócios.

 Agora, além do nosso poderoso motor de busca que encontra informações de diversos formatos em apenas alguns cliques, temos vários novos recursos de modelagem de processos e orquestração de atividades. Além disso, também contamos com  uma equipe de consultores pronta para auxiliar empresas de diferentes segmentos na transformação dos processos analógicos (aqueles que utilizam papel, por exemplo), ou mal implementados tecnologicamente (suportados por email, excel, softwares não integrados, etc.).

 Sabe o que isso significa?

Significa que não abandonamos os nossos clientes depois que eles nos contratam. Nossa equipe de Customer Success os ajudam a:

• Entender seus processos;
• implementar a ferramenta da forma mais proveitosa possível;
• fazer todas as integrações necessárias;
• treinar e orientar seus usuários;
• ajudar as equipes de TI das empresas que nos contratam, caso elas mesmas queiram alterar ou configurar qualquer coisa de forma autônoma. 

 Enfim, tem tantas coisas que eu poderia dizer sobre o holmes: que ele é uma plataforma User friendly, que ele é no-code e low code, que usamos apenas os recursos essenciais de BPMN para a modelagem dos processos a fim de facilitar a construção dos fluxos, que fazemos integração com mais de 2000 softwares através do Zapier.

Mas hoje nós vamos por partes. Antes de mais nada vale a pena você compreender melhor os cenários em que atuamos.

Como você controla seus processos?

 Em todas as empresas existem tarefas e processos em que diversas pessoas – de diferentes departamentos – têm participação e que geram dor de cabeça quando algo dá errado (extraviar um documento, pagar na data errada, não verificar a informação, por exemplo). 

 Nesses casos:

• Como controlar o que cada participante fez? 
• Você é capaz de assegurar que cada um vai cumprir sua etapa no processo dentro do prazo, seguindo as regras de negócios estabelecidas pela empresa? 
• Como garantir que realmente não existem maneiras de “burlar o sistema”? 
• E como conferir o que já foi realizado entre milhares de outras demandas? (Planilhas? Really?)

Isso sem falar da quantidade de tarefas que chegam à caixa de e-mail dos colaboradores para que eles resolvam. Já pensou no perigo de deixar alguma mensagem passar batida ou perder alguma informação?

Quando você não tem um processo redondinho e automatizado acaba gastando o seu tempo apagando incêndios, enquanto o mercado (seus concorrentes) está pensando em estratégias, novos produtos, serviços, melhorias e por aí vai.

Por que uma ferramenta de gestão de processos? 

Um dos motivos pelos quais nossos clientes amam a nossa ferramenta de gestão de processos é pela simplicidade combinada à flexibilidade na automatização de regras de negócios. Por que isso é tão importante?

Se você já tentou executar e monitorar alguns tipos de processos com uma ferramenta de Kanban (Trello, Pipefy, Asana e outros), sabe que essas plataformas são ótimas para trabalho colaborativo, mas para quem precisa ter mais controle com automatização de regras de negócios não são a melhor alternativa. Isso sem falar que, para quem tem muitas demandas, a visualização das tarefas não é das mais práticas.

A outra opção seria usar uma ferramenta BPMS, mas é necessário analisar bem a escolha desse tipo de sistema, pois quanto mais robusto, mais complexo. Dependendo do tipo de processo a ser automatizado, um BPMS muito robusto pode ser considerado um exagero, pois você não vai precisar de todos os recursos disponíveis, mas mesmo assim pagará por eles.

Qual é o melhor dos mundos então?

Uma ferramenta de gestão de processos que se encaixe entre essas duas opções, com características de um BPMS – porém muito mais leve – e com os recursos necessários para atender os processos rotineiros da sua área de RH, compras, financeiro e outros, mantendo a flexibilidade necessária para automatizar diferentes regras de negócios, sem tanta complexidade, ou seja: o Holmes!

Agora você deve estar pensando: que legal, mas será que o Holmes é pra mim? Vou te ajudar a descobrir.

Processos que são nosso forte

 A primeira coisa que você tem que saber é que definitivamente nós somos uma ferramenta horizontal, ou seja, atendemos demandas de toda e qualquer área dentro da empresa.

 Por isso, quando alguém se interessa pelo Holmes, precisamos sentar, conversar, entender a real necessidade e avaliar. Somos transparentes em relação a isso e se não formos a melhor solução para te atender, nós mesmos vamos te falar. Por isso, se estiver na dúvida não deixe de ter uma conversa com um de nossos especialistas.

 No geral, posso dizer que, antes de usar o Holmes, os processos que atendemos, geralmente, possuem uma ou mais das características abaixo:

• Muitas pessoas de diferentes áreas, unidades, filiais ou lojas interagem com o processo;
• Tem diversas etapas;
• Alto volume de troca de informações e documentos;
• Prazos bem definidos; 
• Necessidade de automatização de regras de negócios (que hoje podem estar apenas na cabeça das pessoas da organização);
• Etapas executadas através de diversas trocas de e-mails;
• Controle realizado através de planilhas ou Kanban;

Processos assim estão presentes em diversas áreas das empresas. Vou dar alguns exemplos em departamentos que atendemos com frequência, ok?

1- RH

• Solicitação de vagas;
• Apoio à admissão/demissão;
• Solicitação e alteração de benefícios;
• Aceite de benefícios (com assinatura eletrônica);
• Entrega de atestados médicos;
• Solicitação de férias;
• Renovação de exames periódicos;
• Controle de etapas do onboarding;
• Entrega de equipamentos, uniformes e materiais;
• Controle de cumprimento de treinamentos;
• Gestão de terceiros;
• Assinatura eletrônica do contrato de trabalho;
• Entre outros…

2- Compras e financeiro

• Requisição de compras;
• Aprovações de pedidos de compras;
• Controle de ordens de compras;
• Gestão de compras recorrentes;
• Reembolso de despesas; 
• Rateio entre centros de custos;
• Autorização de pagamentos;
• Assinatura de contrato com fornecedores; 
• Controle de vencimento e saldo do contrato; 
• Recebimento e conferência de notas fiscais de entrada.

3- Jurídico

• Gestão de contratos;
• Organização de documentos de processos;
• Coleta de assinatura ou aceite em termos e contratos;
• Gestão de prazos de acordos;
• Gerenciamento de risco jurídico.

4- Marketing

• Gestão de freelancers;
• Controle de prazos das atividades;
• Revisão e aprovação de conteúdos;
• Solicitação de demandas de outros departamentos.

E aí? O que você achou até aqui? Será que você não está precisando de uma ajuda do Holmes aí nos seus processos? 

Como você viu, o Holmes é uma ferramenta flexível que pode ser usada em diferentes cenários, graças ao nosso conjunto de recursos no code e low code. Conheça algumas das principais funcionalidades do sistema.

15 recursos do Holmes que você precisa conhecer

Agora vamos falar de alguns recursos bem importantes que vão te ajudar a ter uma visão mais profunda do que o holmes é capaz.

Ah, só pra te avisar, temos diversos conteúdos aqui no blog em que usamos imagens da ferramenta. No entanto, nosso time de produto atualiza o sistema semanalmente, então pode ser que algumas das imagens desse artigo já estejam diferentes na plataforma. Mas, no geral, a ideia permanece.

1- Solução para controle de tarefas – Simples como uma caixa de E-mail

 No Holmes os usuários acompanham suas tarefas e pendências no que chamamos de caixa de entrada, similar a um sistema de e-mail. Isso permite o onboarding mais simples do mercado: os usuários da sua empresa não precisam de treinamento, porque todo mundo já sabe utilizar um sistema de e-mail, é só fazer o que é pedido em cada atividade. Além disso, as pessoas que usam a ferramenta no dia a dia têm acesso apenas às suas próprias tarefas. Isso torna a visualização dos afazeres muito mais organizada e segura do que em um Kanban. 

2- Desenhador de processos – O essencial do BPMN com a flexibilidade do no e low-code

 Nosso desenhador de processos é ideal para quem precisa de controle e poder superiores aos oferecidos pelas ferramentas de Kanban, sem ter que lidar com o grande impacto cultural e financeiro trazidos pelos BPMS tradicionais.

 Com o Holmes é possível criar soluções para as áreas de negócio da sua empresa em pouquíssimo tempo. Você mesmo, ou seu time de TI, com ou sem o apoio da nossa equipe, podem construir, executar e personalizar seus fluxos. Assim, sua empresa não fica dependente da nossa área técnica para pequenas alterações.

3- Dashboards personalizados – Acompanhe os processos e elimine riscos e gargalos

4- Central de Busca – Democratize o acesso à informação

 Sabe aquela informação que demora para chegar até você porque está perdida em e-mails, planilhas, pastas na rede ou no computador de várias outras pessoas? Com o Holmes elas ficam disponíveis na Central de Buscas, podendo ser localizadas e acessadas em apenas alguns cliques. 

Assim, você consegue centralizar as informações e democratizar acesso entre pessoas e diferentes departamentos de forma simultânea. Vale ressaltar que o administrador é quem define quem pode ver esses conteúdos.

5- Assinatura eletrônica – gestão de documentos assinados centralizada na mesma ferramenta do começo ao fim  

7- Participante Externo – Envolva qualquer pessoa nos seus processos

O Holmes permite que usuários externos participem dos processos sem necessidade de login. De uma forma simples, o participante que não faz parte da sua empresa (seja um novo colaborador, fornecedor, cliente…) interage com seus fluxos e responde às suas solicitações. 

 Assim, ao requisitar um documento ou uma ação, numa etapa com participante externo, o sistema envia um link através de uma mensagem SMS ou e-mail com as orientações do que a pessoa precisa fazer. Ao executar o que foi pedido, a informação entra no fluxo de forma automática. 

9- Mobile- Transformação digital na palma da sua mão

Com a versão mobile do Holmes, os usuários são notificados quando surge alguma nova tarefa ou quando são mencionados nos comentários. 

 O app também é muito conveniente para criação de novas solicitações e acompanhamento da evolução dos processos. Gestores podem fazer aprovações de qualquer lugar e a qualquer momento. Isso é mobilidade para você que precisa controlar seus processos e atividades de forma remota.

10- Integrações 

Eu até citei que fazemos Integração com mais de 2000 softwares via Zapier (ferramenta de integração “no code” em nuvem) mas não falei que também integramos via API e Webhook (mais de 100 serviços para integração). Fica aí a informação para o caso de você se interessar.

11- Integração de notas fiscais – Importe dados de notas fiscais de entrada para o Holmes 

Outros recursos que também merecem atenção:

• 12- Gatilhos de processos: os processos são inicializados automaticamente baseados em outros processos, sistemas, eventos de data recorrente ou em datas de vencimento;

• 13 – Tabelas de negócios: as informações ficam organizadas, atualizadas e centralizadas em tabelas com dados de negócio acessível aos usuários (acabe com as planilhas excel);

• 14- Comentários no Processo: Comunicação entre as pessoas e departamentos dentro da própria ferramenta (acabe com os emails);

• 15- Mecanismo de regras de negócio: As regras de negócio são garantidas pelo sistema e podem ser facilmente modificadas adequando-se a mudanças no processo

Dá uma olhadinha nesse vídeo:

Pronto para se tornar um usuário Holmes?

Se você chegou até aqui, podemos dizer que já teve contato com o essencial sobre o Holmes.

 Você conheceu as dores que atendemos, onde atuamos (será que você se identificou nessa parte?) e nossas funcionalidades. 

 Ainda existem muitas coisas que abordaremos em outros conteúdos, mas por hoje é isso. Antes de me despedir eu gostaria de saber o seguinte: você acha que aí na sua empresa existem processos importantes e recorrentes que ainda são suportados por planilhas, e-mails, papel, carimbo, pastas em redes e outras formas de controle “improvisadas”?

Se sim, o que te impede hoje de conhecer a nossa ferramenta de gestão de processos e caminhar em direção ao próximo nível da sua transformação digital?  Se você quiser dar esse passo conosco, ou apenas conhecer melhor a nossa ferramenta, fale com alguém da nossa equipe, clique no botão abaixo para preencher o formulário de contato.