Como gerir múltiplos sistemas de forma integrada?

A transformação digital tem modificado a realidade de diversas empresas e setores, trazendo consigo a necessidade crescente de ter uma quantidade maior de informação em tempo real. Para isso, essas empresas têm investido uma boa quantidade de capital financeiro em novos sistemas, o que é vital e necessário, ainda mais em um mundo cada vez mais informatizado e repleto de possibilidades. No entanto, essa diversificação de sistemas, quando trabalhados de forma separada, torna a gestão complexa, demandando tempo e conhecimentos especializados, sendo um grande gap para os profissionais de TI. Por isso, é fundamental encontrar maneiras de gerir múltiplos sistemas de forma integrada. 

Pensando na complexidade desse assunto, no conteúdo de hoje vou falar um pouco sobre os riscos gerados por múltiplos sistemas não integrados e como tornar essa gestão mais eficiente. 

Vamos lá?

Como nasce a necessidade de gerir múltiplos sistemas de forma integrada?

Como citei no início, as empresas têm investido em diversas ferramentas tecnológicas porque, ter esse tipo de solução dando suporte ao trabalho de seus times, garante maior alinhamento, organização e assertividade. No entanto, o grande erro dessas organizações é negligenciar a participação do profissional de TI na decisão, esquecendo que serão eles que irão controlar e integrar esses sistemas. Por conta disso, acabam comprando qualquer sistema, sem avaliar a real necessidade, as capacidades de integração e os impactos que podem gerar. 

Quando isso acontece, é comum que essas empresas optem por implantar primeiro um sistema generalista e centralizador, como o ERP (Enterprise Resource Planning), e em seguida, adicionar diversos sistemas especialistas, cada um focado em uma parte do negócio. Como por exemplo, uma ferramenta para o RH, outra para o financeiro e outra para a equipe de vendas. 

É aí que nasce a necessidade de gerir múltiplos sistemas de maneira integrada. Isso porque, com sistemas diferentes e não integrados trabalhando em áreas que precisam conversar entre si, a qualidade do fluxo de trabalho e de informações é totalmente comprometida. E, com o passar do tempo, esse problema é potencializado, prejudicando as receitas da empresa, alterando significativamente a margem de lucro projetada. Além de prejudicar o trabalho do TI, que terá que gerir todos esses sistemas de forma separada, sendo um desperdício da força de trabalho desses profissionais. 

Quais os riscos de não gerir múltiplos sistemas de forma integrada?

Quando os sistemas trabalham de forma não integrada, podem gerar diversos impactos negativos para a empresa, prejudicando os resultados e o trabalho dos times. 

Nesse contexto, os maiores problemas causados pela falta de integração são: 

• disseminação de informações erradas ou com pouca integridade;
• baixo ganho de performance após o fim do processo de integração;
• prejuízos financeiros causados pelo aumento de erros;
• redução da produtividade;
• aumento dos riscos de segurança digital.

Por que investir na gestão integrada de sistemas?

Informações centralizadas

O acesso centralizado de dados é uma mão na roda para a empresa. Ele permite ao negócio emitir relatórios reais e legítimos, possibilitando a avaliação de qualquer problema, com rapidez e agilidade. 

Quando a empresa tem um ambiente centralizado para acessar dados e informações, a confiabilidade das rotinas também é potencializada. Afinal, todos vão executar processos com base em informações atualizadas e precisas. Reduzindo drasticamente, as chances de falhas. 

Automatização de tarefas

Ter tarefas automatizadas é algo que a maioria dos negócios buscam hoje em dia. Isso porque, essa ação reduz erros humanos e amplia o aproveitamento desses recursos. Potencializando a produtividade e abrindo espaço para novas estratégias. Nesse sentido, a gestão de sistemas integrada, pode ser vista como uma ótima forma de automatizar os processos de envio e recebimento de dados. Ou seja, a empresa consegue compartilhar informações entre setores de modo mais preciso e ágil. 

Decisões ágeis

Uma decisão tomada com agilidade pode ser a diferença entre perder ou aproveitar uma oportunidade. Por isso, é importante contar com recursos para avaliar suas decisões. 

Afinal, a demora para responder uma demanda ou mudança do mercado pode levar a prejuízos e a perda de competitividade. Dessa forma, quem opta pela gestão integrada de sistemas tem dados e informações para tomar decisões assertivas, pois tem fácil acesso a elas.

Redução de custos

A eliminação de gargalos operacionais reduz os custos gerados em processos obsoletos e desnecessários. Nesse sentido, gestores de TI podem investir na gestão de sistemas integrados, criando fluxos de trabalho mais simples, automatizados, eficientes e com menor grau de retrabalho. Eliminando processos que já não fazem sentido para empresa, colocando em seu lugar fluxos mais ágeis e assertivos. 

Como a integração de sistemas funciona

A integração de sistemas, como você pode ver, promove uma grande melhoria no desempenho e na organização das operações de um negócio. Ela também permite a criação de rotinas com maior comunicação, colaboração e alinhamento.

Para permitir que as soluções de TI sejam empregadas para a circulação de informações entre vários setores, é possível utilizar diversas técnicas. O uso de plataformas de cloud computing e APIs, por exemplo, simplificam a criação de interfaces de comunicação e ampliam a capacidade da empresa de escalar seus recursos sempre que necessário.

Ao migrar os sistemas para a nuvem, as comunicações ganharão maior segurança e confiabilidade. Isso porque, a troca de dados será feita em ambientes isolados e será possível distribuir melhorias automaticamente para todos os usuários.

Como gerir a integração de múltiplos sistemas de forma segura? 

Para usufruir dos benefícios que gerir múltiplos sistemas de forma integrada pode trazer a empresa é necessário realizar a integração de maneira segura e assertiva. Dessa forma, eu trouxe algumas dicas que podem ajudar. 

1- Mapeie os processos

Comece mapeando os processos da empresa e conhecendo todas as interligações entre eles. 

É importante desmembrar os macroprocessos em microprocessos, para compreender as interdependências dos setores. E, a partir daí, definir quais sistemas realmente precisam ser integrados. 

Tenha em mente que o ideal é que toda a empresa trabalhe de forma integrada e centralizada. Dessa forma, mesmo encontrando sistemas que não necessariamente precisam trabalhar de maneira integrada, é importante priorizar a criação de um ambiente centralizado para toda a empresa. 

2- Pense de maneira estratégica

Como já citei aqui, adotar qualquer recurso tecnológico sem se planejar antes não é um caminho coerente. 

Dessa forma, a gestão de TI deve trabalhar em conjunto com os decisores da empresa em prol do mesmo objetivo: encontrar a ferramenta que integre os sistemas de forma segura e atenda as necessidades da empresa. As de agora e do futuro. Afinal, o objetivo é ser assertivo e não criar margem para decisões equivocadas. 

3- Avalie as alternativas

Existem diferentes tipos de integração e é necessário encontrar o que melhor atender a empresa. 

• Integração banco a banco: Que utiliza o banco de dados em comum entre os sistemas para realizar a integração. 

• Via compartilhamento de dados eletrônicos: Nesta variante, os dados são exportados de um sistema para outro. 

• Integração por meio de API: Aqui, os conjuntos de dados desejados transitam de um sistema a outro em tempo real.

É fundamental realizar uma avaliação minuciosa, para não correr o risco de escolher uma solução que não atenda a empresa, causando prejuízos e anulando o retorno sobre o investimento. Por isso, o trabalho e colaboração do gestor de TI é imprescindível. 

4- Avalie as soluções

Definiu o modelo de integração? Agora é hora de escolher a ferramenta. E engana-se quem pensa que essa é a parte mais fácil, pelo contrário. Com a quantidade de opções disponíveis no mercado, fazer a escolha certa é bem difícil. No entanto, os critérios abaixo podem ajudar:

Boa Memória

A In Memory Computing, em português computação de memória, é o que garante maior segurança e confiabilidade aos dados da empresa. Essa tecnologia distribui as informações em diversos núcleos e caso algum venha a falhar, o sistema integrado troca automaticamente o núcleo de armazenamento evitando a perda de dados e informações. 

Tempo real

É o que irá garantir à empresa condições para uma visão macro e realista de todas as informações presentes no sistema. Além disso, é fundamental que a ferramenta escolhida tenha um banco de dados operacionais bem completo. Capaz de registrar tudo o que circular dentro dele, permitindo que revisões e fiscalizações futuras possam ser realizadas. 

Customizável

Um sistema integrado precisa ter suas funcionalidades bem projetadas e customizáveis, sendo capaz de se conectar com outras plataformas, manipular nuvens e gerenciar dados. Se adaptando ao fluxo de trabalho dos usuários e às necessidades da empresa e não ao contrário. 

Tenha em mente que, uma boa plataforma, precisa ser capaz de gerir múltiplos sistemas de forma integrada, ser completa e versátil. Atendendo a vários departamentos, sem perder o objetivo que é centralizar todos os processos da empresa.

5- Implemente a integração

Com tudo definido, a integração pode ser realizada. No entanto, certifique-se de ter um backup de dados para não se arriscar a perder informações estratégicas. Tome todos os cuidados com a manutenção da privacidade, confidencialidade e segurança das informações. Afinal, ameaças existem e podem vir de todos os lugares, por isso, não esqueça de garantir que funcionalidades de segurança que atendam às leis LGPD, recursos de criptografia e atendimento ao Protocolo de Segurança da Camada de Transporte (TLS), estão asseguradas e funcionando. 

6- Monitore as mudanças

Mesmo depois da implementação finalizada, é fundamental monitorar se a adesão dos setores está sendo positiva, bem como o desempenho dos sistemas. Fique de olho em falhas de exportação de dados, dificuldades técnicas, etc.

Não esqueça de acompanhar também a progressividade do software, se ele possui boas atualizações, melhorias e, claro, se o objetivo traçado no início está sendo cumprido conforme o desejado. 

Pronto para gerir múltiplos sistemas de forma integrada? 

Bom, espero que esse conteúdo tenha oferecido bons insumos sobre a importância de gerir sistemas de forma integrada e mostrado como fazer isso de forma segura. 

E não esqueça, ao escolher a plataforma na qual você pretende centralizar todas as demais, opte por uma solução versátil o suficiente para atender a várias demandas de forma centralizada e flexível o bastante para permitir a integração com outros sistemas. Caso contrário, o objetivo pode não ser alcançado da maneira que se espera. Por isso, fique atento e siga as dicas que mencionei neste artigo.