Treinamento para usuários de TI – Como capacitar seus colaboradores na operação dos sistemas utilizados pela sua empresa

Quando os colaboradores de uma empresa não são devidamente treinados no uso dos sistemas utilizados pela organização, isso não só sobrecarrega a equipe de TI com chamados desnecessários, como despontencializam o uso das ferramentas em si. Isso pode causar impactos significativos à segurança e lucratividade do negócio como um todo. Por isso, o treinamento para usuários de TI é algo que não deve ser negligenciado.

Essa ação assegura o melhor uso das tecnologias e ferramentas do dia a dia, tornando o trabalho do TI muito mais assertivo, além de contribuir com o aumento da produtividade dos usuários e, consequentemente, a diminuição de gargalos operacionais.

Para entender melhor como a falta de treinamento ao usuário impacta o seu negócio e como evitar que isso se torne um problema sério em sua empresa, continue lendo!

Como a falta de treinamento para usuários de TI pode impactar negativamente um negócio?

Quando um colaborador é apresentado a uma nova ferramenta, mesmo que ela tenha 

a finalidade de ajudá-lo a melhorar suas atividades e processos diários, se ele não saber exatamente como utilizá-la, vai acabar gastando muito mais tempo manuseando a plataforma e tentando aprender ou fazendo as coisas de maneira errada, do que cumprindo as suas atividades, de fato.  

Outra consequência da falta de treinamento, é a constante procura por ajuda, o que prejudica o trabalho da gestão de TI. Isso porque, é comum para o suporte de TI de uma empresa receber chamados referentes a assuntos simples, que demonstram a falta de treinamento do usuário. Por exemplo, concluir uma tarefa, mandar um email ou visualizar o fluxo de uma atividade. Dessa forma, o profissional de TI acaba comprometendo a sua produtividade e o seu dia auxiliando e resolvendo esses chamados, ao invés de dedicar-se a atividades estratégicas do setor. Isso impacta, não só a lucratividade, como a capacidade de inovação do negócio.

Ou seja, somente conhecendo bem a ferramenta e suas funcionalidades, o usuário será capaz de usufruí-la por completo, aproveitando cada uma das suas funções e tornando-se mais ágil e produtivo. Tudo isso consequentemente, reflete no sucesso da empresa. 

Por que investir em treinamento para usuários de TI? 

Além de melhorar o uso da força de trabalho da TI e tornar mais assertivo o trabalho dos demais colaboradores, o treinamento para usuários de TI, oferece inúmeras vantagens, como:

• Agilidade aos processos;
• Melhor uso do tempo;
• Menos retrabalho e tickets para o suporte;
• Redução de custos e despesas operacionais;
• Melhor atendimento aos clientes;
• Diminuição de problemas como dados apagados, vazados ou comprometidos devido ao mau uso;
• Confiança e autonomia ao usuário;
• Protege o negócio contra ciberataques e invasões a sua rede;
• Redução de gastos na área de TI;
• Aumento da vida útil dos recursos de TI;
• Aumento da performance e resultados do negócio.

Como realizar o treinamento para usuários de TI de forma eficiente

Como pode ver, o treinamento para usuários de TI ajuda a resolver uma série de problemas e gargalos. Então, confira algumas dicas que podem ajudar a realizar essa ação de forma eficiente. 

1- Faça um levantamento

Para que um treinamento para usuários de TI aconteça de maneira eficiente é necessário, antes de tudo, fazer um levantamento dos principais problemas da empresa referente ao uso das ferramentas.  Para isso, você pode começar fazendo alguns questionamentos:

• Qual assunto gera mais chamados ao suporte?
• O que os colaboradores julgam ser difícil de fazer ou entender na ferramenta?
• Como os usuários utilizam a plataforma?
• Qual o fluxo de trabalho?
• Existe algum recurso do sistema que está sendo mal utilizado?

Esse levantamento pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso do treinamento. Respondendo essas perguntas,  será possível criar uma ação mais assertiva e focada nos problemas reais que as equipes enfrentam. Assim, você será capaz de otimizar mais o trabalho da TI. 

2- Entenda o usuário

Preocupe-se em checar qual a familiaridade dos usuários com o dialeto do TI, qual o grau de conhecimento sobre a ferramenta em questão, assim como o nível hierárquico deles. Afinal, nem sempre as páginas e seções que o gestor utiliza, são as mesmas de sua equipe. 

Neste contexto, se possível, procure separar e criar treinamentos para usuários de diferentes níveis. Isso torna a ação mais acessível e quebra qualquer barreira que possa existir entre o usuário e a disposição para utilizar a ferramenta. 

Tenha sempre em mente que o objetivo é ensinar a todos a usufruir das possibilidades da ferramenta e, para isso, é fundamental que o usuário entenda perfeitamente o que é dito e mostrado. 

3- Divida o treinamento

Não dá pra chegar de cara e mostrar tudo o que a ferramenta faz. O objetivo é: treinar o colaborador sobre o uso, funcionalidades, fragilidades e vantagens da ferramenta. Tendo isso em mente, divida esse objetivo final em microobjetivos. Ou seja, separe o treinamento em partes, para que a cada encontro o usuário saia com um aprendizado novo. 

Além disso, um treinamento longo e cheio de temas, torna o aprendizado mais lento e difícil. Afinal, o cérebro de um ser humano só consegue se manter realmente focado, por no máximo 90 minutos. Ou seja, nada de treinamentos extensos. 

4-  Estabeleça um objetivo

Agora que você já realizou o levantamento, entendeu a linguagem do seu público alvo e dividiu o treinamento em partes, é hora de estabelecer alguns objetivos específicos que você deseja alcançar.

Lembre-se que esses objetivos devem ser bem específicos e estabelecidos sempre partindo do levantamento que fez no primeiro tópico, para que você consiga mensurar os resultados do treinamento ao final.

Por exemplo, se um dos seus objetivos é diminuir a abertura de chamados e aumentar a produtividade dos usuários, elabore-o de forma clara e específica, mais ou menos assim:

Objetivo 01: diminuir a abertura de chamados das equipes em 50% no período de 3 meses.

Um outro objetivo poderia ser:

Objetivo 02: Tornar as equipes 30% mais produtivas no período de 6 meses.

Quando for estabelecer os objetivos do treinamento para usuários de TI, lembre-se de pensar de forma racional, colocando metas que possam ser alcançadas. Até porque, ninguém vira um especialista da noite para o dia. 

5- Defina como será realizado

É necessário pensar como será a execução do treinamento e a forma mais fácil de realizá-los de acordo com a realidade, disponibilidade e necessidades da empresa.

Por exemplo, você pode escolher se vai ministrar o treinamento de forma presencial ou a distância, utilizando a internet, vídeos e outras tecnologias. Além disso, é importante pensar se existe um espaço específico no próprio local de trabalho e se é possível utilizá-lo neste momento. 

Outro fator que deve ser pensado é na criação de um material para auxiliar no treinamento, como uma apresentação em powerpoint, um vídeo tutorial ou um script simples de seguir e que não deixará os usuários perdidos durante o treinamento. 

Dessa forma, o que quero dizer aqui é: prepare-se para o treinamento. Pense em tudo, até nos mínimos detalhes, afinal, o sucesso dessa ação beneficiará a empresa como um todo, porém, principalmente os profissionais de TI e suporte. 

6- Documente

Por fim, não esqueça de documentar cada etapa do treinamento. Você pode criar um arquivo com as principais questões e como resolvê-las. Uma boa dica também é criar um POP ( (Procedimento Operacional Padrão) ou um guia com os pontos mais relevantes acerca do uso da ferramenta, de modo a orientar os usuários para o melhor uso possível. 

Os profissionais podem escrever os tópicos fundamentais dos sistemas e dispor tudo isso em páginas com links para facilitar o acesso. Desse modo, os colaboradores podem executar um auto atendimento sempre que houver alguma dúvida, como em um FAQ .

Para tornar esse documento ainda mais assertivo é preciso se comprometer a atualizá-lo com frequência. Sempre que uma atualização for feita ou qualquer nova funcionalidade for inserida, adicione ao documento. Isso ajudará a tornar o processo de aprendizagem mais eficiente. Isso reduzirá a procura pelo TI,  aumentando assim a autonomia e produtividade do colaborador. 

Agora é colocar em prática

Espero que as dicas mencionadas neste artigo tenham te ajudado a entender as vantagens de treinar seus colaboradores sobre as ferramentas que utilizam. 

Vale dizer que os treinamentos para usuários de TI são super necessários para otimizar o uso de uma ferramenta. No entanto, ao escolher um sistema para sua empresa, opte pela combinação: poder e simplicidade. Ou seja, escolha uma plataforma que supra as necessidades do negócio com uma usabilidade intuitiva e fluida, ou seja: totalmente user-friendly. Além disso, opte por fornecedores que tenham um bom time de Sucesso de Cliente, capaz de prestar treinamentos e suporte eficientes para sua empresa, tornando, desta forma, braço direito do seu time de TI. Fica a dica!