Workflow: o que é e como utilizá-lo para potencializar seu negócio

Workflow é um termo que, em português, significa fluxo de trabalho. E como o próprio nome indica, é um método de organização que busca compreender e aplicar processos e rotinas laborais, desde o setor administrativo até o atendimento do pós-venda com o cliente.

Por se tratar de uma estratégia importante nos processos de gestão de processos (BPM), o workflow tem sido largamente utilizado no ambiente corporativo que se preocupa com a otimização de custos, do tempo e da produção.

Mas entre a iniciativa e a execução costuma haver um grande gargalo na maioria das empresas, por isso, preparamos este conteúdo exclusivo para explicar em detalhes o que é workflow, como aplicá-lo no dia a dia e quais as principais vantagens do método. Acompanhe conosco e boa leitura!

Detalhando o workflow e suas funcionalidades

Sempre que falamos de processos de negócios e ferramentas que atuam em sua melhoria esbarramos nesse termo, mas é sempre bom conceituar para ajudar aqueles que ainda têm dúvidas.

Por isso, definiremos aqui o workflow como uma sequência de atividades realizadas por diferentes pessoas para alcançar uma meta de negócio, seja ela uma decisão, informação, produto ou serviço. E se ao ler isto, você imaginou aqueles gráficos que relacionam tarefas com responsáveis e fluxos, você aprendeu o primeiro conceito.

Contudo, as melhores práticas no uso do workflow possuem especificidades mais aprofundadas, como por exemplo, notações de BPMN. 

De fato, mesmo que todos os processos de uma empresa não estejam documentados, os fluxos de trabalho existem a partir do momento em que há uma relação de atividades interdependentes, ou seja, os processos.

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Principais componentes de um workflow

São 4 os componentes básicos que todo workflow precisa para sua implementação e continuidade. Eles são divididos em:

Responsáveis | Indica as pessoas encarregadas de realizar tarefas específicas, considerando a importância do nível de automação e o envolvimento do trabalho humano;

Recursos ou insumos | É todo o material necessário para que aconteça a execução de uma tarefa via workflow. Ou seja, eles podem ser o software, documentos ou informações primordiais para o resultado esperado;

Passos predefinidos | É todo o conjunto de atividades que precisam ser realizadas para completar determinada tarefa de modo ágil e eficiente;

Condições | Por fim, as condições são regras criadas a partir de um esquema, onde se decide o próximo passo para um fluxo específico.

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Diferentes tipos de workflow e como eles se adequam ao seu negócio

De modo geral, existem 3 tipos de workflows básicos:

Workflow sequencial | Refere-se ao modelo em que as etapas dependem da conclusão da atividade anterior para que tenham prosseguimento. Ou seja, usam o modelo em que se exige determinada ação para que a seguinte possa acontecer;

Workflow com base em eventos | Também conhecido por “state machine workflow”, esse tipo ocorre de modo mais complexo, uma vez que pode ter pontos de retorno aos passos anteriores. Em resumo, não é necessário que haja uma ordem específica a ser executada, porém há a importância de que os eventos aconteçam. Geralmente eles são bastante utilizados em processos que precisam de informações complementares;

Rules-driven workflow | Em português, significa um workflow baseado em regras condicionais. Em outras palavras, são estas regras que determinam o progresso do fluxo de trabalho, criando assim uma sequência de acordo com cada especificação.

Tudo é processo, inclusive aqueles que não usam o workflow

Após compreender que há uma sequência de ações ordenadas de forma lógica dentro de uma empresa, precisamos avaliar onde uma informação, documento ou tarefa passa de um colaborador para o outro até ser finalizada. Ou seja, quais são as regras que ela obedece para acontecer. Em suma, essa é a forma de conhecer os processos da sua empresa. 

E eles sempre estarão totalmente relacionados ao sucesso do seu negócio, o que torna tão importante mapear e otimizar os seus workflows. Quem dera todas as empresas pensassem em seus processos desde o começo, enquanto suas operações administrativas ainda são pequenas e suportadas por planilhas, e-mails e pastas. Se assim fosse, conforme os processos fossem evoluindo, não aconteceriam tantos problemas relacionados à falta de controle, despadronização e falhas humanas.

Mapear seus workflows é um passo essencial para torná-los mais eficientes, o segundo passo é usar tecnologia para automatizar etapas e ganhar produtividade.

Saiba mais | Soluções Holmes para o setor de Compras

Principais vantagens em automatizar cada workflow empresarial

A melhor forma de ter processos mais eficientes é fazendo uma gestão estratégica dos fluxos de trabalho, e aproveitar a tecnologia para automatizar e otimizar cada vez mais a sua operação.

 Através da automatização de workflows é possível:

• Acompanhar o status de cada etapa do processo;
• Encontrar oportunidades de melhoria;
• Identificar gargalos;
• Aumentar o engajamento das equipes;
• Facilitar e promover uma comunicação mais assertiva entre os participantes;
• Entender como a organização funciona no dia a dia;
• Automatizar tarefas repetitivas de baixo valor agregado;
• Facilitar o trabalho e liberar mais tempo para que as pessoas se dediquem a atividades de alto valor;
• Melhorar a gestão e produtividade das equipes;
• Padronizar a forma como os colaboradores trabalham.

A partir desta lista, é possível determinar que a automação de fluxos de trabalho melhora a organização, controle e produtividade das empresas. Mas para isso, é preciso usar boas ferramentas de workflow (para automação) que sejam capazes de automatizar regras de negócios, desde as simples às mais complexas, para que o andamento dos processos dependa cada vez menos das pessoas.

Quanto mais flexível for a ferramenta, mais aplicações ela terá. O Holmes, por exemplo, é extremamente versátil, por isso, ele é capaz de atender diferentes processos, sem dificultar muito a implantação, graças aos seus recursos no/low-code. 

Saiba mais | Quero agendar uma demonstração

Workflow vs BPMN

Se citamos anteriormente o BPMN, o termo merece também um destaque neste conteúdo, já que há uma relação direta com o workflow.

Em resumo, BPMN (business process notation) é um conjunto de elementos relacionados à disciplina de gestão de processos (BPM) e especialmente desenvolvidos para documentar e representar fluxos de trabalho. Serve para padronizar a forma como os fluxos são desenhados, garantindo que outros profissionais possam compreender a documentação dos processos.

Existem outras formas de desenhar workflows, com fluxogramas, por exemplo. Mas a notação BPMN é a mais conhecida e utilizada no mundo.

Automatização de um workflow na prática: conheça um case de sucesso!

Para sair do campo teórico e mostrar, na prática, como funciona a automatização de processos de workflows, apresentaremos a seguir um case de sucesso no setor de concessionárias, obtido através do uso da  ferramenta BPMS do Holmes. Veja o que ela pode fazer em uma empresa desse segmento no vídeo a seguir.

A transformação digital dos seus processos começa com a compreensão dos seus workflows

Os workflows são parte de algo maior. E como observamos neste conteúdo, existe um conjunto de recursos e metodologias de gestão, como o BPM, que podem te ajudar a expandir o potencial dos seus processos.

Por isso, se você chegou até aqui, acreditamos que já passou pela sua cabeça usar a tecnologia para melhorar seus processos, não é mesmo? E se dissermos que você pode fazer isso de uma forma simples, com uma ferramenta que é mais fácil de implementar do que um BPMS tradicional e mais poderosa do que um sistema baseado em Kanban? Você gostaria de conhecer? 

Caso a resposta seja SIM vou deixar aqui embaixo o link de um artigo onde apresentamos a nossa solução para melhoria de processos de negócios, o Holmes! Com certeza você vai gostar de conhecer!

Conheça o Holmes | A ferramenta de gestão de processos mais completa e versátil do mercado

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