Integração de sistemas: entenda a importância e como fazer!

Como promover integração de sistemas de forma saudável? Já pensou nisso? Toda empresa é um organismo vivo. A pergunta é, sua empresa possui um corpo uniforme, ou ela está mais para um Frankenstein?

O matemático e empresário britânico, Clive Humby, disse certa vez que dados são o novo petróleo. As empresas que mais crescem são as que melhor tratam seus dados. Segundo apontamento do TNS Research, organizações que investem, por exemplo, em Big data tendem a crescer até 53% a mais em relação às que não investem. Mas é como diz o ditado: precisamos primeiro aprender a andar, para depois correr! 

Silos entre sistemas ainda são uma das causas mais comuns de tratativa ineficiente de dados nas empresas. Por isso, no artigo de hoje eu quero te mostrar a importância das integrações para cuidar dos dados do seu negócio durante os processos, e também quero deixar uma ideia de integração entre sistemas que pode te ajudar a alcançar o próximo nível de maturidade nos seus processos.

O que é integração de sistemas? 

Integrar sistemas é basicamente unificar diferentes softwares para consolidar a troca de informações entre eles. Isso pode ser feito de algumas formas: através da incorporação do banco de dados, do compartilhamento eletrônico das informações ou de API.

  Geralmente, empresas usam diferentes sistemas que, muitas vezes, funcionam perfeitamente sozinhos, mas em conjunto parecem não se conversar. Se você já teve que baixar uma informação de um software para digitar novamente no outro sabe do que eu estou falando.

Essas barreiras podem ser chamadas de silos nos sistemas. Silos são, na sua origem, cilindros isolados onde certos alimentos são tratados individualmente. No meio empresarial chamamos de silo qualquer área ou sistema que atua sozinha, de forma centralizadora. 

A integração de sistemas busca romper essas barreiras, mas nem sempre só integrar é o suficiente. Muitos sistemas conseguem tratar dados nativos muito bem, mas quando recebem os dados de outros sistemas, não oferecem a mesma eficácia.

 Para evitar esse tipo de situação, é necessário analisar como os dados não nativos serão tratados dentro de cada sistema receptor. Esse detalhe muitas vezes é esquecido, mas tem se mostrado muito importante. Sem isso as integrações, muitas vezes, podem ser inúteis. 

É sempre necessário integrar sistemas?

Quando os dados são usados em etapas dos processos que percorrem diferentes softwares, a integração pode ser uma importante aliada para aumentar a produtividade das pessoas do time, além de otimizar os processos. Mas isso não é mandatório. Para identificar essa necessidade é importante analisar como os diferentes aplicativos se relacionam.

Um exemplo de caso em que a integração pode ser interessante é a união do ERP com o BPMS. Os ERPs, geralmente, são os sistemas centrais de gerenciamento de informações em uma empresa, mas como todo sistema ele não resolve todos os problemas do dia a dia. E a verdade é que não tem que resolver tudo mesmo. 

Existem muitas plataformas no mercado, algumas mais completas que outras. Quando o ERP deixa brechas no processo, muitas vezes, é possível contratar um módulo à parte, ou apelar para uma customização. Mas essas opções podem ser muito caras. 

Nesse sentido, integrar, por exemplo, um BPMS, para ajudar a orquestrar as ações do dia a dia que utilizam os dados presentes no ERP, como por exemplo criar um fluxo para aprovar um pagamento ou enviar uma nota fiscal para triagem, pode ser uma opção mais vantajosa. 

Veja que, nesse caso, estamos falando da integração de um sistema que possui uma abordagem mais gerencial com um que tem o objetivo de oferecer controle dos processos operacionais. 

Para saber se faz sentido ou não para o seu negócio, é necessário analisar principalmente como os dados se relacionam. Um mapeamento de processos pode ser bem-vindo nesse sentido.

Leia mais: Sistema ERP – Como turbinar a sua solução, sem torná-la muito cara!

Como integrar sistemas?

A forma automatizada mais comum é via API. A API, da sigla “Application Programming Interface” é um conjunto de padrões que permite que aplicativos se comuniquem entre si.

Existem vários tipos de API, mas de um modo geral podemos dizer que uma API é como um delivery. Por exemplo: um sistema integrado a outro requisita informações, é a API quem as busca dentro do sistema nativo para fornecer ao software solicitante. 

Não é difícil compreender, mas para colocar em prática é necessário algum nível de conhecimentos técnicos, o que mostra que esse tema não é assim tão simples quanto parece. 

Porém, é possível sim que pessoas não técnicas consigam integrar sistemas de forma muito eficiente, graças a serviços como o Zapier, que viabiliza a comunicação entre sistemas de forma muito simples tornando possível a automatização de diversos tipos de tarefas. 

O que o Zapier faz é basicamente relacionar uma ação a uma reação através de um gatilho, isso é chamado de trigger. No site do Zapier você consegue entender melhor e conhecer todas as opções de integração.

Holmes tem API pronta e também possui integração com o Zapier

Agora que você já sabe como integrar sistemas, já posso me despedir, mas antes vale lembrar que no Holmes temos tanto a API pronta para integração como também somos integrados com o Zapier. Assim, são mais de 3000 opções de aplicativos para integrar sem dificuldade. 

Se você se interessou pelo exemplo da integração do ERP com BPMS, com certeza vai gostar de conhecer a nossa solução. Eu vou deixar aqui embaixo o link do período de testes para você usar o Holmes gratuitamente durante 15 dias. Espero que goste!