por Wendel Soares em 29/01/2024
Saber como otimizar processos no Departamento pessoal costuma exercer um papel significativo dentro das empresas. Afinal, quanto mais ágil, eficiente e econômica a gestão de pessoas for, maior será o impacto positivo nas finanças e na produção, não é mesmo?
Contudo, pensar em uma metodologia que automatize as atividades e consiga ter uma estruturação contínua e eficaz pode não ser uma tarefa muito fácil. Principalmente porque isso depende de um planejamento minucioso de todo o trabalho interno.
Por isso, o Holmes preparou esse conteúdo que vai trazer dicas sobre como otimizar processos no Departamento Pessoal a partir do uso de uma ferramenta BPMS. Confira conosco e boa leitura!
Afinal, o que é otimização de processos no Departamento pessoal?
A organização e centralização de um fluxo de trabalho precisa, para acontecer, considerar as diversas demandas e tarefas de responsabilidade do Departamento pessoal. Em resumo, é necessário para se otimizar processos no setor, que a equipe consiga ter procedimentos padronizados, convergentes em uma única plataforma e que permita a gestão de documentos sem precisar lidar com papéis, e-mails ou diversos sistemas.
Além disso, é necessário que se possa criar relatórios e acompanhar continuamente desde processos seletivos até a disponibilização de benefícios, solicitações e assinaturas eletrônicas.
Sendo assim, é possível afirmar que saber como otimizar processos no Departamento pessoal é criar mecanismos para que eles aconteçam sem erros, com agilidade e de modo coordenado.
Dicas essenciais para otimizar processos no Departamento Pessoal
Ainda que cada empresa – a depender do seu segmento ou porte – possuam características únicas e demandas específicas, há ferramentas e recursos capazes de otimizar processos no Departamento pessoal de modo amplo. A seguir, elencamos as principais dicas para que isso aconteça. Continue a leitura.
1 | Processos de admissão automatizado
É impossível não iniciar as dicas sobre como otimizar processos no Departamento pessoal sem pensar no primeiro contato do possível colaborador com a empresa. Ou seja, a admissão de um funcionário é o primeiro processo que pode utilizar de uma ferramenta BPMS para automatizar tarefas repetitivas, reduzir erros e agilizar o fluxo de trabalho.
Na prática, isso pode funcionar da seguinte forma: o sistema personalizado para a tarefa consegue organizar e centralizar o banco de dados com informações das etapas do processo de admissão, observações acerca do candidato, monitoramento de feedbacks, dentre outros.
Além disso, após a admissão de um profissional, ele consegue enviar automaticamente e-mails de boas-vindas, gerar contratos de trabalho com base em modelos pré-definidos, coletar e armazenar documentos necessários para a admissão, como cópias de identidade e currículos, e até mesmo integrar-se a sistemas de RH para atualizar informações de funcionários.
2 | Solicitações e aprovações centralizadas
Outra dica para empresas que buscam otimizar processos no Departamento pessoal é criar regras a partir do uso de uma ferramenta BPMS. Dessa forma, fica mais fácil gerir todo o histórico profissional do colaborador durante seu vínculo empregatício.
Em outras palavras, o sistema é capaz de centralizar as solicitações de abertura de vagas, entrada de férias, movimentação salarial e mudança ou pedido de benefício. Além disso, torna-se possível alterar dados do cadastro ou quaisquer outras demandas de responsabilidade do RH.
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3 | Gestão online de documentos
Para otimizar processos no Departamento pessoal, é essencial que a empresa consiga ter documentos digitais armazenados na nuvem. Afinal, a medida possibilita uma consulta rápida de qualquer lugar, além de oferecer recursos de compartilhamento e atualização de arquivos sempre que for necessário.
Em outras palavras, o ideal é conseguir se livrar de pastas e arquivos físicos, que ocupam espaço, geram custo alto de armazenamento e demandam tempo para busca e acesso. Com o uso do BPMS, estas e outras vantagens ficam disponíveis para que o Departamento pessoal trabalhe de forma otimizada e centralize com segurança toda a documentação da empresa.
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4 | Assinatura eletrônica: utilize-a para otimizar processos no Departamento pessoal
Qualquer DP que não possui otimização em seus processos já passou pelo seguinte problema: o atraso ou demora na assinatura de documentos e o atraso em prosseguir com determinada atividade devido a isso.
Mas o uso de assinaturas tradicionais só acontece se a sua empresa não tiver uma ferramenta BPMS com integração de assinatura eletrônica. Afinal, esse recurso permite que se crie fluxos para gestão de documentos do RH e os tenha salvos automaticamente na nuvem.
Por exemplo, se a continuidade do processo exige que um colaborador, fornecedor ou prestador de serviços tome ciência de um contrato. Neste caso, ele pode realizar a assinatura eletrônica via PC ou qualquer outro dispositivo eletrônico e dar continuidade a qualquer momento e de qualquer lugar.
5| Integração multissetorial e de sistemas
Ampliando o conceito de otimizar processos no Departamento pessoal e abrangendo outros setores da empresa, o uso do BPMS é capaz de oferecer um sistema integrado e com diferentes níveis de acesso para todas as equipes que precisam participar de determinada tarefa.
Por exemplo, imagine que o pedido de um reembolso de viagem precise da assinatura do gestor, aprovação do RH e, posteriormente, liberação dos recursos pelo setor financeiro. No fluxo tradicional, ele terá encaminhamento diversas vezes até sua conclusão.
Contudo, se houver otimização do fluxo, todos poderão acompanhar as etapas, pontuar informações faltantes, anexar documentos e agilizar o processo de maneira convergente.
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6 | Garantia de uma comunicação assertiva
Por fim, a comunicação entre departamentos se beneficia com o uso do BPMS para otimizar processos no Departamento pessoal ao tê-lo como aliado na centralização de informações da empresa. Em outras palavras, é possível garantir que um comunicado, aviso ou procedimento padrão para executar uma determinada tarefa não sofra por falha de comunicação.
Dessa forma a empresa garante uma comunicação assertiva, centralizada e com acesso em tempo real de todos os colaboradores. Além disso, também fortalece a cultura organizacional, uma vez que todos os colaboradores poderão estar alinhados às diretrizes gerais da instituição.
7 | Otimizar processos no Departamento pessoal exige escalabilidade
Por fim, não dá para falar sobre otimizar processos no DP sem considerar que as regras, diretrizes e legislações vigentes podem sofrer alteração o tempo todo. E também que, ao monitorar os processos, é possível que se detectem práticas pouco eficientes ou que exigem alterações até que se consiga extrair maior eficiência delas.
Sendo assim, usar uma ferramenta BPMS para tal fim é uma solução inteligente, já que ela utiliza de recursos clean code e permite escalabilidade sempre que for necessário. E o melhor: isso não impacta o fluxo de produção, uma vez que é possível modificá-la sem a necessidade de pausar as atividades.
Conheça o Holmes e tenha processos mais otimizados no Departamento pessoal da sua empresa!
Após compreender o como otimizar processos no Departamento pessoal e como uma ferramenta BPMS pode tornar seu trabalho muito mais otimizado e eficaz, que tal conhecer a melhor opção para o sua empresa ou organização?
Com o Holmes, você terá uma ferramenta em que você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos e ter rastreabilidade para suas atividades. Além disso, ele permite que você consiga assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online. E claro, ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar solicitações.
E o melhor: nossa ferramenta não exige conhecimentos avançados sobre programação e oferece soluções personalizadas para o seu negócio.
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