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Matriz RICE: veja como usá-la para priorizar processos gerenciais

4 dezembro, 2023 10 min de leitura Autor: Wendel Soares

O uso da matriz RICE é capaz de oferecer informações que irão orientar para a priorização de processos mais urgentes. Entenda como usá-la.

A matriz RICE tem grande utilização no ambiente corporativo como ferramenta analítica e eficiente para orientar os gestores na priorização de processos. Ou seja, ela atua diretamente a fim de assegurar decisões mais efetivas a partir do embasamento por dados.

Além disso, ela é capaz de otimizar a produtividade da equipe, uma vez que pode direcionar a energia dos diferentes processos de modo resolutivo e conjunto. Dessa forma, facilita para que a empresa saiba por onde iniciar os projetos propostos e consiga focar nos pontos prioritários para a produção.

Por isso, o Holmes preparou esse conteúdo exclusivo que irá explicar sobre a matriz RICE, o que ela significa e de que forma utilizá-la de maneira eficaz. Também iremos pontuar sua relação com o uso de uma ferramenta BPMS  para obter melhores resultados. Confira conosco e boa leitura!

O que é a matriz RICE e como ela surgiu?

A matriz RICE é uma matriz de priorização de tarefas, processos ou projetos que utiliza da análise de 4 elementos para criar uma ordem de execução e elencar as etapas principais das atividades dentro de uma empresa.

De modo geral, ela serve para responder de modo objetivo a uma pergunta que costuma estar presente na mente de qualquer gestor: “por onde começar?”. 

Ela teve popularização pelo empreendedor e especialista em crescimento de startups Sean Ellis, que buscou uma forma de identificar e priorizar atividades de modo a gerar maior resultados com o menor esforço possível.

Critérios da matriz RICE

Como observamos, a matriz RICE propõe a criação de um ponto de vista analítico que considere uma perspectiva mais ampla. Além disso, ela pode evitar que a priorização de tarefas aconteça de modo intuitivo, o que garante maior efetividade. Para isso, utiliza-se dos elementos Reach (alcance), Impact (Impacto), Confidence (Confiança) e Effort (Esforço), dos quais iremos discorrer a seguir. Continue a leitura.

1 | Reach (Alcance)

O critério de alcance na matriz RICE avalia a quantidade de pessoas ou usuários que serão afetados pelo projeto. Em resumo, ele mede a extensão do impacto potencial do projeto ou atividade em termos de alcance de público.

Quanto maior o número de pessoas alcançadas, maior será a pontuação atribuída a esse critério. Por exemplo, se um projeto tem o potencial de atingir milhares de usuários, ele receberá uma pontuação alta no critério de alcance.

2 | Impact (Impacto)

Por sua vez, o critério de impacto avalia o efeito que o projeto terá nas pessoas ou no negócio. Ele mede a magnitude das mudanças ou benefícios que o projeto pode trazer. Projetos com um impacto significativo receberão uma pontuação alta nesse critério. Por exemplo, se um projeto tem o potencial de aumentar as vendas em uma porcentagem significativa ou melhorar a experiência do usuário de forma significativa, ele receberá uma pontuação alta no critério de impacto.

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3 | Confidence (Confiança)

O critério de confiança avalia o nível de confiança que você tem de que o projeto será bem-sucedido. Para isso, ele leva em consideração fatores como a disponibilidade de recursos, a expertise da equipe, a viabilidade técnica e outros aspectos relevantes para a execução do projeto.

De modo geral, quanto maior a confiança de que o projeto será bem-sucedido, maior será a pontuação atribuída a esse critério. Por exemplo, se um projeto possui uma equipe experiente, recursos adequados e um plano sólido, ele receberá uma pontuação alta no critério de confiança.

Uma dica aqui é usar uma tabela de porcentagem, da seguinte forma:

100% alta confiança;

80% média confiança;

50% baixa confiança.

Lembre-se que, caso os dados apontem para um valor inferior a 50% de confiança, significa que o processo, projeto ou atividade tem alto risco, independentemente do seu impacto.

Matriz RICE e a priorização em processos

4 | Effort (Esforço)

Por último, o critério de esforço avalia a quantidade de recursos, tempo e esforço necessários para concluir o projeto. Sendo assim, ele mede a complexidade e a dificuldade envolvidas na execução do projeto.

Projetos que exigem menos esforço receberão uma pontuação alta nesse critério. Por exemplo, se um projeto ou atividade pode ser concluído rapidamente com recursos mínimos, ele receberá uma pontuação alta no critério de esforço.

Aqui, é possível estimar os esforços a partir de sua complexidade e da realidade técnica da empresa. Sendo assim, caso um processo precise de 3 pessoas para um trabalho de uma semana, sua pontuação seria 3 pessoas/semana, por exemplo. Em outro caso, se a necessidade for o dobro, ele teria 6 pessoas/semana.

Em resumo, será possível enxergar a complexidade pela quantidade de esforço que será dispensado para a execução da atividade ou processo.

Pontos de atenção antes de optar pelo uso da matriz RICE

Assim como acontece com outras ferramentas como a matriz GUT, SWOT ou demais recursos de processo de gestão de negócios, é importante avaliar a expectativa e especificidades do projeto, atividade ou processo a se avaliar.

Afinal, há questões que envolvem uma continuidade de tarefas onde não é possível determinar prioridade na execução. Por exemplo, em cadeias produtivas em que uma etapa depende diretamente da execução da fase anterior.

Sendo assim, o ideal é utilizar a matriz RICE em questões que envolvem a implementação de processos, atividades ou projetos que permitam a priorização. Para os demais casos, recomendamos buscar ferramentas alternativas e que sejam capazes de monitorar ou planejar a otimização dos processos.

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Exemplo de aplicação prática da matriz RICE

Primeiramente, aplicar a matriz RICE exige que o gestor consiga reunir as ideias e propostas de diferentes setores a fim de se responder cada um dos critérios da ferramenta. Um modo simples de realizar este procedimento é conseguir ter em mente as respostas para as seguintes questões:

Alcance | Quantas pessoas o projeto vai atingir em determinado tempo?

Impacto | Qual será o impacto de cada uma dessas pessoas atingidas?

Confiança | O quão confiante você está sobre as estimativas?

Esforço | Quantas pessoas-semana custará?

Fórmula

Em seguida, é necessário usar a seguinte fórmula:

Alcance X Impacto X Confiança / Esforço = Pontuação final da matriz RICE

No critério sobre impacto, uma forma simples de mensurá-lo é criar uma escola entre 0,25 e 3, sendo:

0,25 = impacto mínimo;

0,50 = impacto baixo;

1 = impacto médio;

2 = impacto alto;

3 = impacto muito alto.

Dados similares também podem ter aplicação para os demais critérios da matriz RICE, desde que se avalie de modo igual todos os processos, projetos e/ou atividades que se relacionam a esta avaliação.

Matriz RICE e a priorização em processos

Uso da RICE deve se relacionar a outros fatores

Outro ponto essencial no uso da matriz RICE é que ela é uma ferramenta flexível e pode ser adaptada de acordo com suas necessidades e contexto específico. Em outras palavras, você pode ajustar os critérios de pontuação, adicionar critérios adicionais ou personalizar a escala de pontuação de acordo com as características e prioridades da sua organização.

Além disso, é importante usá-la em conjunto com uma análise abrangente e considerando todos os aspectos relevantes de cada projeto.

Benefícios do uso de uma ferramenta BPMS para criar a matriz RICE

Uma ferramenta BPMS (Business Process Management Suite) pode contribuir significativamente no uso da matriz RICE, fornecendo suporte e automação para o processo de avaliação e priorização de projetos. Aqui estão algumas maneiras pelas quais uma ferramenta BPMS pode ajudar.

1 | Coleta de dados

Uma ferramenta BPMS pode facilitar a coleta de dados necessários para avaliar os critérios da matriz RICE. Ou seja, ela pode fornecer formulários eletrônicos ou interfaces personalizadas para que os usuários insiram as informações relevantes sobre cada projeto. De modo geral, isso ajuda a garantir que todos os dados necessários sejam coletados de forma consistente e organizada.

2 | Cálculo automático de pontuações

Com base nos dados inseridos, uma ferramenta BPMS pode realizar cálculos automáticos para atribuir pontuações a cada critério da matriz RICE. Isso elimina a necessidade de cálculos manuais e reduz erros humanos.

Além disso, a ferramenta pode aplicar a escala de pontuação definida e gerar as pontuações totais para cada projeto de forma rápida e precisa.

3 | Visualização e comparação de projetos

Uma ferramenta BPMS pode apresentar os resultados da matriz RICE de forma visual e intuitiva. Afinal, ela pode gerar gráficos, tabelas ou relatórios que mostram as pontuações individuais de cada critério e a pontuação total de cada projeto, o que facilita a comparação entre os projetos e a identificação dos mais prioritários.

4 | Fluxo de trabalho e colaboração via matriz RICE

Outro ponto favorável é que uma ferramenta BPMS pode oferecer recursos de fluxo de trabalho e colaboração. Dessa forma, ela permite que os usuários revisem, comentem e aprovem os projetos avaliados. Ela pode facilitar a comunicação entre os membros da equipe, permitindo que eles discutam e tomem decisões conjuntas com base nos resultados da matriz RICE.

5 | Acompanhamento e atualização

Por fim, uma ferramenta BPMS pode ajudar no acompanhamento contínuo dos projetos e na atualização das pontuações da matriz RICE à medida que novas informações se tornam disponíveis. Isso porque ela pode enviar lembretes, notificações ou alertas para garantir que os projetos sejam revisados regularmente e que as pontuações sejam atualizadas conforme necessário.

Tenha análises completas com o Holmes!

Após entender tudo que envolve o uso da matriz RICE e como uma ferramenta BPMS pode facilitar a implementação desta metodologia, que tal conhecer a melhor opção para a sua empresa?

 Por isso, convidamos você a utilizar o Holmes, uma ferramenta em que você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos e ter rastreabilidade para suas atividades.

Além disso, ele permite que você consiga assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar 

solicitações. Em resumo, você poderá contar com todos os recursos que impedirão os principais gargalos do processo e otimização dos seus resultados. E o melhor: nossa ferramenta não exige conhecimentos avançados sobre programação e oferece soluções personalizadas para o seu negócio.

Entre em contato conosco e agende gratuitamente uma demonstração com um de nossos especialistas. Para outros conteúdos como este, continue conosco no Blog do Holmes.

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