6 melhores ferramentas para mapeamento de processos e como escolher dentre elas

A escolha das ferramentas para mapeamento de processos é uma etapa fundamental no gerenciamento dos processos de negócio. Afinal, decidir por qual usar vai influenciar a eficiência de toda a gestão das atividades de uma empresa.

Além disso, um bom mapeamento do seu negócio é capaz de transformar o ambiente empresarial, seja pela otimização das tarefas quanto pela criação de uma cultura moderna e eficaz.

Por isso, o Holmes preparou esse conteúdo exclusivo que vai abordar as melhores ferramentas para mapeamento de processos e explicar como cada um pode se adequar aos diferentes tipos de empresa. Confira conosco e boa leitura!

Relembrando o que é mapeamento de processos

Anteriormente, aqui no Blog, explicamos o que é o mapeamento de processos de negócio. Em resumo, ele consiste em um procedimento que busca identificar, documentar e visualizar todas as etapas, atividades, interações e fluxos de um determinado processo dentro de uma organização.

Ou seja, ele tem como objetivo principal compreender de forma clara e detalhada como as atividades são realizadas, quem as executa, quais são as entradas e saídas, e como os diferentes elementos do processo se relacionam.

Por isso, podemos afirmar que o mapeamento de processos é fundamental para uma gestão eficiente e bem-sucedida das operações de uma organização. Isso porque ele permite uma compreensão profunda dos procedimentos existentes.

Com base nessa compreensão, é possível identificar pontos de melhoria, eliminar gargalos de processo, simplificar fluxos de trabalho, aumentar a produtividade e a qualidade, reduzir custos e melhorar a experiência dos clientes.

O mapeamento de processos, na prática

Um exemplo prático de mapeamento de processos pode ser o processo de atendimento ao cliente em um banco. Nesse caso, o mapeamento envolveria a identificação de todas as etapas do processo. Por exemplo, desde o momento em que o cliente entra em contato com o banco, passando pela análise das necessidades do cliente, fornecimento de informações, encaminhamento para os departamentos responsáveis, registro de dados, análise de crédito, até o fechamento do atendimento.

Ao mapear esse processo, seria possível identificar oportunidades de automação. Além disso, simplificar as etapas, reduzir o retrabalho e melhorar a comunicação entre os envolvidos. Dessa forma, a prática resultaria em um atendimento mais eficiente e satisfatório para o cliente.

Mas como escolher as melhores ferramentas para mapeamento de processos?

Primeiramente, é importante explicar que, cada ferramenta pode suprir uma parte da necessidade da empresa. E, excetuando a ferramenta BPMS (falaremos mais dela ao longo do conteúdo), ela irá atender algum ponto específico da sua demanda.

Sendo assim, ao escolher uma ferramenta de mapeamento de processos, é importante considerar diversos fatores para encontrar a opção mais adequada para as necessidades da sua organização. Aqui estão algumas dicas para te ajudar nesse processo de seleção.

1. Compreenda suas necessidades

Antes de tudo, é importante entender quais são os seus objetivos e necessidades específicas em relação às ferramentas para mapeamento de processos. Em outras palavras, considere o tamanho da sua equipe, a complexidade dos processos, o nível de detalhamento necessário, a capacidade de colaboração, entre outros aspectos.

2. Analise a interface e a usabilidade

Outra dica é optar por uma ferramenta que tenha uma interface intuitiva e fácil de usar. Isso porque a usabilidade é fundamental, já que facilitará a criação e edição dos diagramas de processos. Então realize testes ou peça demonstrações antes de tomar uma decisão.

3. Verifique a disponibilidade de recursos nas ferramentas para mapeamento de processos

Analise quais recursos a ferramenta oferece. Por exemplo, algumas permitem a criação de diversos tipos de diagramas, integração com outras ferramentas, automação de processos, geração de relatórios, análise de dados, entre outros. Escolha aquela que ofereça os recursos necessários para as suas necessidades.

4. Considere a colaboração e compartilhamento

Se a sua equipe precisa colaborar e compartilhar informações durante o mapeamento de processos, verifique se a ferramenta oferece recursos adequados. Por exemplo, capacidade de edição em tempo real, controle de versões, comentários, compartilhamento fácil dos diagramas, entre outros.

5. Avalie a capacidade de integração

Verifique se a ferramenta pode ser integrada a outras soluções utilizadas pela sua organização, como sistemas de gestão, automação de fluxo de trabalho, armazenamento em nuvem, entre outros.

6. Considere o custo e escalabilidade

Não se esqueça de avaliar se o custo da ferramenta se encaixa no seu orçamento. Além disso, considere se ela é escalável, ou seja, se poderá ser utilizada conforme a sua organização cresce e tem novas demandas.

7. Pesquise opiniões e recomendações

Por último, procure avaliações e opiniões de usuários e especialistas sobre as ferramentas que você está considerando. Isso pode ajudar a ter uma ideia mais realista sobre suas vantagens e desvantagens.

7 ferramentas para mapeamentos de processos que você precisa conhecer

1 | Análise SWOT

A análise SWOT é uma ferramenta de gestão estratégica amplamente utilizada por organizações de todos os tipos e tamanhos. SWOT é um acrônimo para Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças).

Para isso, ela envolve a identificação e avaliação dos fatores internos e externos que podem impactar a estratégia ou desempenho de uma organização. Esses fatores são divididos em duas categorias principais: internos (forças e fraquezas) e externos (oportunidades e ameaças).

Forças (Strengths)

Refere-se às características internas positivas da organização que a diferenciam e geram vantagens competitivas. Isso pode incluir recursos financeiros sólidos, reputação forte, equipe qualificada, patentes ou tecnologias próprias, entre outros.

Fraquezas (Weaknesses)

São as características internas que colocam a organização em desvantagem em relação aos concorrentes. Ou seja, pode incluir falta de recursos, estrutura organizacional deficiente, baixa qualidade de produtos ou serviços, processos ineficientes, entre outros.

Oportunidades (Opportunities)

Representa os fatores externos positivos que podem ser aproveitados pela organização para seu crescimento e sucesso. Em resumo, isso pode incluir tendências de mercado favoráveis, mudanças nas leis ou regulamentações que beneficiam a organização, novas tecnologias, expansão para novos mercados, entre outros.

Ameaças (Threats)

Por fim, temos os fatores externos que podem prejudicar ou representar riscos para a organização. Isso pode incluir a concorrência acirrada, mudanças no comportamento do consumidor, flutuações econômicas, avanços tecnológicos de concorrentes, eventos naturais, entre outros.

Com base nos resultados da análise SWOT, a organização pode tomar decisões informadas sobre suas estratégias. Por exemplo, como desenvolver novos produtos, melhorar processos internos, investir em marketing, formar parcerias estratégicas ou expandir para novos mercados. 

Por esse motivo, ela é uma ferramenta versátil que pode ser aplicada em diferentes níveis da organização, desde uma análise global da empresa até uma análise específica de um departamento ou projeto.

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2 | Metodologia 5W2H

Por sua vez, a segunda opção na lista das ferramentas para mapeamento de processos é a Metodologia 5W2H. Em resumo, é uma ferramenta simples, porém eficaz, que ajuda a organizar e planejar a execução de tarefas ou projetos de forma clara e estruturada.

Além disso, o nome 5W2H é um acrônimo que representa as sete perguntas que essa metodologia busca responder: What (O quê), Why (Por que), Where (Onde), When (Quando), Who (Quem), How (Como) e How much (Quanto).

Cada pergunta desempenha um papel específico na definição das atividades e responsabilidades necessárias para atingir um objetivo, e juntas fornecem uma visão completa do plano de ação. A seguir, elencamos o significado de cada pergunta.

1. What (O que)

Refere-se à identificação clara e detalhada da tarefa, atividade ou objetivo a ser realizado. É uma descrição precisa e específica do que precisa ser feito.

2. Why (Por que)

Consiste em entender o propósito ou a razão por trás da realização dessa tarefa ou projeto. É importante ter clareza sobre as metas e os benefícios que serão obtidos.

3. Where (Onde)

Envolve a determinação do local onde a tarefa será executada. Pode ser um local físico, uma plataforma digital ou qualquer outro ambiente relevante para a execução.

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4. When (Quando)

Refere-se ao estabelecimento do prazo ou da data de início e conclusão da tarefa. Isso ajuda a definir um cronograma realista e a garantir que as atividades sejam cumpridas dentro do prazo estipulado.

5. Who (Quem)

Consiste na atribuição clara das responsabilidades e identificação das pessoas ou equipes envolvidas na execução da tarefa. Define-se quem será o responsável, quem fará parte da equipe e quem precisa ser consultado ou informado durante o processo.

6. How (Como)

Envolve a definição dos métodos, processos ou etapas necessárias para realizar a tarefa. Aqui, é importante detalhar os passos específicos ou as ações que serão tomadas para alcançar o objetivo definido.

7. How much (Quanto)

Por último, refere-se aos recursos financeiros, materiais ou humanos necessários para executar a tarefa. Para isso, é necessário avaliar e estabelecer o custo estimado, orçamento disponível e qualquer outra limitação que possa afetar a execução.

Com essas perguntas respondidas de forma clara e detalhada, a metodologia 5W2H ajuda a evitar ambiguidades e estabelece um plano de ação eficiente. Além disso, atribui responsabilidades claras e permite o monitoramento adequado do progresso. Por esse motivo, ela é amplamente utilizada em gestão de projetos, planejamento estratégico, resolução de problemas e tomada de decisões.

3 | Matriz GUT como uma das ferramentas para mapeamento de processos

Também já abordamos a Matriz GUT em um conteúdo exclusivo em nosso blog. Em resumo, a Matriz GUT (Gravidade, Urgência, Tendência) é uma ferramenta de priorização usada para analisar e priorizar problemas ou situações que precisam de atenção e ação imediata. 

Ao utilizá-la, cada fator (gravidade, urgência e tendência) é pontuado em uma escala de 1 a 5, sendo 1 o menor valor e 5 o maior valor. Dessa forma, a pontuação ocorre a partir da percepção da equipe responsável pela análise.

Após isso, obtém-se a pontuação final e se multiplicam os valores de Gravidade, Urgência e Tendência. Quanto maior o valor resultante, maior a prioridade para resolver o problema ou situação. Isso ajuda a identificar os problemas mais críticos que requerem ação imediata.

4 | Matriz SIPOC

A Matriz SIPOC é um diagrama que ajuda a mapear de forma simples o que acontece em cada fase de um processo ou projeto. É uma ferramenta muito utilizada nas disciplinas de Lean Six Sigma, manufatura enxuta e BPM.

Por isso, ela também já foi conteúdo exclusivo aqui no Blog e você pode conferir tudo sobre a Matriz SIPOC em outros artigos do Holmes. Em resumo, ela descreve de forma sucinta os elementos essenciais do processo: fornecedores, entradas, processos em si, saídas e clientes.

Para isso, a matriz SIPOC ajuda a identificar os elos entre esses elementos (Supplier, Inputs, Process, Outputs, Customers), destacando as interações e dependências. Ela é especialmente útil na definição de escopo de projetos, no entendimento das necessidades dos clientes e na identificação de gaps e oportunidades de melhoria. Através dessa matriz, é possível ter uma visão abrangente do processo e facilitar a comunicação entre as partes interessadas.

Saiba mais | Workflow

5 | Reuniões de brainstorming

Para quem pensa que, quando abordamos ferramentas para mapeamento de processos, falamos apenas sobre softwares, este tópico é importante. Isso porque, através de sessões colaborativas e estruturadas, também se constrói um processo de planejamento.

De modo geral, durante uma reunião de brainstorm, os participantes são encorajados a contribuir com suas perspectivas e conhecimentos para um ambiente de pensamento coletivo. Ou seja, o objetivo é pensar fora da caixa, explorar diferentes ângulos, desafiar suposições e explorar novas possibilidades.

Contudo, as reuniões de brainstorm precisam de condução estruturada, com um facilitador ou líder que estabelece as diretrizes, define um objetivo claro e utiliza técnicas de estímulo. Como por exemplo, mapas mentais, post-its ou outras ferramentas visuais, para capturar as ideias geradas pelos participantes.

6 | Ferramenta BPMS

Por fim, temos a ferramenta BPMS (Business Process Management System) que é um software que ajuda a mapear, modelar e gerenciar processos de negócios de forma eficiente. Sendo assim, essas ferramentas desempenham um papel fundamental na análise e otimização dos processos em uma organização.

A capacidade de mapear processos do BPMS permite que os usuários visualizem e entendam claramente como um processo é realizado, desde o início até o fim. Dessa forma, os usuários podem identificar as etapas, atividades, fluxo de trabalho, dependências, recursos envolvidos, entradas e saídas de cada processo.

Além disso, uma ferramenta de BPMS permite a gestão de documentos, e também inclui informações sobre regras de negócio, prazos, responsabilidades e métricas de desempenho. Essas informações podem ser usadas para análise, diagnóstico e tomada de decisões baseadas em dados.

Ao mapear processos com uma ferramenta de BPMS, é possível criar fluxogramas, diagramas de sequência, mapas do ciclo de vida e outras representações visuais que facilitam a compreensão e comunicação entre os membros da equipe.

Com isso, ela também auxilia na identificação de áreas de desperdício, ineficiências e oportunidades de automação.

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Após entender a importância e como usar as principais ferramentas para mapeamento de processos, que tal conhecer o Holmes e levar a melhor solução para os processos e atividades da sua organização?

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