Modelos de fluxograma: como criar, usar e dicas para escolher com maior eficácia

Dentre os vários modelos de fluxograma existentes, é importante entender o uso de cada um deles, a fim de decidir pelo mais adequado a cada tipo de negócio. Afinal, eles possuem utilização desde processos mais simples até áreas técnicas e que englobam setores diferentes.

De modo geral, deve-se considerar que um bom fluxograma precisa de uma representação gráfica de fácil leitura, possuir uma estética de visualização chamativa e, claro, ser compreendido por todas as pessoas envolvidas no processo. Ou seja, isso pode exigir até mesmo o uso de uma  ferramenta BPMS para se conseguir alimentar e organizá-lo.

Neste conteúdo, o Holmes vai explicar o passo a passo de quando usar cada um dos vários modelos de fluxograma, suas características e dicas para obter maior eficiência deles. Confira conosco e boa leitura!

O que é um fluxograma?

Fluxogramas são diagramas que possuem representação gráfica de um procedimento ou um sistema com guias visuais que mostram detalhadamente um passo a passo. Em resumo, os diferentes modelos de fluxograma servem para dar uma notação específica de processos através de ícones que demonstram o fluxo de atividades.

Também conhecidos como diagramas de fluxo, a proposta de utilizar um fluxograma deve ser apresentar informações complexas de atividades, tarefas ou processos, de modo a permitir uma compreensão única pelas pessoas que irão utilizá-los.

Dentro do ambiente corporativo, os modelos de fluxograma disponíveis podem atender aos setores de vendas, marketing, gerenciamento de projetos, RH e até mesmo os processos administrativos e de TI.

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Principais tipos e modelos de fluxogramas

Por se tratar de uma ferramenta personalizável, os fluxogramas possuem uma infinidade de recursos e representações. Contudo, alguns modelos são mais recorrentes, por atenderem de modo individualizado, os nichos mais comuns no ambiente empresarial. A seguir, relacionamos alguns deles. Continue a leitura.

Modelos de fluxograma de processo

Os fluxogramas de processo são representações visuais que mostram a sequência de passos ou atividades em um processo. Por isso, eles são amplamente utilizados em diversas áreas, como negócios, engenharia, medicina e informática, para descrever de forma clara e concisa como um processo funciona.

Os símbolos gráficos, como retângulos, círculos, losangos e setas, são usados para representar diferentes etapas do processo, decisões, início/fim, entre outros elementos. Os fluxogramas ajudam a identificar gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria em um processo, facilitando a compreensão e comunicação entre diferentes partes interessadas.

Além disso, eles também são úteis para documentar procedimentos, treinar funcionários, analisar fluxos de trabalho e implementar mudanças eficientes. Em resumo, os fluxogramas de processo são ferramentas poderosas para visualizar, analisar e aprimorar processos de forma sistemática e eficaz. 

Fluxograma de dados

Por sua vez, um fluxograma de dados é uma representação visual que descreve o fluxo de dados dentro de um sistema de informação. Sendo assim, ele mostra como os dados são processados, armazenados, transformados e transmitidos dentro de um sistema ou entre diferentes sistemas.

De modo geral, os símbolos e notações utilizados em um fluxograma de dados incluem entidades externas, processos, armazenamento de dados e fluxo de dados, que são interligados por setas para indicar a direção do fluxo de dados.

Por isso, esses fluxogramas são úteis para entender e documentar o funcionamento de sistemas de informação, identificar pontos de entrada e saída de dados, mapear a trajetória dos dados e analisar a integração entre diferentes componentes de um sistema. Em resumo, os fluxogramas de dados são ferramentas essenciais para visualizar e compreender o fluxo de dados em sistemas de informação complexos.

Fluxograma de trabalho

Já o fluxograma de trabalho é uma representação visual que ilustra a sequência de passos, atividades, decisões e interações envolvidas em um processo de trabalho específico. Neste caso, esses modelos de fluxograma são frequentemente utilizados em ambientes de negócios para documentar e analisar os fluxos de trabalho, identificar oportunidades de melhoria, padronizar procedimentos e facilitar a comunicação entre os membros da equipe. Eles geralmente incluem símbolos gráficos para representar tarefas, decisões, início/fim do processo e conexões entre as etapas.

Os fluxogramas de trabalho são valiosos para visualizar e compreender a lógica por trás de um processo, permitindo uma análise mais clara e uma otimização eficiente. Em resumo, os fluxogramas de trabalho são ferramentas essenciais para mapear, analisar e aprimorar os processos de trabalho em diversas áreas e setores.

Modelos de fluxograma Swimlane

Os fluxogramas Swimlane são aqueles que exibem fluxos de informações ou categorias e permitem esclarecer papéis e responsabilidades dentro de um ecossistema corporativo. Em outras palavras, eles orientam sobre o cumprimento de atividades e determinam quais agentes devem participar de determinada etapa do processo.

Fluxograma de Sim/Não

Por fim, um dos modelos de fluxograma mais comuns é o Sim/Não. Na prática, eles também possuem o nome de Chaves dicotômicas, uma vez que servem para facilitar a exibição de diferentes caminhos com bases em decisões de Sim/Não.

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Guia de símbolos para variados modelos de fluxograma

No que diz respeito aos símbolos utilizados nos modelos de fluxograma que listamos acima, é necessário explicar que podem haver outras representações além das que iremos elencar. Contudo, as mais comuns são:

Oval | Também conhecida por terminator, simboliza o início ou fim de um processo. Por esse motivo, costuma ser recorrente nos dois pontos finais de um fluxograma;

Flecha | É uma seta que aponta para a direção do fluxo do processo. Por exemplo, quando suas informações fluem da esquerda para a direita, ela aponta para esse sentido. Além disso, também pode ter direções duplas e opostas, quando há um fluxo ambivalente para dois sentidos contrários;

Retângulo | Nos modelos que fluxograma que se usam a forma retangular, ela geralmente retrata uma operação, tarefa ou processo presente na representação gráfica;

Paralelograma | Com uso mais frequente nos modelos de fluxograma de dados, o paralelograma determina a entrada/saída de dados ou informações;

Diamante | Por fim, o diamante representa onde é necessário uma tomada de decisão. Por isso, costuma estar presente em fluxogramas de Sim/Não.

7 dicas para criar o fluxograma da sua empresa

Após entender melhor sobre os modelos de fluxograma e suas construções, separamos algumas dicas primordiais para iniciar o uso deste tipo de ferramenta. Com elas, você conseguirá criar fluxogramas eficientes que ajudarão a compreender, analisar e otimizar seus processos de negócio.

1 | Entenda o processo

Primeiramente, antes de começar a desenhar os modelos de fluxograma, é crucial entender completamente o processo que será documentado. Ou seja, isso envolve entrevistar os envolvidos, observar o processo em ação e coletar todas as informações relevantes.

2 | Mantenha a simplicidade

Evite tornar o fluxograma excessivamente complexo. Mantenha os símbolos e as conexões simples e claros para facilitar a compreensão por parte de todos os envolvidos.

3 | Use símbolos padronizados nos modelos de fluxogramas

Utilize símbolos de fluxograma padronizados para representar diferentes elementos, como tarefas, decisões, início/fim do processo, etc. Isso ajuda na compreensão universal do fluxograma.

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4 | Seja consistente

Não se esqueça de manter a mesma lógica e estilo ao longo de todo o fluxograma. Afinal, isso ajuda na compreensão e na interpretação do processo.

5 | Teste o fluxograma

Após criar o fluxograma, teste-o com as pessoas envolvidas no processo para garantir que ele represente com precisão a realidade e seja compreensível para todos.

6 | Atualize regularmente

Os processos de negócios estão sempre evoluindo, portanto, é importante revisar e atualizar os fluxogramas regularmente para garantir que eles permaneçam precisos e úteis.

7 | Utilize ferramentas apropriadas na criação de modelos de fluxograma

Utilize software de diagramação ou ferramentas específicas para fluxogramas para criar um documento visualmente atraente e de fácil compreensão.  Os fluxogramas podem auxiliar na compreensão, análise e otimização dos processos de negócios.

Dessa forma, a empresa garante que o monitoramento contínuo e a eficiência do fluxograma terá acompanhamento em todas as etapas do processo.

Construa os melhores modelos de fluxograma com o Holmes!

Neste artigo, você entendeu melhor o que são e para quê servem os diferentes modelos de fluxograma. Mas se você está buscando aumentar a eficiência dos seus fluxos de trabalho, só criar um fluxograma pode não ser suficiente. Que tal conhecer uma ferramenta que vai te ajudar a automatizar os seus processos trazendo maior produtividade para os times?

Com o Holmes, você tem acesso a um sistema que irá automatizar tarefas, realizar controle de prazos, dar rastreabilidade para suas atividades e permitir um processo de compras sem falhas ou gargalos. Ou seja, terá a implementação da modelagem de processo com eficácia e qualidade.

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