10 dicas para elaborar um fluxograma de compras infalível e eficiente

O uso de um fluxograma de compras se relaciona diretamente ao desempenho do time deste setor. Isso porque a elaboração e uso do recurso pode ser decisivo para o sucesso e crescimento da operação.

De modo geral, um fluxograma de compras é capaz de organizar de forma visual os esforços de procurement a partir de uma estratégia empresarial. Afinal, por meio dele, define-se as atribuições do time e se permite o monitoramento de todos os processos, que impactam na melhoria substancial das atividades.

Por isso, o Holmes preparou esse conteúdo exclusivo que vai mostrar a importância da utilização do fluxograma de compras para as empresas e de que forma uma ferramenta BPMS  pode contribuir no dia a dia. Confira conosco e boa leitura!

O que é um fluxograma de compras?

Um fluxograma de compras é uma representação visual do processo de compra de uma empresa, desde a identificação da necessidade de um produto ou serviço até a conclusão da transação. Em resumo, o objetivo principal de um fluxograma de compras é fornecer uma visão clara e organizada de todas as etapas envolvidas no processo de compra, destacando os diferentes passos, decisões e responsabilidades de cada envolvido.

Ao criar um fluxograma de compras, é essencial considerar todos os possíveis cenários e desdobramentos. Dessa forma, garante-se que todas as variáveis ​​sejam contempladas. Isso ajuda a identificar possíveis gargalos, pontos de melhoria e oportunidades de otimização do processo de compra.

Além disso, o fluxograma de compras pode ser uma ferramenta valiosa para treinamento de novos funcionários, pois fornece uma compreensão visual e detalhada de como a empresa realiza suas compras.

Também pode ser útil para identificar áreas de risco, garantir conformidade com políticas e procedimentos internos e melhorar a eficiência operacional.

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Principais etapas de um processo de compras

Por se tratar de uma gestão complexa e contínua dentro de qualquer empresa, o processo de compras requer cuidados específicos para que aconteça de modo ágil, transparente e com a maior eficácia. Para entendê-lo melhor, relacionamos abaixo as principais etapas necessárias que se relacionam a ele. Continue a leitura.

Identificação da necessidade | Reconhecimento da necessidade de adquirir um produto ou serviço para atender a uma demanda específica dentro da empresa;

Solicitação de compra | Submissão de uma solicitação formal de compra, muitas vezes acompanhada de um pedido de cotação, pelo departamento responsável;

Aprovação da compra | Revisão e aprovação da solicitação de compra de acordo com as políticas e procedimentos estabelecidos pela empresa;

Emissão do pedido de compra | Formalização da intenção de adquirir o produto ou serviço por meio da emissão do pedido de compra;

Recebimento e reconciliação | Verificação da entrega do produto ou serviço, garantindo que corresponda ao que foi solicitado e faturado, dentro da empresa.

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Gaps e gargalos que podem ser evitados com o uso de um fluxograma de compras

Por se tratar de processos complexos, a capacidade de uma empresa em identificar e solucionar os gargalos é essencial para otimizar o fluxo de compras internas. Além disso, ela garante a eficiência operacional da empresa. Confira a seguir os gargalos mais comuns que podem ser resolvidos com o uso de um fluxograma de compras:

Aprovações demoradas | Processos de aprovação burocráticos e demorados podem atrasar o fluxo de compras, impactando a eficiência operacional;

Falta de alinhamento entre departamentos | Quando os departamentos não estão alinhados quanto às necessidades de compra, pode haver confusão e atrasos no processo;

Comunicação ineficiente | Falhas na comunicação entre os envolvidos no processo de compras internas podem levar a erros, retrabalho e atrasos;

Falta de transparência | Quando não há transparência nas etapas do processo de compras internas, pode haver dificuldade em rastrear o status das solicitações e dos pedidos;

Controle de estoque inadequado | Um controle de estoque ineficiente pode levar a pedidos excessivos, falta de produtos ou desperdício de recursos.

Dicas para criar e implementar um fluxograma de compras

Independentemente do porte da empresa, sempre que houver um setor de compras, é possível implementar este modelo de fluxograma, a partir das necessidades do ambiente corporativo. Por isso, elencamos a seguir 10 dicas práticas de como fazer. Continue a leitura!

1 | Identifique todas as etapas do processo de compra

A primeira dica para elaborar um fluxograma de compras eficiente é identificar e listar todas as etapas do processo de compra. Por exemplo, a identificação da necessidade até a conclusão da transação. Ou seja, isso inclui a solicitação de compra, a aprovação, a seleção de fornecedores, a emissão de pedidos, o recebimento de mercadorias e o pagamento.

Lembre-se que cada etapa deve ser claramente definida e compreendida para garantir que o fluxograma represente com precisão o processo de compra da empresa.

2 | Mapeie as interações e decisões no fluxograma de compras

Em seguida, é importante mapear as interações entre os diferentes departamentos ou partes envolvidas no processo de compra, bem como as decisões que precisam ser tomadas em cada etapa.

Em outras palavras, isso inclui identificar quem é responsável por aprovar as compras, quem emite os pedidos, quem recebe as mercadorias e quem autoriza os pagamentos. Essa clareza nas interações e decisões é essencial para garantir a eficiência e a transparência do processo.

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3 | Considere os diferentes cenários

Um fluxograma de compras eficiente deve levar em consideração os diferentes cenários que podem ocorrer durante o processo de compra; Por exemplo, a necessidade de aprovações especiais, a seleção de fornecedores alternativos ou a resolução de problemas com entregas. Sendo assim, antecipar esses cenários e incluí-los no fluxograma ajuda a garantir que o processo seja robusto e capaz de lidar com situações diversas.

4 | Utilize símbolos e convenções claras

Ao elaborar o fluxograma, é fundamental utilizar símbolos e convenções claras para representar cada etapa, decisão ou ação. Afinal, isso facilita a compreensão do fluxograma por parte de todos os envolvidos e ajuda a evitar ambiguidades ou interpretações equivocadas.

5 | Revise e atualize regularmente

Toda empresa deve destacar a importância de revisar e atualizar regularmente o fluxograma de compras para garantir que ele continue refletindo com precisão o processo de compra da empresa. À medida que a empresa evolui, novos fornecedores são adicionados ou novas políticas são implementadas, o fluxograma deve ser revisado e atualizado para refletir essas mudanças.

6 | Envolva as partes interessadas

Ao elaborar o fluxograma de compras, é crucial envolver as partes interessadas relevantes, como membros da equipe de compras, finanças, gerentes de departamento e outros envolvidos no processo. Isso garante que o fluxograma reflita com precisão a realidade operacional e que as perspectivas de todos sejam consideradas.

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7 | Documente os prazos e responsabilidades

Inclua prazos e responsabilidades específicas em cada etapa do fluxograma. Isso ajuda a garantir que as atividades sejam concluídas dentro do prazo e que as responsabilidades de cada pessoa envolvida estejam claramente definidas.

8 | Utilize software de fluxograma

Considere o uso de software de fluxograma para criar um fluxograma de compras visualmente atraente e facilmente editável. Existem diversas ferramentas disponíveis que facilitam a criação e a manutenção de fluxogramas, permitindo a inclusão de detalhes adicionais, como links para políticas internas, documentos relevantes e informações de contato.

Com o Holmes, por exemplo, você tem acesso a uma ferramenta BPMS personalizada que irá contribuir para que você elabore um fluxograma adequado às necessidades da sua empresa.

9 | Simplifique o fluxograma

Mantenha o fluxograma o mais simples possível, evitando a inclusão de detalhes excessivos que possam dificultar a compreensão. Isso porque o objetivo é criar uma representação visual clara e concisa do processo de compra e facilitar a compreensão por parte de todos os envolvidos.

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10 | Teste o fluxograma de compras na prática

Por fim, antes de finalizar o fluxograma, teste-o na prática, seguindo o processo de compra conforme descrito no fluxograma. Isso pode revelar possíveis falhas, lacunas ou áreas de melhoria que podem ser ajustadas antes da implementação completa.

Construa fluxogramas mais eficazes com o Holmes!

Após entender como funcionam e para quê serve o fluxograma de compras, que tal conhecer o Holmes e levar a melhor solução para os processos e atividades da sua organização?

Com ele, você tem acesso a uma ferramenta que irá automatizar tarefas, realizar controle de prazos, dar rastreabilidade para suas atividades e permitir um processo de compras sem falhas ou gargalos. Ou seja, terá a implementação da modelagem de processo com eficácia e qualidade. E o melhor: a dica é válida para qualquer tipo ou modelo de fluxograma!

Tudo isso, sem exigir conhecimentos avançados sobre programação e com uma plataforma de BPM que se adequa à real necessidade do seu negócio. Para saber mais, basta preencher o formulário de contato e um de nossos especialistas irá contatar você.

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