Técnicas de priorização de tarefas para maximizar a produtividade

Em um mundo corporativo cada vez mais acelerado, a capacidade de priorizar tarefas é uma habilidade essencial. A priorização permite que você concentre seus esforços nas atividades mais importantes e urgentes, otimizando o uso do tempo e dos recursos disponíveis. 

Continue aqui comigo e aprenda as principais técnicas de priorização de tarefas e como utilizá-las no seu dia a dia.

Por que é importante entender sobre priorização de tarefas?

Todos sabemos o quão crucial é ter todas as tarefas ("To Dos") organizadas, atribuídas aos responsáveis e priorizadas para que se economize tempo e recursos e aumente a performance. Mais do que saber o que fazer, entender quando e como fazer as tarefas é fundamental para que qualquer área evite dedicar energia a atividades que não contribuem significativamente para seus objetivos, resultando em uma produtividade diminuída e em níveis de estresse mais elevados. A priorização eficiente ajuda a manter o foco no que realmente importa, melhorando o desempenho individual e da equipe.

Pensando nisso, nosso artigo de hoje traz algumas técnicas de priorização e também como nosso software pode auxiliar sua área no gerenciamento dos afazeres.  

Principais Técnicas de Priorização de Tarefas

Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma técnica que divide as atividades em 4 quadrantes (matriz 2x2) baseados no grau de urgência (urgente ou não urgente) e importância (importante ou não importante). 

• Urgente e Importante: Deve ser feito imediatamente.
• Importante, mas Não Urgente: Deve ser planejado para fazer depois.
• Urgente, mas Não Importante: Deve ser delegado se possível.
• Não Urgente e Não Importante: Deve ser eliminado.

Esse método não apenas auxilia na identificação das tarefas mais críticas, mas também promove uma melhor gestão do tempo, evitando que se perca em atividades que pouco acrescentam ao objetivo final.

Método ABCDE

Metodologia desenvolvida por  Brian Tracy, que visa classificar as tarefas da seguinte forma:

• A: Tarefas que você deve fazer – consequências graves se não forem feitas.
• B: Tarefas que você deveria fazer – consequências leves se não forem feitas.
• C: Tarefas que seria bom fazer – sem consequências se não forem feitas.
• D: Tarefas que você pode delegar – outras pessoas podem fazer.
• E: Tarefas que você pode eliminar – não são necessárias.

Ao aplicar essa técnica, você se força a refletir sobre a real importância de cada tarefa, garantindo que seu foco esteja nas atividades que trarão os melhores resultados.

Técnica Pomodoro

É uma abordagem de gestão do tempo que também pode ser utilizada para a priorização de tarefas. Ela envolve trabalhar em intervalos de 25 minutos (chamados de “pomodoros”), seguidos por uma pausa curta e,  Após quatro “pomodoros”, uma pausa mais longa. Essa técnica incentiva períodos concentrados de trabalho, ajudando a combater a procrastinação e a manter a produtividade ao longo do dia.  Fica a dica desse site para você testar a técnica pomodoro.

Método Kanban

O método Kanban é uma técnica visual de gerenciamento de tarefas que ajuda a otimizar o fluxo de trabalho. Utilizando um quadro Kanban, você pode dividir seu trabalho em colunas que representam diferentes estágios de um processo, como "A Fazer", "Em Progresso" e "Concluído". Aqui estão os passos básicos para implementar o Kanban:

1. Visualize o trabalho: Crie um quadro físico ou digital onde todas as tarefas são representadas por cartões. Cada cartão contém informações sobre a tarefa, como descrições, responsáveis e prazos.

2. Limite o trabalho em progresso (WIP): Estabeleça limites para quantas tarefas podem estar em progresso ao mesmo tempo. Isso ajuda a evitar sobrecarga e garante que as tarefas sejam concluídas antes de novas serem iniciadas.

3. Gerencie o fluxo: Monitore continuamente o fluxo de trabalho e ajuste conforme necessário. Identifique e elimine gargalos para manter um fluxo constante e eficiente.

4. Melhore continuamente: Utilize as métricas e feedbacks para fazer melhorias contínuas no processo. O Kanban incentiva uma abordagem iterativa para aumentar a eficiência e a produtividade.

O Kanban é particularmente útil para equipes que trabalham com processos complexos e variáveis, oferecendo uma visão clara do progresso e facilitando a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe.

Leia também: Introdução ao Kanban para Gestão de Fluxos de Trabalho

Metodologia de fluxos de trabalho e ferramentas BPMs 

As Business Process Management System (BPMS) são plataformas essenciais para empresas que buscam maximizar sua produtividade. Essas soluções ajudam a desenhar, visualizar,  automatizar e otimizar qualquer tipo de processos de negócios, garantindo que as tarefas sejam priorizadas e executadas de forma eficiente. Com um BPMS, você pode:

• Automatizar tarefas repetitivas: Liberando tempo para focar em atividades mais estratégicas.
• Gerenciar fluxos de trabalho: Assegurando que as tarefas sejam atribuídas e acompanhadas até a conclusão.
• Analisar e melhorar processos: Identificando gargalos e implementando melhorias contínuas.

O Holmes, por exemplo, é destes softwares que oferece organização, fácil acesso e visualização, classificação de acesso e priorização de todas as tarefas de sua empresa. Clique para conhecer mais nossa plataforma e como este método pode otimizar tempo e garantir governança e organização das informações. Conheça o Holmes!