OKR: uma abordagem para alinhar equipes e aumentar a produtividade

As empresas estão sempre em busca de metodologias que ajudem a melhorar a produtividade e a alinhar seus times. Uma das abordagens que ganhou destaque nos últimos anos é a metodologia OKR (Objectives and Key Results), que combina simplicidade com foco em resultados mensuráveis. Neste artigo, vamos explorar como o OKR pode transformar a forma como sua equipe trabalha, proporcionando maior clareza de objetivos e aprimorando a execução.

O que é OKR?

Quando falamos de OKR, estamos nos referindo a uma ferramenta poderosa que ajuda as empresas a definir metas claras e a medir o progresso delas. Essa metodologia nasceu no Vale do Silício, um lugar conhecido por ser um berço de inovações e tecnologias, onde gigantes como Google e Intel começaram a usá-la para garantir que todos na equipe trabalhassem em harmonia em busca dos mesmos objetivos. O legal do OKR é que, apesar de ser uma metodologia, ele é fácil de entender e pode ser aplicado por qualquer tipo de organização.

Como funciona o OKR?

1. Objetivos: pense nos objetivos como um guia. Eles são declarações que mostram onde você quer chegar. Por exemplo, um objetivo pode ser “Aumentar a satisfação do cliente”. É algo que motiva e traz um propósito para o trabalho da equipe.

2. Resultados-Chave: agora, os resultados-chave são as metas específicas que ajudam a medir se você está no caminho certo. Eles devem ser claros e fáceis de quantificar. Para o objetivo de aumentar a satisfação do cliente, você pode definir resultados como “elevar o NPS (Net Promoter Score) de 60 para 80” e “reduzir o tempo de resposta a solicitações de suporte de 24 para 12 horas”.

Exemplo de usabilidade do OKR

Vamos imaginar uma empresa de software. Recentemente, eles perceberam que a satisfação do cliente estava em baixa, então decidiram usar o OKR para mudar isso.

Objetivo: Aumentar a satisfação do cliente.

Resultados-Chave:

• Aumentar o NPS de 60 para 80 até o final do trimestre.
• Reduzir o tempo médio de resposta de 24 para 12 horas nas solicitações de suporte técnico.
• Aumentar a taxa de resolução no primeiro contato de 70% para 90%.

Como isso funciona na prática:

• Reuniões Semanais: a equipe de suporte técnico se encontra toda semana para conversar sobre como estão indo. Eles olham os números do tempo de resposta e da taxa de resolução e falam sobre como podem melhorar.
• Feedback Contínuo: depois de cada atendimento, a equipe pede a opinião dos clientes. Isso ajuda a entender o que está funcionando e o que precisa ser ajustado.
• Ajustes Rápidos: se a equipe notar que o tempo de resposta está maior do que esperavam, podem implementar soluções rápidas, como treinar mais o pessoal ou redistribuir as tarefas entre os membros da equipe.

No final do trimestre, a empresa analisa seus OKRs. Se eles alcançaram ou até superaram os resultados-chave, é um sinal de que estão indo bem e que o objetivo de aumentar a satisfação do cliente foi alcançado. Se não, é uma oportunidade de aprender e melhorar nas próximas etapas.

Leia também: O que é OKR e como usar para fortalecer a cultura de metas?

Benefícios do OKR

A implementação do OKR oferece uma série de benefícios que ajudam a transformar a dinâmica dentro das empresas, tornando-as mais ágeis e orientadas a resultados. Abaixo, destacamos cinco principais vantagens:

Alinhamento organizacional

Com o OKR, todos na empresa sabem exatamente para onde os esforços estão sendo direcionados. Isso cria um alinhamento entre as metas da empresa e as ações de cada equipe e indivíduo, eliminando dúvidas e duplicidade de esforços. Imagine um time de vendas sabendo exatamente quais são os objetivos da área de marketing e ajustando suas estratégias para otimizar o alcance dos mesmos clientes.

Aumento do engajamento

Quando os colaboradores sabem claramente como seu trabalho contribui para os objetivos da empresa, eles se sentem mais motivados e engajados. Um exemplo prático: um desenvolvedor de software, ao entender que sua tarefa de melhorar uma função específica do produto está diretamente ligada ao objetivo maior de aumentar a retenção de clientes, tende a trabalhar com mais dedicação e propósito.

Melhoria na comunicação

Com o OKR, a comunicação entre departamentos e equipes se torna mais fluida, pois todos estão focados em metas comuns. As revisões periódicas ajudam a ajustar estratégias, corrigir desvios e garantir que todos estejam na mesma página. Em vez de reuniões desconectadas e sem foco, o OKR promove conversas direcionadas e construtivas.

Foco em resultados mensuráveis

OKRs são orientados por métricas claras e objetivas, o que ajuda a empresa a manter o foco em resultados tangíveis. Isso elimina subjetividade e torna o sucesso algo mensurável. Por exemplo, se o objetivo é aumentar as vendas, o resultado-chave pode ser "Conseguir 50 novos clientes até o final do trimestre", o que é claro e fácil de medir.

Agilidade na adaptação a mudanças

O ambiente de negócios muda rapidamente, e o OKR permite que as empresas reajam com rapidez. Ciclos de metas curtos (geralmente trimestrais) facilitam a revisão e adaptação das metas, permitindo que as equipes ajustem suas ações em tempo real, de acordo com as mudanças de mercado ou novos desafios internos.

Como implementar OKR na sua empresa

Implementar o OKR não é um processo complicado, mas exige uma abordagem estruturada para garantir que os objetivos sejam claros e alcançáveis. A seguir, um passo a passo de como você pode implementar OKRs na sua empresa:

Definição de objetivos

O primeiro passo é definir os objetivos. Estes devem ser inspiradores e, ao mesmo tempo, desafiadores. Eles precisam refletir as prioridades estratégicas da empresa. Por exemplo, se o foco da empresa é melhorar a experiência do cliente, um bom objetivo pode ser "Tornar a nossa experiência de atendimento ao cliente a melhor do setor".

Dica: Envolva as equipes no processo de definição de objetivos. Isso garante que todos compreendam a importância das metas e estejam comprometidos com seu alcance.

Estabelecimento de resultados-chave

Os resultados-chave são as métricas que vão indicar se o objetivo foi alcançado ou não. Eles precisam ser específicos, mensuráveis e realistas. Se o objetivo for "melhorar o atendimento ao cliente", os resultados-chave poderiam incluir "reduzir o tempo de resposta de 24 para 12 horas" ou "aumentar a taxa de resolução no primeiro contato de 70% para 90%".

Dica: Não tenha medo de ousar! Os resultados-chave devem ser desafiadores o suficiente para que a equipe tenha que se esforçar, mas também atingíveis, para que não gerem frustração.

Ciclos de revisão

OKRs são mais eficazes quando revisados regularmente. Um ciclo de revisão trimestral é o mais comum, mas você pode ajustar esse tempo conforme as necessidades da sua empresa. As revisões devem ser momentos para avaliar o progresso, identificar desafios e ajustar as estratégias se necessário. Lembre-se de que o foco está no aprendizado contínuo.

Dica: Promova um ambiente onde falhas não sejam vistas como um problema, mas como uma oportunidade de melhoria. Isso vai estimular a inovação e o comprometimento contínuo.

Leia também: Estratégias para promover a agilidade organizacional

OKR e BPMS: uma combinação poderosa

Implementar e monitorar OKRs manualmente pode ser um desafio, especialmente em empresas maiores. É aí que entra um sistema de BPMS (Business Process Management System) como o Holmes, que pode facilitar o processo de gestão de OKRs, integrando automação e monitoramento em tempo real.

Automação de processos

Com o BPMS, você pode automatizar o acompanhamento dos resultados-chave, garantindo que o progresso seja atualizado automaticamente à medida que os dados se acumulam. Por exemplo, se um dos resultados-chave envolve a geração de leads, o sistema pode extrair esses dados diretamente da ferramenta de CRM e atualizar o status em tempo real.

Monitoramento de resultados

Além de automatizar tarefas, um BPMS permite o monitoramento contínuo de cada OKR. Isso significa que a gestão pode acessar dashboards que mostram o progresso de cada equipe ou departamento, facilitando a tomada de decisões rápidas e informadas. Se um resultado-chave está atrasado, por exemplo, o sistema pode alertar a equipe para que ajustes sejam feitos a tempo.

Melhoria na colaboração entre equipes

Com o BPMS, as equipes podem colaborar de maneira mais eficiente, tendo acesso a todos os dados relevantes em um único lugar. Isso facilita a comunicação e a transparência, eliminando a necessidade de múltiplas reuniões ou troca de e-mails desorganizados. Tudo fica centralizado e acessível, promovendo uma colaboração ágil.

Pronto para definir seus OKRs?

Agora que você já conhece o poder do OKR e como ele pode transformar a forma de trabalho da sua equipe, é hora de aplicar na prática. Com objetivos claros e resultados-chave bem definidos, sua empresa terá mais foco, engajamento e resultados mensuráveis.

Lembre-se, o sucesso com OKR depende do alinhamento de toda a equipe. Certifique-se de que todos compreendem a importância dessa metodologia para alcançar os melhores resultados. Compartilhe este conteúdo com seu time e comece a definir metas que vão impulsionar sua organização.

Gostou do conteúdo? Acesse o nosso blog para mais dicas e conteúdos sobre gestão e automação que podem ajudar sua empresa a alcançar o próximo nível!