por Suelen Hofrimann em 03/11/2020
Padronizar processos, centralizar demandas, integrar departamentos, aumentar a produtividade das equipes e facilitar o acesso a informações e documentos. Ufa! Esses são alguns dos principais benefícios que um gestor procura em uma plataforma de gestão.
Porém, é justamente aí que o mercado se mostra carente em atender essas expectativas.
Há várias opções de ferramentas focadas em dores e departamentos específicos. Muitas são super interessantes e bem completas, mas se for para o empresário contratar uma plataforma pra cada setor, isso não vai resolver a falta de integração entre as áreas e, na verdade, vai até reforçar a manutenção de silos organizacionais.
Por outro lado, temos opções de ferramentas mais “versáteis”. Nestas, é até possível encaixar diferentes demandas, como as plataformas baseadas em Kanban, por exemplo. O problema é que elas são limitadas e não oferecem oportunidades de personalização e automatização. Aí o gestor acaba tendo que adaptar os processos para caberem no que a ferramenta consegue oferecer, quando o ideal é que seja o contrário: a ferramenta é que deveria ser adaptada de acordo com as necessidades da empresa.
Quando tomam consciência das limitações destes dois modelos, há empresas que se apegam a esperança de investir em um sistema próprio do zero. Porém, infelizmente, essa opção também não está livre de contras. Primeiro que esse tipo de projeto tende a ser caro e de conclusão demorada e segundo que podem ser difíceis de operar. Além disso, um sistema desses vai exigir suporte do desenvolvedor para qualquer tipo de customização pelo resto de sua vida útil.
Ou seja, a plataforma de gestão ideal precisa estar no melhor desses mundos!
Ela precisa ser versátil para dar conta de atender e integrar diferentes departamentos, porém sem que isso afete seu poder de especificidade na hora de atender cada setor. Tem que oferecer possibilidade de customização e automatização e ser fácil de operar. Por fim, ela também deve ser mais acessível do que construir um sistema próprio e poder ter os primeiros processos prontos para rodar em questão de dias.
E é isso, acabei de descrever o Holmes!
Agora, aposto que depois dessa intro você ficou curioso pra entender como afinal o Holmes consegue dar conta de entregar tudo isso, certo? Pois é justamente esse o objetivo deste conteúdo! Nos próximos parágrafos vou guiar você por dentro da ferramenta e explicar em detalhes toda a lógica de funcionamento da plataforma.
Vamos lá?
A lógica de funcionamento do Holmes
Bom, como não poderia deixar de ser, vou começar do início: o Holmes é uma plataforma para criação, gestão, automatização e operação de processos e sua lógica de funcionamento é bem simples!
Em resumo podemos dizer existem três principais frentes de atuação no Holmes: uma área de criação de processos, uma de abertura de processos e uma caixa de tarefas e nós vamos entender melhor cada uma delas a seguir:
As três principais frentes do Holmes
1. Criação de processos:
A área de criação de processos é onde os fluxos são desenhados de fato. Como nesse exemplo abaixo:
Neste momento são definidas todas as etapas do processo: quais ações devem ser tomadas, que condições ou regras de negócio são necessárias para sua conclusão e demais aspectos.
Teoria que impulsiona a prática
Perceba que o modelo de desenho de processos do Holmes, é baseado em BPMN (Business Process Model and Notation), que são esses ícones e elementos padrões. A BPMN é uma das metodologias de gerenciamento de processos de negócio mais utilizadas no mundo, o que torna a plataforma familiar para quem já trabalha com gestão de processos.
2. Abertura de processos
A área de abertura de processos é onde o usuário pode criar uma tarefa, baseado nos modelos de processos criados. Aqui é possível abrir uma solicitação de admissão de funcionário, por exemplo, ou a compra de um novo equipamento.
3. Caixa de tarefas
Por fim, a caixa de tarefas mostra todas as tarefas que o usuário logado tem para realizar. Se o usuário em questão for um analista de compras, por exemplo, e um funcionário de outro setor solicitou a compra de uma nova impressora, essa demanda vai aparecer na sua caixa de entrada.
A conclusão de uma tarefa, pode gerar a abertura de outra por meio de gatilhos automáticos
O interessante de todo esse fluxograma é que cada ação pode ser gatilho para abrir um novo processo automaticamente. Por exemplo, se o analista de compras dá ok na solicitação, isso pode automaticamente gerar uma tarefa de cotação na caixa de entrada do funcionário responsável por essa atividade. Tudo depende de como o processo foi criado.
Outros aspectos
Entendendo essas três principais frentes, já fica bem mais fácil de você entender como o Holmes está organizado e foi por isso que foquei nelas aqui neste conteúdo. Mas não é só isso não! Além desta estrutura principal, o Holmes também tem:
- Um painel de tarefas onde é possível visualizar o andamento de todas as demandas, de acordo com o nível administrativo do usuário logado;
- Um motor de busca bastante preciso para encontrar qualquer tarefa, documento, usuário e, enfim, qualquer coisa dentro da plataforma;
- Assinatura eletrônica;
- Conversor de imagem em texto, para identificar documentos mesmo que venham em jpg;
- E, na área de criação de processos, vários outros recursos administrativos como a criação de usuários, grupos, templates de documentos, tabelas, entre outros.
Mas pra esse nível de detalhe eu sugiro que você solicite uma demonstração online personalizada da ferramenta. Assim um dos nossos especialistas poderá compartilhar a tela contigo e mostrar todos esses recursos com calma e tirar todas as suas dúvidas. Para solicitar sua demonstração é só deixar seu contato neste formulário que chamamos você para agendar a demonstração.
Possibilidade de envolver usuário externo
Outra sacada muito interessante do Holmes é a possibilidade de envolver um usuário externo no processo, sem que este precise ter um login na plataforma.
Por exemplo, vamos supor que o RH está em processo de admissão de um novo funcionário e precisa que ele assine um documento. Como esta pessoa ainda não faz parte da organização e não tem login na ferramenta, o processo pode ser configurado para enviar essa solicitação de assinatura ao funcionário via SMS.
O futuro funcionário vai abrir a mensagem, acessar um link e assinar o documento digitalmente sem precisar logar. Depois disso o Holmes finaliza o processo automaticamente ou avança para a próxima etapa se houver.
Integração com mais de 200 ferramentas via Zapier
O Holmes também é super flexível no que diz respeito a integração com outras ferramentas. Por meio do Zapier é possível integrar com mais de 200 aplicativos diferentes.
A usabilidade que exige pouco treinamento para usuários finais
Um ponto muito positivo da área de abertura de processos e da caixa de tarefas do Holmes é que elas são muito simples de usar. Sobretudo a caixa de tarefas, que se assemelha muito a uma caixa de entrada de email e torna tudo muito familiar. Então para os usuários finais, que são os colaboradores que vão operar a plataforma no dia a dia, o holmes se mostra como uma ferramenta muito fácil de usar.
Uma página em branco e se adapta às necessidades do cliente
Como comentei na introdução, há várias ferramentas focadas em dores e departamentos específicos no mercado. Elas realmente são bem completas e até já vem ‘de fábrica’ com processos configurados.
O problema é que, além de precisar contratar uma ferramenta diferente para cada setor, o que reforça a falta de integração, também acaba cabendo ao cliente adaptar às suas necessidades para encaixar dentro desses modelos.
Com o Holmes isso é diferente! Quando um cliente fecha com o Holmes, a primeira versão da plataforma que ele vê é quase como uma ‘página em branco’, repleta de oportunidades.
Quero dizer, ela tem o criador de processos, a caixa de tarefas e os demais recursos que mencionei antes, mas não tem nenhum processo em si desenhado, nem nenhum modelo de documento configurado.
E é justamente isso que diferencia o Holmes e o faz ser tão versátil, é por isso também que a plataforma tem o potencial de atender desde um RH, a um setor de compras ou a uma concessionária inteira. Enfim, o céu é o limite!
Um Customer Success dedicado que acompanha o cliente durante toda a sua vida útil
Como mencionei, o Holmes chega para o novo cliente como uma página em branco.
Algumas organizações já tem um time interno de processos especialista em criar fluxos de trabalho. Nestes casos, como o Holmes é uma plataforma bastante intuitiva e o nosso desenhador de processos é baseado em notação BPMN, tem empresas que já conseguem assumir a plataforma e sair criando novas soluções de cara.
Entretanto nem toda empresa tem uma equipe voltada especificamente em processos e a gente sabe disso! Então, é por isso que nós contamos com uma equipe de Sucesso do Cliente altamente especializada, essencial na hora da implantação.
Esse time estuda o contexto do cliente, planeja os primeiros fluxos e continua do lado da empresa fornecendo suporte enquanto durar a assinatura. Na verdade, é como se nosso CS se torna-se parte da equipe do cliente e isso é um grande diferencial.
Fora que nossa equipe é realmente especialista, expert em processos e motivada por conceitos de filosofia ágil. Isso significa que, ao contrário de quando se desenvolve um sistema próprio do zero, nós somos capazes de entregar valor para o cliente logo nos primeiros dias após a assinatura do contrato.
O Holmes possibilita automatizar demandas operacionais, para que a organização possa se dedicar a ações estratégicas
A ansiedade do mercado está em automatizar as demandas mais operacionais e repetitivas do dia a dia para, assim, ganhar tempo e se dedicar a ações mais estratégicas dentro da empresa. E essa é justamente a ambição do Holmes!
- Automatizar o que não exige expertise estratégica;
- Criar processos mais otimizados e inteligentes;
- Facilitar a identificação e eliminação de gargalos;
- Centralizar toda a gestão em uma única plataforma;
- Fomentar maior integração entre os departamentos;
- Garantir o acesso de qualquer lugar (ou seja, sem limitar a gestão da empresa aos “computadores do escritório”);
- Garantir boa acessibilidade, gestão e segurança dos arquivos da empresa.
E é isso! Espero que esse conteúdo tenha te ajudado a entender a pergunta lá do título: porque o holmes é a plataforma de gestão de processos mais versátil e completa do mercado? Essa é a resposta!
Quer conhecer essa solução mais de perto? Então reforço o convite para solicitar uma demonstração exclusiva! É uma conversa super rápida, sem compromisso e você pode tirar todas as dúvidas que quiser! Deixe seus dados que a gente te liga pra marcar.
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Obrigada pela leitura e até a próxima! 🚀