Organizador de tarefas para equipes: Quando checklists, planilhas e kanban deixam de ser suficientes

Você está buscando um organizador de tarefas para sua equipe? Então você já deve ter percebido que existem diversas opções para isso, mas nesse artigo quero te mostrar que em alguns cenários você precisará de mais do que uma planilha de excel, um checklist ou um quadro de kanban para gerenciar as atividades da galera.

Será que a sua operação, hoje, precisa de mais controle do que você imaginava? Continue a leitura e descubra como organizar tarefas de equipes do jeito campeão!

Papo sincero: qual organizador de tarefas é ideal para o seu time?

Se ao final desse artigo você descobrir que sua empresa precisa de um gerenciador de tarefas um pouco mais robusto do que você esperava, não se assuste. Isso com certeza é um bom sinal! Isso pode significar que sua equipe está crescendo e que seu time tem uma grande quantidade de atividades para realizar no dia a dia.

Nesses cenários, planilhas, kanbans e checklists podem não oferecer o controle necessário para os líderes. Ainda mais se as tarefas tiverem uma relação de interdependência, o que significa que você precisa de mais governança. Empresas em crescimento precisam de mais esforços para manter a transparência em tarefas compartilhadas.

A seguir vou te mostrar por que checklists, planilhas e kanbans, que são os organizadores de tarefas mais comuns, podem falhar no controle de atividades compartilhadas por equipes.

Checklists

O poder das listas de controle é quase que psicológico, não é mesmo? Se você for igual a mim, você ama dar aquele ‘check’ quando a tarefa está terminada. É uma sensação incrível de dever cumprido.

As listas funcionam muito bem como um organizador de tarefas pessoais. No entanto, para times, elas são muito limitadas pois dependem das pessoas para alimentá-las e também para atualizá-las. Além disso, os checklists sinalizam apenas a conclusão da tarefa e não o histórico do que foi realizado.

Acredito que seja uma boa ferramenta para situações específicas, mas como principal organizador de tarefas para equipes com certeza não é o bastante.

Planilhas

Planilhas te ajudam a organizar no primeiro momento. É melhor ter uma planilha do que não ter nada. Mas, por mais que uma planilha seja pública para o departamento, os gestores podem ter dificuldade em controlar e acompanhar cada interação ou quem a executou. 

E mais, eu tenho certeza que você não quer ser o gestor centralizador que fica conferindo cada atividade. Por isso, eu sei que você vai confiar na sua equipe e só vai consultar essa planilha se alguma coisa der errado.

Isso é normal. Mas sabe o que mais também é normal? Falhar. Os erros são humanos, sempre haverá a possibilidade de alguém esquecer de preencher a planilha, ou preencher errado. A questão é: erros são toleráveis no seu processo? Quais os prejuízos quando alguém comete uma falha na sua operação?

E outra, as planilhas dependem de pessoas para funcionar. Quanto trabalho manual elas têm atualizando planilhas? Uma coisa é certa, se você usa planilhas para organizar tarefas, conforme seus processos evoluem, as formas de controle também terão que evoluir.

Kanbans

Dessas três formas de controle que falamos, os kanbans são os mais evoluídos. Afinal, o método se trata de um quadro de trabalho compartilhado que se traduz em uma ferramenta bastante visual. Eu acho que é um ótimo método para projetos, por exemplo. E também para organizar tarefas recorrentes, sejam individuais ou em pequenas equipes.

Existem algumas plataformas baseadas nessa metodologia que oferecem automações, o que facilita bastante a atualização dos quadros. A limitação real começa quando você precisa de um alto grau de governança ou quando as tarefas têm uma baixa tolerância a erros.

Os kanbans são fáceis de implantar, mas o suporte a regras de negócios é bastante limitado. A ferramenta ideal para gerenciar suas tarefas do dia a dia é aquela que vai se adaptar ao seu processo e não modificá-lo para que só então consiga atendê-lo

Você precisa organizar tarefas ou processos?

Antes de decidir definitivamente sobre sua ferramenta de controle é preciso esclarecer a diferença entre tarefas e processos.

Exemplos de tarefas: Comprar pão, pagar a conta de luz, levar as crianças para a escola, lavar o carro, etc. Perceba que as atividades aqui citadas não se relacionam umas com as outras. Essas são características de tarefas que dependem de uma única pessoa. Esse cenário é menos comum em times.

Exemplo de processos: Fazer o pedido de compra, aprovar o pedido de compra, fazer a cotação, aprovar a cotação, realizar a compra, mandar a NF para o financeiro. Veja que todas essas etapas estão relacionadas, e cada uma pode ser de responsabilidade de uma pessoa diferente. Não deixam de ser tarefas, mas fazem parte de um processo.

É nesses cenários que a automatização de tarefas é relevante, e que a necessidade de controle é maior. Essa sequência de tarefas é comum em times como RH, compras, financeiro, jurídico e backoffice em geral. Geralmente, em situações assim os gestores buscam mais governança, controle e rastreabilidade.

Se você chegou até aqui e acha que esse é o seu caso, continue a leitura para conhecer a ferramenta de automatização de processos e tarefas que vai te dar tudo o que você precisa.

Conheça o Holmes

O Holmes não é apenas um organizador de tarefas, mas sim uma ferramenta de automatização de processos baseada em tecnologia no/low-code. Isso significa que, com conhecimentos básicos, qualquer pessoa pode criar soluções no Holmes para controlar tarefas e prazos de uma forma simples e intuitiva.

No Holmes os usuários do dia a dia, que no caso são as pessoas do seu time, recebem suas tarefas numa caixa de entrada que é semelhante a um sistema de e-mail. Cada um só vê o que é pertinente a si próprio, faz o que está sendo pedido na tarefa e a ferramenta cuida de todo o restante.

O diferencial da nossa plataforma, comparada a um kanban, é o poder de automação de regras de negócios (se você não está familiarizado com esse termo recomendo a leitura desse artigo onde explico melhor o tema).

Com a nossa ferramenta você pode automatizar diferentes regras para tornar o seu processo mais dinâmico, criando caminhos variáveis para cada situação e garantindo que a ferramenta se adapte a sua forma de trabalhar, e não o contrário.

Quer saber mais sobre como o Holmes ajuda a organizar tarefas da sua equipe? Eu vou deixar aqui embaixo um botão com o link para você testar a nossa ferramenta gratuitamente durante 15 dias.

Eu espero que você goste da experiência. Se precisar de qualquer ajuda, conte comigo!