A falta de definição de processos nas empresas pode acarretar inúmeros prejuízos a curto, médio e longo prazo, isso não é tão perceptível no início da construção dos departamentos, mas à medida em que a empresa se torna mais robusta esses prejuízos tendem a aparecer.
Você com certeza já deve ter passado por algum episódio na rotina da organização em que prazos foram perdidos por falta de controle de datas, projetos deixados no meio de caminho, criação de inúmeras planilhas em que os colaboradores por algum motivo não alimentaram de forma correta gerando erros em relatórios e inconsistências de dados.
Neste artigo você vai entender como a automatização de processos pode melhorar o desempenho da empresa e quais os prejuízos que a falta de definição e cuidado desse nível do negócio podem acarretar na produtividade e desempenho das atividades.
Primeiramente vamos entender o que é um processo?
Processo é um método, uma maneira coletiva de agir e gerir tarefas de modo que todo um time participe de forma única e integrada, desde as demandas mais simples até as mais complexas.
Vamos usar como exemplo a história da Ana.
Ana é uma empresária do ramo de confecções que iniciou sua empresa ainda num quartinho dos fundos de sua casa. Seu principal produto era a produção de máscaras de proteção para Covid19.
No início, Ana produzia cerca de 100 máscaras por dia, sua filha as vendia para amigos próximos no bairro onde morava.
Em um dado momento, com a obrigatoriedade do uso de máscaras em locais públicos e privados, uma loja de grande porte solicitou os serviços dela para produção em grande escala.
Por conta da demanda, o volume de produção triplicou e Ana ficou perdida, pois precisava reduzir custo de matéria prima, além de contratar mão de obra e serviços terceirizados de entrega.
Ana precisava de orçamentos variados para contratação dos serviços de terceiros e também queria alinhar a forma de admissão de novos colaboradores.
E foi aí que ela percebeu a necessidade de criar processos de forma organizada e sequencial, tanto para sua produção, quanto para a administração da nova equipe, de modo que nada se perdesse pelo meio do caminho.
Em relação ao orçamento, o primeiro passo foi organizar e selecionar empresas com melhor custo benefício para o fornecimento de matéria prima, dessa forma reduziria o investimento e aumentaria seu lucro, pois conseguiria parametrizar e decidir pelo melhor fornecedor.
Após seleção do fornecedor, era necessário a aprovação e liberação de pagamento, sendo assim Ana optou pela contratação de uma ferramenta de automatização, para que pudesse criar um fluxo de tarefas em que as etapas fossem concluídas corretamente e com total controle.
Essa foi a atitude mais assertiva que Ana poderia ter tomado, pois descobriu que os processos serviriam também para novas contratações e que poderiam ser customizados para outras necessidades que surgissem de acordo com o crescimento da empresa.
Como a automatização de processos pode melhorar o desempenho da empresa?
Depois da criação de processos automatizados, Ana reduziu o tempo que ela passava planilhando manualmente as demandas diárias.
Seu processo de contratação e demissão se tornou fácil, claro e eficiente, sua empresa literalmente saiu do quarto dos fundos e se tornou um grande case de sucesso.
Essa história fala dos benefícios que a automatização de processos pode trazer para sua empresa, mas será que todas as histórias terminam assim?
A falta de processos definidos tende a levar uma empresa e seus departamentos a conviverem com o caos diário. Sem parâmetros a serem seguidos é natural a perda de prazos, falta de definição de projetos, má comunicação entre colaboradores, executivos e diretoria, sem contar na desmotivação e desgaste pelo retrabalho e desperdício de tempo.
Nesses casos, é necessário acionar o alerta vermelho e buscar soluções factíveis para o melhor desempenho e produtividade, visando aumentar a lucratividade e organização da empresa.
Espero que esse artigo tenha ajudado a entender melhor a importância não só de definir processos, mas também de escolher boas ferramentas de automatização que contemplem suas necessidades de forma simples e clara.
Afinal, todos nós queremos ser um case de sucesso no mundo dos negócios.
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