por Wendel Soares em 22/01/2024
O process owner é uma função dentro do ambiente corporativo que exige um comprometimento e excelência a fim de garantir solidez na gestão de processos de negócio. Afinal, toda a estratégia no uso do BPM depende do conhecimento deste profissional sobre cada uma das etapas dos processos gerenciais.
Contudo, muitos negócios ainda não compreendem como ele deve atuar e de que forma explorar para que process owner atue de modo completo e contínuo. Por isso, o Holmes preparou esse conteúdo exclusivo para explicar sobre o dono do processo BPM, como ele deve utilizar uma ferramenta BPMS de modo eficaz e sua contribuição no sucesso das organizações. Confira conosco e boa leitura!
Afinal, o que é process owner?
Process owner, em português, significa dono do processo. Ou seja, é um termo que caracteriza o profissional responsável por acompanhar, avaliar, verificar e garantir o gerenciamento eficaz dos processos gerenciais de ponta a ponta.
Em resumo, ele é o papel central para a implementação e uso recorrente do BPM como ferramenta de gestão dentro de uma organização ou empresa.
Áreas de atuação do dono do processo BPM
Primeiramente, é importante entender a gestão de processos a partir do workflow necessário para cada segmento e tipo de empresa. Em seguida, compreender que toda a organização do fluxo de processos se mostra com maior eficácia quando consegue integrar setores e atividades diferentes. Por exemplo, a produção, vendas, marketing, recursos humanos, logística, estoque, finanças, dentre outros.
Por fim, torna-se necessário que se consiga um monitoramento constante, de modo a identificar gargalos de processos e corrigi-los, além de aplicar de modo padronizados as práticas que se mostrarem com maior eficiência.
Onde o process owner se faz importante
Ao considerar as questões elencadas acima, o dono do processo BPM se torna a ponte capaz de transformar a gestão operacional em um processo integrado, convergente e horizontal. Ou seja, ele passa a administrar um tipo de arquitetura empresarial capaz de centralizar informações e garantir o desempenho otimizado em todos os setores.
Dessa forma, fica mais fácil determinar que irá se responsabilizar por cada etapa, processo ou atividade e delegar funções para outros process owners, que terão maior interação com toda a parte operacional da instituição.
Como decidir pelo dono do processo BPM dentro da sua empresa?
Muitas organizações confundem a definição de um profissional como process owner quando entende a responsabilidade como um cargo. Afinal, isso pode verticalizar a gestão de processos e reduzir o compromisso dos colaboradores para se atingir a excelência das atividades.
Sendo assim, o ideal é atribuir o papel de dono do processo BPM considerando o conhecimento, expertise e resolutividade de um colaborador para que o desempenho de um processo atenda às expectativas.Além disso, nem sempre o process owner terá todas as habilidades para execução do processo, mas é preciso que ele também possa distribuí-los adequadamente entre analistas e gerentes de cada setor. Para isso, ele precisa ter:
- Conhecimento claro e objetivo das estratégias do negócio;
- Bom relacionamento com as equipes e capacidade de inspirar boas práticas;
- Poder decisório e argumentativo para negociar, compreender e aplicar possíveis mudanças, entre outros.
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Principais responsabilidades de um process owner
De modo prático, o dono do processo BPM precisa, para atuar em consonância com a cultura de um negócio precisa:
- Acompanhar os resultados e indicadores de desempenho de processos de ponta a ponta, a fim de tomar decisões estratégicas assertivas;
- Certificar-se sobre o conhecimento, aprendizado e atualização das pessoas e sistemas presentes nos processos, de modo a criar uma melhoria contínua em todos os setores;
- Definir os KPI’s necessários para controlar os processos e elaborar os relatórios sobre evolução dos indicadores escolhidos;
- Propor ações que reduzam riscos, falhas e gargalos nos processos a partir de uma tomada de decisão que se baseie por dados;
- Alinhar de maneira estratégica a otimização dos processos gerenciais e colaborar para uma cultura organizacional sólida e com um padrão alto de excelência.
Dono, gerente e analista do processo: qual a diferença entre eles?
Ainda que o gerente de um processo possa ser o owner process do mesmo, as funções destes dois agentes são específicas. Isso porque, enquanto o dono do processo se responsabiliza por tomar a decisão final sobre ele, o gerente atua de modo tático nesta questão. Ou seja, a ele cabe coordenar as equipes, atualizar o mapeamento, definir prioridades e até mesmo gerenciar riscos.
Por sua vez, o analista tem uma função mais operacional, já que atua para propor melhorias e avalia possíveis mudanças ou padronizações nos processos já instituídos na organização. Por fim, o dono do processo funciona como uma referência corporativa a quem todos se reportam quando é necessário definir ações, atividades e procedimentos que passarão a fazer parte da rotina corporativa.
Como uma ferramenta BPMS pode contribuir com o trabalho de um process owner?
Ao longo deste artigo, vimos o que é um process owner e foi possível compreender suas responsabilidades dentro do ambiente corporativo. Contudo, uma dúvida muito comum diz respeito à melhor forma de realizar a gestão de processos, uma vez que elas são múltiplas e podem ser complexas. Para isso, relacionamos abaixo de que forma o uso de uma ferramenta BPMS contribui para a eficácia no trabalho de um process owner. Continue a leitura.
1 | Automação de processos
Uma ferramenta BPMS permite que o process owner conte com a automação de processos de negócios e elimine tarefas manuais e repetitivas. Em outras palavras, isso aumenta a eficiência, reduz erros e libera tempo para atividades mais estratégicas.
2 | Monitoramento em tempo real
Com uma ferramenta BPMS, o dono do processo BPM pode monitorar os processos em tempo real. Sendo assim, fica mais fácil avaliar o desempenho, identificar gargalos e tomar medidas corretivas imediatas de modo ágil e assertivo.
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3 | Colaboração e comunicação mais eficiente para o process owner e equipes
Uma ferramenta BPMS facilita a colaboração entre as equipes, permitindo que o process owner e outros stakeholders trabalhem juntos em um ambiente centralizado. Dessa forma, há uma melhora significativa na comunicação, visibilidade e coordenação entre os envolvidos nos processos.
4 | Análise e relatórios
Uma ferramenta BPMS oferece recursos de análise e geração de relatórios. Ou seja, ela é capaz de fornecer ao process owner insights valiosos sobre o desempenho dos processos.
A partir disso, ele consegue identificar oportunidades de melhoria, medir o impacto das mudanças implementadas e tomar decisões baseadas em dados.
5 | Feedback e melhoria contínua
Todo dono de processo precisa ser capaz de reunir em um ambiente integrado as sugestões, pontos de melhoria e feedbacks estruturados de cada equipe. Dessa forma, seu trabalho acontece com maior engajamento e se orienta a partir de soluções obtidas de forma coletiva.
Através do uso de uma ferramenta BPMS, a coleta, análise e uso dos feedbacks acontece de maneira intuitiva e abrangente, com acesso em tempo real e menor tempo entre pensar e aplicar a otimização dos processos.
6 | Treinamento e Suporte aos Usuários
Chega de perder tempo com treinamentos engessados e que podem gerar mais dúvidas do que aprendizado. Ao implementar uma ferramenta BPMS para uso dos process owner e demais colaboradores, é possível personalizar a plataforma com informações, dicas, tutoriais ou procedimentos que não exigem um conhecimento técnico do software.
Afinal, o Holmes lida com alternativas de clean code que facilitam o uso correto e contínuo de acordo com a demanda de cada setor da sua empresa.
7 | Flexibilidade e adaptação
Por fim, o uso de uma ferramenta BPMS favorece para que o dono do processo BPM faça ajustes e adaptações de forma ágil e eficiente. Isso é especialmente importante em um ambiente de negócios em constante mudança, onde a capacidade de se adaptar rapidamente é essencial e algumas demandas exigem escalabilidade o tempo todo.
Conheça o Holmes e potencialize as responsabilidades dos seus process owners!
Após compreender o que é process owner e como uma ferramenta BPMS pode tornar seu trabalho muito mais otimizado e eficaz, que tal conhecer a melhor opção para o sua empresa ou organização?
Com o Holmes, você terá uma ferramenta em que você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos e ter rastreabilidade para suas atividades. Além disso, ele permite que você consiga assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar solicitações.
E o melhor: nossa ferramenta não exige conhecimentos avançados sobre programação e oferece soluções personalizadas para o seu negócio.
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