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10 Dicas para um sistema de automação financeira eficaz (e como o BPMS pode ajudar)

26 dezembro, 2023 10 min de leitura Autor: Wendel Soares

sistema de automação financeira

A utilização de um sistema de automação financeira torna-se cada vez mais comum em empresas dos mais diferentes nichos. Afinal, ele é capaz de solucionar gaps e evitar problemas de despesas, estoque, pagamentos e outras demandas do setor.

Contudo, sua implementação e uso depende de outros fatores, uma vez que qualquer sistema exige a alimentação contínua e dados pontuais e frequentes.

Por isso, o Holmes preparou um conteúdo para te ajudar a ter um sistema de automação financeira eficiente. Além disso, iremos explicar como o uso de uma ferramenta BPMS  pode contribuir para que sua gestão seja ainda melhor. Confira conosco e boa leitura!

Entendendo o sistema de automação financeira

Um sistema de automação financeira é uma ferramenta ou software projetado para automatizar e simplificar tarefas relacionadas às finanças de uma empresa ou indivíduo. De modo geral, ele ajuda a gerenciar e controlar processos financeiros, como contas a pagar e receber, conciliação bancária, emissão de notas fiscais, controle de estoque, fluxo de caixa, entre outros.

Além disso, esse tipo de sistema permite que as atividades financeiras sejam executadas de forma mais eficiente, reduzindo erros e economizando tempo. Isso porque ele automatiza tarefas repetitivas, como lançamento de dados, cálculos e geração de relatórios, liberando os profissionais para se concentrarem em atividades mais estratégicas.

Também merece destacar que um sistema de automação financeira pode fornecer insights e análises detalhadas sobre a saúde financeira de uma empresa, permitindo uma tomada de decisão mais informada. Por fim, ele também pode integrar-se a outros sistemas, como o de gestão empresarial (ERP), facilitando o compartilhamento de informações e a sincronização de dados.

Em resumo, um sistema de automação financeira é uma solução tecnológica que simplifica e agiliza as tarefas financeiras, melhorando a eficiência e a precisão dos processos, além de fornecer informações valiosas para a gestão financeira de uma empresa ou indivíduo.

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Principais tipos de sistema de automação financeira

A depender do porte e segmento de uma empresa, um sistema de automação financeira pode oferecer soluções que realizem tarefas cotidianas em menor tempo e com maior assertividade. Ou seja, sua eficácia está em impedir gargalos de processos e tornar o trabalho mais ágil e com qualidade. A seguir, elencamos 5 exemplos destes tipos de sistemas.

Software de contabilidade

Esses sistemas automatizam tarefas contábeis, como lançamento de despesas e receitas, conciliação bancária, emissão de relatórios financeiros e cálculo de impostos. Eles ajudam a manter registros financeiros precisos e a cumprir obrigações fiscais.

 

Leia também | O que é ECM?

Plataforma de pagamentos online

Essas plataformas automatizam o processo de recebimento de pagamentos, permitindo que empresas e indivíduos aceitem pagamentos online de forma segura e conveniente. Isso porque elas podem integrar-se a sistemas de e-commerce, facilitando a gestão de vendas e transações financeiras.

Sistema de gestão de despesas

Esses sistemas automatizam o processo de registro e reembolso de despesas corporativas. Por exemplo, os funcionários podem enviar digitalmente suas despesas, anexar recibos e o sistema realiza a análise, aprovação e reembolso de forma automatizada, agilizando o processo e reduzindo erros.

Ferramenta de gestão de fluxo de caixa

Essas ferramentas automatizam o monitoramento e controle do fluxo de caixa de uma empresa. Geralmente, elas importam automaticamente dados financeiros de contas bancárias, fornecedores e clientes, categorizam as transações e fornecem uma visão clara das entradas e saídas de dinheiro, ajudando na tomada de decisões financeiras.

Sistema de automação financeira para investimentos

Esses sistemas automatizam a gestão de investimentos, permitindo que investidores monitorem e controlem suas carteiras de forma eficiente. Eles podem fornecer análises de desempenho, rebalanceamento automático de ativos, execução de ordens de compra e venda, além de fornecer insights e recomendações personalizadas.

7 Vantagens no uso de um sistema de automação financeira

Abaixo, elencamos algumas das vantagens de implementar um sistema de automação financeira em uma empresa. De modo geral, cada organização pode se beneficiar de diferentes maneiras, dependendo de suas necessidades e objetivos específicos. Continue a leitura.

1 | Eficiência e produtividade

Primeiramente, um sistema de automação financeira permite que as tarefas financeiras sejam executadas de forma mais rápida e eficiente. Afinal, ele automatiza processos manuais e repetitivos, reduzindo erros e liberando tempo para que os profissionais se concentrem em atividades mais estratégicas, aumentando a produtividade geral da equipe.

2 | Redução de erros

Ao automatizar tarefas financeiras, como lançamento de dados e cálculos, um sistema de automação financeira reduz significativamente a ocorrência de erros humanos. Em outras palavras, isso ajuda a manter registros financeiros precisos, evita retrabalho e minimiza riscos financeiros.

3 | Tomada de decisão informada

Com um sistema de automação financeira, é possível obter insights e análises detalhadas sobre a saúde financeira da empresa. Isso inclui informações sobre fluxo de caixa, despesas, receitas, rentabilidade e muito mais. Sendo assim, esses dados permitem uma tomada de decisão mais informada e estratégica, contribuindo para o crescimento e sucesso da empresa.

4 | Agilidade e rapidez com o uso de um sistema de automação financeira

A automação financeira permite que as tarefas sejam concluídas de forma mais rápida e eficiente. Por exemplo, a emissão de faturas, o processamento de pagamentos e a conciliação bancária podem ser realizados de maneira ágil, reduzindo o tempo necessário para executar essas atividades e melhorando a experiência do cliente.

5 | Cumprimento de obrigações fiscais

Um sistema de automação financeira pode ajudar a garantir o cumprimento das obrigações fiscais da empresa. Isso porque ele pode gerar relatórios financeiros precisos, calcular impostos corretamente e fornecer informações necessárias para a preparação de declarações fiscais, evitando erros e possíveis penalidades.

6 | Integração de dados

Muitos sistemas de automação financeira podem ser integrados a outros sistemas, como o de gestão empresarial (ERP) ou sistemas de pagamento online. Isso permite o compartilhamento de informações financeiras em tempo real, evitando a duplicação de dados e garantindo a consistência das informações em toda a empresa.

7 | Segurança e controle

Por último, um sistema de automação financeira oferece maior segurança e controle sobre os dados financeiros da empresa. Ele permite definir permissões de acesso, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar e manipular informações financeiras sensíveis. Além disso, a automação reduz o risco de perda ou roubo de dados, pois os sistemas geralmente possuem medidas de segurança robustas.

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Como uma ferramenta BPMS pode potencializar o uso de um sistema de automação financeira

Após entender sobre a automação sistematizada do setor financeiro, é importante considerar que uma ferramenta BPMS  não é uma opção para gerir os recursos de uma empresa. Entretanto, ela consegue fornecer benefícios incríveis para quem busca extrair o melhor do sistema da sua empresa. Confira a seguir como ela é capaz de realizar isto.

Mapeamento e otimização de processos

Uma ferramenta BPMS permite mapear e modelar os processos financeiros da empresa de forma visual e intuitiva. Na prática, isso facilita a identificação de gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria nos fluxos de trabalho financeiros. Além disso, com base nessa análise, é possível otimizar os processos para aumentar a eficiência e reduzir custos.

Leia também | 6 melhores ferramentas para mapeamento de processos

Automação de fluxos de aprovação

Com uma ferramenta BPMS, é possível automatizar os fluxos de aprovação financeira, como aprovação de despesas, solicitações de compra e reembolsos. Isso agiliza o processo, reduzindo a dependência de aprovações manuais e acelerando a tomada de decisões financeiras. E claro, contribuiu até mesmo para a escolha dos diferentes modelos de fluxograma para melhor acompanhamento dos processos.

Monitoramento em tempo real

Uma ferramenta BPMS permite monitorar os processos financeiros em tempo real. Isso significa que é possível acompanhar o status das transações, identificar possíveis problemas ou atrasos e tomar medidas corretivas imediatas. O monitoramento em tempo real também fornece uma visão clara do desempenho financeiro da empresa.

Integração de sistemas

Uma ferramenta BPMS pode integrar-se a outros sistemas utilizados pela empresa, como sistemas de contabilidade, ERP (Enterprise Resource Planning) e sistemas de pagamento. Isso permite a troca de informações financeiras de forma automatizada, evitando a necessidade de entrada manual de dados e garantindo a consistência dos dados em todos os sistemas.

Geração automatizada de relatórios e gestão de documentos

Com uma ferramenta BPMS, é possível gerar relatórios financeiros de forma automatizada e personalizada. Isso inclui relatórios de fluxo de caixa, demonstrações financeiras, análises de desempenho e muito mais.

Outro ponto é que ela pode centralizar e gerir todos os documentos da empresa. Por exemplo, entradas, saídas, aprovações de compras, aquisições e autorizações. Ou seja, a geração e gestão automatizada de relatórios e documentos economiza tempo e garante a precisão das informações apresentadas.

Saiba mais | 10 Dicas para aplicar o gerenciamento eletrônico de documentos

Controle de acesso e segurança para o sistema de automação financeira

Uma ferramenta BPMS permite definir permissões de acesso aos processos financeiros, garantindo que apenas as pessoas autorizadas possam visualizar, editar ou aprovar transações financeiras. Isso aumenta a segurança dos dados financeiros e evita acessos não autorizados.

Flexibilidade e escalabilidade

Por fim, uma ferramenta BPMS oferece flexibilidade e escalabilidade para acompanhar o crescimento da empresa. Ela pode ser facilmente adaptada e configurada para atender às necessidades específicas da organização, permitindo a inclusão de novos processos financeiros ou a modificação dos existentes à medida que a empresa evolui.

Aprendeu sobre gargalo de processo? Evite-o com as soluções do Holmes!

Após compreender tudo que envolve o sistema de automação financeira e como uma ferramenta BPMS pode contribuir para extrair a maior eficácia dele, que tal conhecer a melhor opção para a sua empresa?

 Por isso, convidamos você a utilizar o Holmes, uma ferramenta em que você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos e ter rastreabilidade para suas atividades.

Além disso, ele permite que você consiga assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar solicitações.

Em resumo, você poderá contar com todos os recursos que impedirão os principais gargalos do processo e otimização dos seus resultados. E o melhor: nossa ferramenta não exige conhecimentos avançados sobre programação e oferece soluções personalizadas para o seu negócio.

Entre em contato conosco e agende gratuitamente uma demonstração com um de nossos especialistas. Para outros conteúdos como este, continue conosco no Blog do Holmes.

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