Software de gestão de processos: 12 perguntas para responder antes de escolher um para sua empresa!

Está à procura de um software de gestão de processos e não quer correr o risco de escolher errado? Você tem razão em se preocupar, afinal, esse tipo de implantação pode ter um grande impacto na organização.

 O objetivo de um software de gestão de processos é auxiliar na otimização, padronização e melhoria contínua dos diferentes fluxos de trabalho de uma organização, mas quando a ferramenta não atende a esses objetivos, ou possui limitações que atrapalham as metas específicas do seu negócio, “o tiro pode sair pela culatra”.

 A escolha da ferramenta ideal depende de um planejamento bem feito e existem coisas que precisam estar bem claras na sua mente antes de bater o martelo. Pensando nisso, reuni a expertise da nossa equipe, que já participou de diversos projetos de implementação de softwares de gestão, e compilei neste artigo 12 perguntas essenciais que devem ser respondidas antes de escolher o seu software de gestão de processos. Vamos conhecê-las?

12 perguntas essenciais para responder antes de escolher um software de gestão de processos

1- Quais problemas você quer resolver? 

Você certamente já conhece os problemas, ou não estaria aqui lendo esse conteúdo, mas eu quero ir um pouco além com esse tópico. Estou falando de uma pesquisa aprofundada sobre a real dor da sua equipe ou do seu cliente. 

Muitas vezes quem começa a procura por uma solução é um gestor, líder, profissional de TI ou até um analista de processos e, para não ficar apenas na visão desses profissionais, é necessário compreender o problema por diferentes perspectivas.

 Lembre-se de conversar com as pessoas, de preferência quem realmente sente na pele o dia a dia da empresa interagindo com o processo em questão. Uma dica para ser bem-sucedido nesta etapa é montar uma equipe multidisciplinar, com representantes de cada processo a ser melhorado pela ferramenta ou, no mínimo, alguém que tenha o conhecimento da operação do começo ao fim.

Se for um processo de core business, que entrega valor diretamente ao cliente, por exemplo, é bom entender bem o que o consumidor espera também. Definir perfil e expectativas pode te ajudar a identificar oportunidades de melhoria que não seriam vistas olhando apenas pelo ponto de vista do decisor.

Onde está o foco do problema? Esse é o ponto central desta etapa! Com isso, você conhecerá as necessidades e poderá escolher o software de gestão de processos ideal.

2- Quais etapas e fluxos deseja automatizar?

Se na etapa anterior você conversou com as pessoas e identificou as dores a serem resolvidas, essa pergunta não será difícil de responder. Identifique as etapas e fluxos que devem ser automatizados. 

Softwares de gestão de processos servem para que você tenha mais controle e rastreabilidade de tarefas, processos, documentos, prazos e dados. Mas a automação das  etapas, notificações e regras de negócios depende das limitações de cada plataforma.

 Muitas vezes nós esperamos conhecer a ferramenta para saber do que ela é capaz e só então definimos o que será automatizado. Minha sugestão é pensar com antecedência sobre o que você gostaria de automatizar, para ter noção dos recursos que você espera que uma ferramenta possua. Você tem que procurar algo que se adapte à realidade da sua empresa e não o contrário.

3- Quem são as pessoas e áreas envolvidas nos processos e quais as expectativas delas?

 Esta pergunta é uma extensão de tudo o que já foi respondido até aqui. Pensar nas pessoas e em suas experiências com os processos é essencial para o sucesso do cliente (seja ele consumidor do seu produto ou mesmo um colaborador da sua empresa). 

Quais são as suas metas de negócios e como elas estão relacionadas aos processos? Em outras palavras mapeie as “saídas”, os resultados esperados ao final do fluxo. 

Também é bom aproveitar esta etapa para definir como os fluxos de diferentes áreas se relacionam, e como a saída de um processo pode se transformar em uma entrada em outro fluxo.

4- O quão flexível e customizável é a utilização da ferramenta?

Uma ferramenta muito flexível e customizável pode atender diversas necessidades diferentes no seu negócio. Isso é bom? Depende! 

Esse modelo pode ser complicado se você não tem um time técnico para gerenciar o sistema e o fornecedor não te ajuda a resolver problemas, dificulta mudanças nos fluxos e te cobra uma fortuna por suporte. 

Aí tem outra opção, ferramentas menos flexíveis, porém um pouco mais prontas, que dão menos trabalho para implantar e usar. O problema nesse caso é que essa modalidade costuma ser mais limitada, o que muitas vezes não incomoda a princípio, mas com o tempo, conforme os processos vão evoluindo, pode não ser suficiente.

Então, é bom sempre pensar muito bem no que é melhor para os seus processos a longo prazo, porque trocar o sistema depois pode ser difícil. Por isso, algumas empresas acabam acumulando softwares que trabalham apenas em um ponto específico do fluxo. 

Neste sentido, ferramentas personalizáveis saem ganhando, porque elas se encaixam bem no pacote de soluções e têm potencial de se expandir dentro da organização conforme  os processos evoluírem. Mas é importante analisar o suporte que o fornecedor vai te oferecer.

5- Qual o custo benefício?

Você precisa ir além dos preços para entender como uma ferramenta pode agregar valor para sua empresa. Quanto vale a dor que você está resolvendo? Quanto prejuízo, perda de tempo e estresse o seu time tem passado? Sabendo essa resposta é possível ter ideia da importância do sistema para a empresa.

 Depois, você pode comparar soluções para analisar o custo-benefício. Uma dica é pensar no quanto a ferramenta será utilizada: quantas áreas poderão se beneficiar dela e o que a empresa perde se não contratá-la.

E aí sim pensamos nos valores. Imagine o seguinte: pagar R$ 300 reais em uma calça que será utilizada uma vez na vida pode ser considerado caro. Mas se a calça for utilizada dez vezes, o custo-benefício melhora, porque o uso custará R$ 30. Você ainda acha “caro” olhando por essa perspectiva?

 Então, as ferramentas também podem seguir essa linha: quanto mais dores, áreas e pessoas beneficiadas, melhor o custo-benefício do seu software de gestão de processos. Agora, se ele resolver apenas um pedaço do problema, e você tiver que contratar outras ferramentas para o restante, o custo-benefício será menos atrativo.

6- Terei dificuldade em implementar essa solução?

Já citamos isso brevemente, mas aqui não estou falando só de colocar o novo sistema pra rodar. Um projeto de BPM, por exemplo, é complexo porque é necessário entender a metodologia, mapear os processos, estudar as melhores formas de implantar a ferramenta e por aí vai. Se fosse só instalar seria fácil. É preciso pensar em como as pessoas vão se adaptar utilizando o sistema na rotina.

Algumas plataformas são muito complexas e não têm uma boa usabilidade, com isso, são necessários muitos treinamentos, que podem significar altos custos.

Pense nisso na hora de escolher e, de preferência, procure uma solução que consiga unir versatilidade e personalização com simplicidade, além de disponibilizar um bom suporte para te ajudar no dia a dia. 

7- É possível evitar essa complexidade de alguma forma?

Muitas empresas não precisam de um sistema muito robusto, mas como não conhecem outras possibilidades ou não entendem a real necessidade do processo em questão, acabam entrando em projetos gigantescos e caros.

Muitos projetos de BPM, inclusive, começam bem mas terminam dentro de uma gaveta, porque a maioria das empresas quer algo prático, que resolva o problema rapidamente. 

A boa notícia é que existem formas de evitar essa complexidade, com ferramentas mais simples que podem ser usadas na maioria dos processos, e não estou falando de sistemas baseados em Kanban.

Você pode entender melhor lendo esse artigo que eu escrevi sobre o tema: Como automatizar seus processos sem ter que lidar com as complexidades de ferramentas de BPM (os tradicionais BPMS)?

 Mas enfim, é possível arranjar soluções inovadoras, para a maioria dos problemas, com uma essência muito mais simples. O segredo é conhecer o mercado mesmo, não tem jeito. Pense nisso na hora de escolher.

8- Terei apoio do fornecedor antes durante e depois de implementar a ferramenta?

Tem fornecedores que não oferecem suporte em português, cobram à parte qualquer alteração e te deixam se virar sozinho. Se você não tem um time de especialistas em processos, terá dificuldade em modelar uma boa solução nessas condições.

Um time de sucesso do cliente por parte do fornecedor faz toda a diferença na hora de extrair o melhor da ferramenta.

Aqui no Holmes, nós temos percebido que, por mais que os clientes tenham a opção de criar fluxos sozinhos na nossa plataforma, muitos querem alguém que faça isso por eles. E mais do que isso, querem alguém que acompanhe suas trajetórias, desde a compreensão dos processos até o uso do sistema no dia a dia. 

 Por isso, saber sobre o suporte e a cultura de sucesso do cliente do fornecedor é um excelente ponto para considerar na hora de escolher um software de gestão de processos.

9- Como a ferramenta trata dados nascidos em outros sistemas e o quanto isso pode impactar nas metas dos meus processos?

Configurar e tratar dados nascidos no próprio software é fácil, você precisa observar como o sistema se comporta na hora de tratar informações que vêm de outras plataformas.

Esse ponto é importantíssimo quando se trata de um software de gestão de processos, que, teoricamente, é usado em várias áreas da empresa e pode se comunicar com diversas ferramentas diferentes. Então, procure plataformas que administrem bem as informações dentro dos fluxos, para que seu time não tenha que ficar usando planilhas ou extraindo dados de um software para inserir em outro manualmente.

10- Quais recursos a ferramenta oferece para acompanhar métricas, desempenho e produtividade da equipe?

Acho que nem preciso me esforçar para mostrar o quanto isso é importante. Já ouviu aquela frase: “dados são o novo petróleo”? Pois é! O software escolhido precisa oferecer recursos como relatórios ou dashboards que permitam acompanhar com facilidade o desempenho da equipe. 

 Através disso, é possível encontrar os focos problemáticos, atrasos e gargalos para acionar os responsáveis e agir antes que os problemas se tornem maiores. Dá para evitar muita dor de cabeça acompanhando as métricas.

11- O Software de gestão de processos em questão permite a criação de níveis de permissionamento e auditoria?

Os permissionamentos definem quais informações um usuário ou administrador pode acessar. Isso é muito importante para evitar fraudes, proteger dados e garantir que as pessoas realmente consumam apenas os conteúdos necessários.

É uma forma de economizar tempo e esforço, além de facilitar o trabalho e evitar alterações indesejadas nas informações. Também é interessante que os registros da ferramenta sejam confiáveis o suficiente para garantir que, em casos de auditoria, possam fornecer o histórico dos acontecimentos.

12- Como a plataforma lida com regras de negócios?

Quanto mais pronta a ferramenta, menos flexível ela é. Ferramentas como o Holmes atendem regras de negócios variadas porque existe a possibilidade de inserir scripts através dos recursos low-code.

Mas você só conseguirá definir se uma ferramenta como essa é a ideal conhecendo as regras de negócios e entendendo se elas são mais simples ou mais complexas. Geralmente essas condições estão na cabeça das pessoas. Cuidado para não contratar um sistema que altere muito a forma como os processos são executados só para conseguir atendê-los.

Lembre-se que mudar a forma como a sua equipe trabalha exigirá treinamento e poderá aumentar a resistência das pessoas sobre o novo método.

Responda a essas perguntas e estará pronto para escolher a melhor ferramenta

Use essas perguntas como um guia para direcionar a escolha ideal para sua empresa. Lembre-se: não existe escolha certa ou errada, mas existe a melhor e a pior opção para resolver o seu problema em específico.

Entender o seu próprio cenário e fazer um bom planejamento antes de definir as ferramentas que farão parte do seu pacote de soluções é muito importante para o sucesso do seu projeto. Decisões precipitadas podem fazer você perder oportunidades.

Ah, e falando de oportunidades, quero te fazer um convite: Quer conhecer um software de gestão de processos extremamente simples, porém poderoso? 

Eu fiz um artigo falando um pouco sobre como o holmes pode ser usado nas empresas para automatizar etapas dos fluxos de trabalho, padronizando a forma como as pessoas executam atividades e controlando prazos, tarefas e ações, tudo de forma muito simples e personalizável.

É só clicar no link abaixo para acessar o conteúdo completo. Espero que goste.

Conheça o holmes – a ferramenta de gestão de processos mais completa e versátil do mercado

No mais, pode deixar suas dúvidas, críticas e elogios sobre esse tema nos comentários. Até breve.