Work in Progress: Como uma ferramenta BPMS impulsiona a progressão de tarefas

O Work in Progress se tornou um conceito mundialmente difundido no meio empresarial devido à sua eficácia em ampliar a produtividade das operações. Afinal, ele permite a uma organização ter melhoria contínua e se manter competitiva diante seus concorrentes.

Nesse sentido, o uso de uma ferramenta BPMS (Business Process Management System) pode ser um diferencial estratégico, pois contribui significativamente para otimizar o trabalho progressivo em uma organização.

Pensando nisso, o Holmes preparou este artigo, que irá explorar como uma ferramenta BPMS pode impulsionar a eficiência e a produtividade de uma empresa e melhorar o fluxo de trabalho e a tomada de decisões informadas. Confira conosco e boa leitura!

O que é Work in Progress?

Em portugês, Work in Progress (WIP) significa trabalho em andamento. Na prática, também é chamado de progressão de tarefas, uma vez que se refere às ações ou projetos que ainda não foram concluídos, mas estão em processo de execução.

Ou seja, ela é uma medida do status atual de um trabalho ou projeto em relação ao seu estágio de conclusão.

Principais vantagens do uso da progressão de tarefas

O WIP é utilizado para monitorar o andamento do trabalho, identificar possíveis gargalos e ajustar o planejamento da equipe para garantir uma execução eficiente. Isso porque a gestão do WIP é essencial para entender como o trabalho está progredindo e garantir que os recursos disponíveis estejam sendo utilizados de maneira adequada.

Ao monitorar o WIP, as equipes são capazes de identificar qualquer desvio em relação ao cronograma esperado e tomar ações corretivas para manter o fluxo de trabalho contínuo. Além disso, acompanhar o WIP é fundamental para identificar possíveis atrasos, avaliar a produtividade da equipe e alocar recursos de forma eficiente.

Ferramentas para acompanhar o Work in Progress

A seguir, relacionamos uma lista de cinco tipos de ferramentas utilizadas para acompanhar o trabalho em andamento (WIP). Com elas, a aplicação do Work in Progress dentro do ambiente corporativo se torna mais fácil e de acompanhamento contínuo.

1. Quadros Kanban

Essas ferramentas permitem criar um quadro visual, no qual a gestão de tarefas é organizada em colunas, representando os estágios de conclusão. Ou seja, é possível mover as tarefas de uma coluna para outra à medida que avançam no processo.

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2. Plataformas de gestão de projetos

Essas são ferramentas mais abrangentes, que oferecem recursos para planejar, executar e monitorar um projeto de forma integrada. Em outras palavras, elas permitem a definição de tarefas, atribuição de responsabilidades, acompanhamento de prazos e progresso geral.

3. Ferramentas de controle de tempo

Por sua vez, o uso de ferramentas para controlar o tempo das atividades permite aos gestores registrar o tempo gasto em cada tarefa ou projeto. Dessa forma, é possível acompanhar o tempo dedicado a cada atividade e identificar possíveis gargalos ou melhorias na produtividade.

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4. Aplicativos de organização de tarefas

São ferramentas simples, porém eficientes, para criar e gerenciar listas de tarefas. Na prática, com elas, você consegue categorizar, priorizar e acompanhar o progresso de cada item, geralmente por meio de uma interface intuitiva e fácil de usar.

5. Softwares de gestão ágil

Por fim, temos as ferramentas voltadas para equipes que utilizam metodologias ágeis, como Scrum ou Kanban. Nelas, há o acompanhamento do progresso do trabalho, gerenciando as tarefas em sprints ou ciclos de trabalho específicos. É importante avaliar as necessidades específicas da equipe ou projeto, levando em consideração aspectos como tamanho da equipe, complexidade do projeto e recursos desejados, para escolher a ferramenta mais adequada.

Por que usar uma ferramenta BPMS para acompanhar a progressão de tarefas?

Uma das principais características de uma ferramenta BPMS é a automação de processos empresariais. Em resumo, isso envolve a criação de fluxos de trabalho automatizados, nos quais as tarefas são atribuídas de forma eficiente e acompanha seu progresso.

Com uma ferramenta BPMS, os gestores podem projetar, implementar e monitorar fluxos de trabalho personalizados, garantindo que as atividades sejam executadas de maneira lógica e eficaz. Isso economiza tempo e minimiza erros humanos, resultando em maior eficiência operacional e progresso contínuo.

Além disso, o trabalho progressivo requer um gerenciamento eficaz de tarefas e prazos. Com uma ferramenta BPMS, é possível atribuir tarefas, definir prazos e acompanhar o progresso de cada atividade. Essa visibilidade em tempo real permite que os gestores monitorem a evolução do trabalho e tomem medidas proativas para mantê-lo nos trilhos.

Por último, merece atenção o fato que as ferramentas BPMS podem enviar notificações automáticas de prazos iminentes, lembrando os funcionários de suas responsabilidades. Ou seja, isso garante que o trabalho progrida de maneira adequada e no tempo previsto.

E claro, elas também facilitam a colaboração entre equipes e departamentos, uma vez que oferecem informações centralizadas e acessíveis a todos os envolvidos, permitindo uma comunicação clara e eficiente. 

Acompanhar o Work in Progress da sua empresa é melhor com o Holmes!

Após entender melhor tudo que envolve o Work in Progress, uma dúvida muito comum é qual software usar para suprir as necessidades específicas da sua empresa. Pois o Holmes tem a melhor solução, com uma ferramenta que é capaz de organizar, avaliar e planejar estrategicamente cada etapa das suas atividades.

Dessa forma, você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos, acessar relatórios personalizados e painéis de controles intuitivos, de modo a acompanhar suas métricas-chave, como prazos médios de conclusão, tempos de espera e gargalos. 

E o melhor:  a ferramenta do Holmes não exige nenhum tipo de conhecimento sobre programação e oferece soluções para empresas de qualquer segmento. Afinal, consegue unir em um único ambiente o gerenciamento de tarefas, pessoas, documentos e ações.

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