por Equipe Holmes em 29/08/2023
Uma boa gestão orçamentária é uma das ferramentas mais eficazes para a empresa que busca ter maior controle financeiro estratégico. Afinal, ela é indispensável para garantir a saúde de uma organização, independente do porte.
Além disso, gerir adequadamente o orçamento permite que haja um planejamento mais assertivo a médio e longo prazo. Ou seja, ainda viabiliza a sustentabilidade e permite um crescimento gradual e melhor estruturado.
Por isso, há empresas que optam pelo uso de uma ferramenta BPMS a fim de ter um panorama completo na gestão de processos. Dessa forma, é capaz de mitigar problemas e realizar a gestão orçamentária de modo mais funcional.
Pensando nisso, o Holmes trouxe este artigo que vai explicar a importância de gerir o orçamento de uma empresa e de que forma fazê-lo na prática. Confira conosco e boa leitura!
O que é gestão orçamentária e qual seu objetivo no ambiente empresarial?
A gestão orçamentária é um processo que envolve o planejamento, acompanhamento e controle dos recursos financeiros de uma organização ao longo de um determinado período de tempo. Em resumo, ela consiste na elaboração e execução de um orçamento, que é um plano detalhado que estipula as receitas esperadas e as despesas a serem realizadas.
A gestão orçamentária tem como objetivo principal garantir que a empresa possua uma visão clara e precisa de suas finanças, permitindo tomar decisões estratégicas, controlar os gastos, maximizar os lucros e cumprir as metas estabelecidas. Ela orienta as áreas e os gestores da empresa a otimizarem a alocação de recursos disponíveis, respeitando os limites e garantindo a sustentabilidade financeira.
Gestão orçamentária versus gestão financeira: qual a diferença?
Ainda que se relacionem diretamente, há diferenças importantes entre a gestão orçamentária e a financeira. Isso porque a gestão financeira abrange um escopo mais amplo e abrangente, englobando não apenas a gestão orçamentária, mas também a administração de todo o sistema financeiro da empresa.
Ou seja, ela envolve atividades como captação de recursos, análise financeira, controle de fluxo de caixa, gerenciamento de investimentos, gestão de ativos e passivos, entre outros. Sendo assim, podemos afirmar que a gestão orçamentária é um componente importante da gestão financeira, focando especificamente no planejamento e controle do orçamento. Por sua vez, a gestão financeira engloba uma abordagem mais ampla e estratégica para administrar todas as atividades financeiras da empresa.
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Principais etapas para gerir o orçamento de uma empresa
Mesmo com particularidades de acordo com o porte, segmento e estrutura de cada empresa, 3 pontos são fundamentais para se organizar a gestão orçamentária de uma organização. São eles:
1 | Elaboração de um plano orçamentário a partir dos dados levantados e das projeções esperadas pela empresa nos próximos meses e anos;
2 | Avaliação das informações a partir de sua inserção em diferentes cenários. Para isso, o ideal é realizar uma simulação com a participação dos stakeholders da empresa;
3 | Acompanhamento regular dos resultados, de modo a compará-los com o planejamento estratégico.
Principais tipos de gestões de orçamento
Há diferentes tipos de planejamento para gestão orçamentária. A seguir, elencamos os 7 principais modelos. Continue a leitura!
Orçamento estático
Trata-se da gestão orçamentária onde a definição no planejamento inicial permanece até que haja um novo orçamento. Ou seja, ele não sofre alterações durante sua vigência e têm maior foco na execução das atividades.
De modo geral, é uma modalidade muito utilizada em empresas de pequeno porte. Isso porque ele dá a possibilidade de ações rápidas para corrigir erros e tomar decisões com maior centralidade.
Gestão orçamentária variável
Ao contrário do primeiro modelo, ele permite mudanças durante a execução, a fim de moldar o orçamento ao cenário que pode se alterar ao longo do tempo. Por isso, ele também é chamado de orçamento flexível e busca acompanhar trajetórias operacionais.
Em sua aplicação, a visão dos índices acontece de forma individual. Ou seja, ele considera as dinâmicas de variabilidade do mercado e quais os impactos para o segmento de cada organização.
Orçamento contínuo
Acontece quando o planejamento orçamentário considera que a gestão pode sofrer revisões de forma periódica. Por exemplo, quando há uma análise mensal, trimestral ou semestral na gestão orçamentária do ano. Sendo assim, é permitido ajustes pontuais e o projeto de novos orçamentos complementares.
Na maior parte das vezes, a gestão orçamentária contínua é utilizada por empresas que têm a necessidade de tomar decisões com muita agilidade.
Gestão orçamentária incremental
Também conhecida como gestão orçamentária baseada em histórico ou tradicional, a abordagem incremental envolve fazer ajustes ao orçamento com base em períodos anteriores.
Em resumo, nesse método, as alterações no orçamento são feitas com base em uma porcentagem de aumento ou diminuição em relação ao exercício financeiro anterior. Por isso, trata-se de uma abordagem simples e fácil de implementar, uma vez que ela não questiona a necessidade e a relevância das despesas existentes.
Gestão orçamentária matricial
É uma abordagem mais complexa e envolve a combinação das várias responsabilidades e dimensões organizacionais. Nesse modelo, há uma colaboração mais intensa entre as áreas funcionais, envolvendo uma alocação mais eficiente de recursos e uma visão mais holística do orçamento.
Na prática, a gestão orçamentária matricial permite que as unidades de negócios ou departamentos trabalhem juntos para o desenvolvimento do orçamento, o compartilhamento de recursos e de responsabilidades.
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Beyond budgeting (Além do Orçamento)
O conceito de Beyond budgeting enfatiza a necessidade de flexibilidade e agilidade para responder às mudanças do mercado. Isso porque o foco está na definição de metas claras e na autonomia dos indivíduos e equipes para tomar decisões e ajustar recursos, sem a rigidez dos orçamentos tradicionais.
Ao incentivar a descentralização de tomadas de decisão, o Beyond budgeting incentiva a adoção de métricas de desempenho relevantes em tempo real e uma cultura de aprendizado e adaptação contínuos. Com isso, ele busca superar as limitações e restrições dos orçamentos convencionais, permitindo uma maior capacidade de resposta e adaptabilidade às mudanças do ambiente de negócios.
Base zero
Por fim, temos a gestão orçamentária que se baseia em ajustes incrementais, onde todas as despesas são justificadas a partir do zero, independentemente do histórico. Dessa forma, incentiva-se uma análise detalhada de cada despesa, levando a uma alocação mais eficiente dos recursos.
5 Motivos pelos quais é importante gerir o orçamento da sua empresa
Entre os motivos que tornam relevante e necessária a gestão orçamentária em uma organização, a performance operacional, a identificação e mitigação de riscos e o cumprimento dos objetivos do negócio se destacam. Vamos entender melhor os benefícios desta prática em qualquer ambiente empresarial.
1. Planejamento financeiro
Primeiramente, a gestão orçamentária é essencial para o planejamento financeiro de uma empresa. Afinal, ela permite que a organização defina metas e objetivos financeiros, estabeleça um plano de receitas e despesas, e projete o fluxo de caixa.
Dessa forma, a empresa pode antecipar e se preparar para situações adversas, identificar oportunidades de investimento e tomar medidas para garantir a estabilidade financeira.
2. Controle e monitoramento de despesas
A gestão orçamentária proporciona um controle efetivo das despesas. Ao definir um orçamento para cada área ou projeto, a empresa pode rastrear e comparar as despesas reais com as previstas.
Em resumo, isso ajuda a identificar gastos excessivos, desperdícios ou desvios, permitindo que a organização tome medidas corretivas a tempo de evitar problemas financeiros.
3. Gestão orçamentária permite a tomada de decisões embasadas
Com um sistema de gestão orçamentária eficiente, a empresa tem acesso a informações valiosas que auxiliam na tomada de decisões embasadas. Isso porque, ao ter uma visão ampla do orçamento da empresa, os gestores podem avaliar a viabilidade de novos projetos, identificar quais áreas estão gerando retorno e quais precisam ser ajustadas.
Ou seja, isso contribui para uma alocação mais inteligente de recursos e para uma gestão mais eficiente da organização como um todo.
4. Avaliação de desempenho
A gestão orçamentária também permite que a empresa faça a avaliação de desempenho financeiro e estabeleça indicadores de sucesso. Ao comparar os resultados reais com os previstos, é possível identificar quais áreas estão alcançando as metas, quais estão abaixo do esperado e onde existem oportunidades de melhoria.
Essa avaliação contínua do desempenho ajuda a empresa a se manter alinhada com seus objetivos estratégicos e a adotar medidas corretivas ou de aprimoramento, quando necessárias.
5. Transparência e prestação de contas
Por último, a gestão orçamentária promove a transparência nos processos financeiros e contribui para a prestação de contas dentro da organização. Afinal, ao envolver diferentes áreas e departamentos na elaboração do orçamento, há uma compreensão compartilhada das metas financeiras e das responsabilidades de cada um.
De modo geral, isso cria um ambiente de responsabilidade e colaboração, onde os gestores são responsáveis por administrar os recursos de forma eficiente e reportar os resultados.
10 Dicas para realizar uma gestão orçamentária eficiente
1 | Analise as tendências sazonais
Primeiramente, é importante conseguir identificar os períodos do ano em que seus custos aumentam ou suas receitas diminuem. Isso ajudará você a se preparar antecipadamente, ajustar seu orçamento e evitar surpresas financeiras.
2 | Implemente a tecnologia de automação
A tática aqui é utilizar uma ferramentas BPMS e softwares de automação para agilizar processos e eliminar erros. A automação pode reduzir custos operacionais, economizar tempo e melhorar a eficiência geral da empresa.
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3 | Faça parcerias estratégicas
Busque parcerias com outras empresas do mesmo segmento ou complementares. Compartilhe recursos, propaganda conjunta, participação em feiras e eventos, o que pode reduzir custos e aumentar a visibilidade da sua empresa.
4 | Realize análises de rentabilidade por produto/serviço
Outro ponto importante para uma gestão orçamentária é identificar os produtos ou serviços que trazem maior rentabilidade para a empresa. Após isso, concentre seus esforços nesses itens, aprimorando sua qualidade, otimizando custos e maximizando os lucros.
5 | Avalie a terceirização
Considere a terceirização de certas atividades não essenciais para reduzir custos operacionais. Terceirizar funções como manutenção, limpeza ou serviços de TI pode ser mais econômico do que manter uma equipe interna.
Na prática, isso contribuiu para equilibrar o orçamento e deixa a sua empresa com foco em sua atividade principal.
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6 | Inclua parcerias estratégicas na gestão orçamentária
Busque parcerias com outras empresas do mesmo segmento ou complementares. Compartilhe recursos, propaganda conjunta, participação em feiras e eventos, o que pode reduzir custos e aumentar a visibilidade da sua empresa.
7 | Entenda o fluxo financeiro da sua empresa
Não é possível falar em gestão orçamentária sem considerar um desenho eficaz das estratégias e do planejamento da empresa. Para isso, deve-se considerar o fluxo financeiro a partir do plano de contas, receitas, despesas e gastos recorrentes e pontuais.
Em resumo, apenas uma visão completa das finanças será capaz de orientar para o tipo de gestão do orçamento que deverá ser feita.
8 | Faça uma simulação de possíveis cenários
Gerir um orçamento é ser capaz de analisar dados, estratégias e informações, de modo regular e com simulação real dos diferentes cenários e situações que podem ocorrer.
E mesmo que haja erros, quanto mais amplos forem os planos de contingência, mais rápidas serão as ações em caso de problemas. Por exemplo, ninguém poderia prever o tamanho e tempo de duração da pandemia da Covid-19. Contudo, no ano anterior, havia indícios de que a questão poderia se tornar global.
Logo, quem pensou em uma forma de minimizar os possíveis impactos (como aqueles que migraram para serviços digitais), tiveram menores danos durante a pandemia.
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9 | Tenha um fundo de inovação na gestão orçamentária
Por fim, reserve uma parte do orçamento para investimentos em inovação e pesquisa. Explore novas oportunidades de mercado e esteja preparado para implementar mudanças que possam gerar vantagens competitivas.
Sua gestão orçamentária fica ainda melhor com o Holmes!
Após entender melhor tudo que envolve uma gestão orçamentária eficaz, nós te convidamos a conhecer o software BPM do Holmes. Com ele, você será capaz de organizar informações sobre a gestão de processo de negócios da sua empresa.
Dessa forma, terá maior assertividade para gerir seu orçamento.
Além disso, a plataforma de BPM do Holmes não exige nenhum tipo de conhecimento sobre programação e oferece soluções para empresas de qualquer segmento. Afinal, consegue unir em um único ambiente, o gerenciamento de tarefas, pessoas, documentos e ações.
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