Workforce planning – O que é e como começar em sua empresa

Em um ambiente de negócios em constante evolução é preciso ser perspicaz em relação a quem se está contratando e como eles poderão ajudá-lo a atingir seus objetivos de negócios. Isso significa pensar e considerar cuidadosamente as habilidades que sua empresa precisa ou irá precisar. É aí que o Workforce Planning entra em jogo e mostra a sua importância. 

O Workforce Planning envolve “contratar e manter” e, para isso, busca otimizar 4 etapas em sua estratégia: atração, recrutamento e desenvolvimento de talentos. Além disso, também engloba a implementação de soluções alinhadas aos objetivos estratégicos da organização, para garantir que se tenha as pessoas certas, com as habilidades certas, na hora e na função certa.  Todo esse planejamento ajuda[ o Rh da empresa a gerenciar seu recurso mais valioso, que são seus colaboradores, de forma mais efetiva. 

Podemos dizer que o Workforce Planning é uma estratégia vital para o sucesso organizacional, mas, muitas vezes esquecida ou até mesmo desconhecida pelas empresas. Por isso, o artigo de hoje vai destrinchar tudo sobre esse assunto e mostrar algumas dicas de como colocar esse método em prática no sua organização. 

Vamos lá?  

O que é Workforce Planning? 

Workforce Planning em português significa planejamento da força de trabalho. Mas só essa tradução não deixa claro para o que serve essa estratégia, certo? Então vamos a um exemplo. 

Imagine o seguinte: a empresa que você trabalha está prestes a lançar um novo sistema e todos que participaram do projeto já estão ansiosos para ver o retorno em vendas que ele terá. Até aí tudo bem, mas de repente,  um problema é identificado: a empresa não tem um time de vendas para vender esse produto! E sabendo que contratar a habilidade certa para essa função, não é uma tarefa fácil, o lançamento da nova solução terá que ser adiado, impactando a margem de lucro da empresa e diversos departamentos. São situações como essas que a estratégia Workforce Planning ajuda a evitar. 

O Workforce Planning é definido como o processo de planejamento das necessidades de trabalho, atuais e futuras. E tem como principal objetivo garantir que a empresa tenha sempre o capital humano de que precisa para operar de forma eficiente e eficaz. Ou seja, promove o desenvolvimento de uma estratégia de aquisição de talentos econômica que feche quaisquer lacunas que se possa ter em um negócio 

Além disso, o Workforce Planning também organiza as necessidades de trabalho com as metas da empresa a longo prazo. Isso inclui um planejamento de sucessão, que garante que haja um plano em vigor para preencher rapidamente funções de gerenciamento essenciais. 

Outro fator importante de se mencionar é que  o planejamento eficaz do Workforce Planning inclui análises regulares de quão produtivos são os funcionários da empresa. Se a força de trabalho atual apresenta desempenho insatisfatório em alguma capacidade, mudanças como adicionar uma estratégia de mentoria e treinamentos podem ser desenvolvidas para aumentar e melhorar os resultados.  

Modelos de Workforce Planning 

O Workforce Planning se divide em duas categorias: operacional e estratégico. 

A categoria operacional do Workforce Planning corre de pessoa para pessoa e agiliza as operações diárias relacionadas aos colaboradores. Essa abordagem pode ajudar os gerentes e responsáveis pelo RH das empresas a desenvolverem cronogramas de trabalho que ajudem a manter a produtividade e a continuidade dos negócios. 

Já o critério estratégico inclui elementos de gerenciamento de talentos e ajuda a garantir que haja uma boa distribuição entre as divisões e departamentos, bem como a identificar as necessidades organizacionais e o número e tipos de funcionários necessários para determinadas funções. Pode também identificar lacunas de pessoal, quais funções e processos de trabalho não são mais necessários e se os colaboradores podem ser realocados para outras funções. Além disso, o Workforce Planning estratégico também ajuda a  desenvolver e colocar em prática ações para ajudar os colaboradores a permanecerem satisfeitos com seu trabalho e suas atividades, por exemplo. 

A categoria estratégica lida também com questões de base mais amplas que podem se desenvolver ao longo de meses, ou até anos. E abrangem todos os aspectos de uma empresa, como:

• Previsão da fuga de conhecimento à medida que os funcionários deixam a organização; 
• Antecipar as necessidades futuras de talentos; 
• Determinar e avaliar as opções de fornecimento futuras prováveis;  
• E estabelecer uma estratégia eficaz de força de trabalho atual 

Mitos sobre a estratégia de Workforce Planning 

Existem alguns mitos que geram barreiras para a implantação da estratégia de Workforce Planning e, por isso, muitas organizações acabam por ignorar esse importante processo. 

Então, vamos juntos desmistificar alguns deles: 

“Pequenas organizações não precisam de uma estratégia como essa” 

O Workforce Planning é crucial em pequenas organizações. Isso porque, em uma empresa pequena, perder um ou dois funcionários pode gerar um impacto significativo nos negócios. Afinal, eles podem representar uma grande proporção de sua força de trabalho. 

“Apenas as organizações que planejam a mudança organizacional devem usar essa estratégia” 

Mesmo quando não é planejado e deliberado, a organização está constantemente passando por mudanças em resposta às alterações do ambiente externo ou interno. Por isso, é importante ter um processo Workforce Planning em vigor para permitir que medidas adequadas sejam tomadas quando esse tipo de transformação acontecer. 

“Não se pode colocar o Workforce Planning em prática sem que os dados dos funcionários e empresa estejam 100%” 

É raro que os dados de uma organização sejam 100% precisos e um benefício substancial ainda pode ser alcançado com o Workforce Planning, usando medidas qualitativas ou suposições amplas que estejam dentro da realidade e objetivo da empresa. 

“São muitas as habilidades e conhecimentos exigidos para se colocar em prática essa estratégia” 

As habilidades e conhecimentos exigidos para colocar a estratégia de Workforce Planning em prática são comuns a profissionais de RH e podem ser desenvolvidas com a orientação certa. 

Algumas delas são:  

• Conhecimento dos resultados de negócios organizacionais; 
• Habilidades analíticas; 
• Noções em gerenciamento de projetos; 
• Gestão de relacionamento; 
• E conhecimento sobre as políticas de um Recursos Humanos. 

Como a estratégia de Workforce Planning pode ajudar o departamento de Recursos Humanos  

Um processo de Workforce Planning bem estruturado e sólido pode ajudar não só o RH a se planejar melhor e evitar imprevistos como o que eu citei no início, mas também a empresa com um todo. 

Com o RH colocando em prática essa estratégia, é possível: 

• Revisar o plano de negócios da empresa para garantir uma equipe ampla que cubra todos os projetos (atuais e futuros); 
• Previsão de condições e ambientes futuros na empresa com base em tendências repetidas; 
• Identificar problemas como insuficiência de pessoal em departamentos específicos; 
• Explorar as competências atuais da equipe para compará-las com as necessidades futuras; 
• Encontrar e introduzir estratégias de redução de lacunas para garantir uma cobertura mais consistente; 
• Examinar o uso atual de sua força de trabalho; 
• Encontrar novas maneiras de estruturar o negócio para melhor implantar um Workforce Planning no futuro 
• Superar obstruções internas e externas para cumprir as metas estratégicas do trabalho 

Além disso, como estratégia, o  Workforce Planning ajuda a previsionar alguns obstáculos, frequentes na rotina de um RH, como o excesso de rotatividade causado, muitas vezes, pela insatisfação do colaborador e pela falta de planejamento e plano de carreira. 

Existem muitos desafios possíveis de se gerenciar com o Workforce Planning que vão além dos problemas padrões de RH. Por isso, essa é uma estratégia valiosa para a empresa e, principalmente, para a área de pessoas. 

Como começar o Workforce Planning na sua empresa 

Bom, agora que destrinchamos tudo o que era necessário saber sobre o Workforce Planning, chegamos à parte que interessa: como começar! 

Não existe um método certeiro, ou um caminho absoluto a seguir. Mas as dicas abaixo podem te ajudar.

Vamos as elas; 

1- Comece considerando os objetivos de longo prazo  

Como disse no início deste artigo, a estratégia de Workforce Planning trata de garantir que o quadro de colaboradores seja capaz de cumprir as metas de negócios da empresa. 

Portanto, faz sentido começar se questionando sobre: 

• Para onde a empresa está se dirigindo a curto e a longo prazo?  
• O que se pretende alcançar e o que necessita, em termos de capital humano, para o conseguir? 

Neste momento é importante envolver todas as partes interessadas como: gerentes, supervisores, diretores e gestores. Para que o Workforce Planning dê certo, todos devem entender e participar do projeto. 

2- Analise seu quadro de colaboradores atual 

Como está seu quadro atual de colaboradores? Que pessoas e habilidades a empresa já possui? A estratégia de Workforce Planning começa analisando o quadro atual. 

A análise de talentos será muito útil aqui, ela poderá oferecer insights sobre: a demografia etária de sua força de trabalho, seu perfil, habilidades e evolução. 

Quando se trata de analisar seu quadro atual, há dois critérios principais a serem explorados: a qualidade e a quantidade. 

A qualidade consiste em avaliar os colaboradores sobre o desempenho atual e o potencial futuro. Quem são os seus melhores talentos? Eles têm alto ou baixo potencial? Dependendo da resposta, eles terão necessidades de desenvolvimento diferentes. Já a quantidade é, como o nome sugere, sobre avaliar a quantidade, incluindo novas contratações, rotatividade de funcionários e promoções internas. 

3- Encontre futuras lacunas de habilidades 

Depois de mapear seu quadro atual, incluindo as habilidades e necessidades, é possível se planejar com maior antecedência. Principalmente, em termos de habilidades potenciais. 

Analisando as lacunas de habilidades, é possível saber quando as pessoas se aposentaram, por exemplo, e já começar a pensar em como preencher esses lugares. E com essa antecedência, fica mais tranquilo decidir como irá ser feita a substituição de acordo com as possibilidades da empresa. Terceirizar, contratar, treinar os colaboradores, 

são várias as opções disponíveis e você terá tempo de escolher. 

Outro fator a se levar em conta aqui é a transformação digital que o mundo está passando. Isso criará uma lacuna de habilidades (digitais) que precisará ser preenchida, algo que foi confirmado por vários estudos. 

O relatório do Fórum Econômico Mundial sobre o Futuro dos Empregos , por exemplo, enfatiza que até 2022, estima-se que 54% de todos os funcionários exigirão considerável requalificação e atualização. Isso prova que é preciso estar preparado para possíveis mudanças e remanejamentos das equipes.

4- Prepare-se para diferentes cenários 

O futuro é imprevisível, mas isso não significa que não é possível se preparar para vários cenários. 

Vamos pensar assim: os supermercados já estão instalando máquinas de check-out automático para que seus clientes possam escanear e pagar por seus produtos de forma autônoma. 

Em termos de planejamento do Workforce Planning, isso significa que é possível antecipar: 

• Uma necessidade cada vez menor de caixas 
• Necessidade potencialmente crescente de reciclagem de pessoas para que possam assumir funções diferentes 

Mas vale lembrar que estar preparado para o inesperado vai além dos desenvolvimentos específicos do setor. Também envolve cenários como uma mudança significativa na situação financeira da empresa ou, em uma escala ainda maior, em uma desaceleração econômica global. E, de um modo mais geral, o rápido desenvolvimento tecnológico e a automação substituindo ou mudando a forma como trabalhamos 

No entanto, por mais que isso mude o mundo do trabalho como conhecemos, é improvável que todos os empregos sejam afetados. Em vez disso, cabe ao RH, com a ajuda da estratégia Workforce Planning, se antecipar e propor uma combinação de desgaste, aposentadoria, atualização e requalificação para evitar grandes dispensas no futuro. 

E falando sobre a transformação digital nas empresas,nosso Diretor de Produto Beck Novaes falou um pouco sobre esse assunto no primeiro episódio da nossa série Holmes Talk:

Um dos pioneiros do planejamento de cenários é Peter Schwartz, e no vídeo abaixo ele explica um pouco como funciona o processo de planejamento de cenário e mostra um exemplo real: 

Avaliar os diferentes cenários, pode envolver e abrir a mente dos tomadores de decisão para que prestem atenção a esses sinais de mudança.  

5- Não se esqueça da cultura da sua empresa 

As habilidades que a empresa precisa para atingir seus objetivos e necessidades podem mudar. E sim, a transformação digital terá um grande papel nas habilidades futuras que o negócio irá buscar. Mas, não se deve esquecer da cultura da empresa no planejamento do Workforce Planning. 

Assim como os colaboradores e as habilidades que a empresa precisa, a cultura organizacional também está em constante evolução. Então, quando estiver planejando, pense em como deseja orientar esse desenvolvimento cultural e quais valores essenciais deseja preservar ao longo do tempo. 

A cultura da empresa tem um grande impacto no valor corporativo e não deve ser perdida de vista ao trabalhar o Workforce Planning. 

6- Monitore e adapte 

Depois de montar sua estratégia de Workforce Planning e começar a implementá-la, o trabalho não está concluído. Pelo contrário! 

Ao longo do artigo, eu citei como o nosso mundo está mudando e como a tecnologia tem feito com que a gente começasse a se movimentar e evoluir. Portanto, para traçar um Workforce Planning assertivo e ágil é preciso que ele seja adaptável. E para descobrir o que será necessário adaptar é fundamental monitorar o processo. Assim, é possível modificá-lo de acordo com as novas necessidades e evoluções do negócio. 

Pronto para começar a sua estratégia de Workforce Planning? 

É sempre bom ter um plano, especialmente se você for uma grande empresa que contrata centenas de funções todos os anos. É necessário pensar estrategicamente sobre como seu quadro de funcionários pode alcançar a maior produtividade e excelência. Por isso, ter um plano sólido de Workforce Planning em vigor ajudará sua empresa a otimizar custos, se preparar para mudanças futuras e criar uma estratégia de recrutamento de longo prazo. Com isso, será possível melhorar seus resultados e processos.

E as dicas listadas neste artigo podem ser o primeiro passo para iniciar a estratégia de Workforce Planning em seu negócio