O que são regras de negócios na gestão de processos e qual sua importância?

A importância das regras de negócios na gestão de processos vai além do que muitas pessoas podem imaginar. Afinal, muita gente nem percebe, mas no dia a dia de uma organização são elas que determinam o rumo de várias demandas.

Como você sabe o que fazer, qual caminho seguir, quando ir para a próxima etapa de um processo e quem acionar em cada caso? A resposta é simples: através das regras de negócios. Não tinha pensado nisso? Então é hora de pensar!

 As regras de negócios são requisitos indispensáveis na tomada de decisões durante os fluxos de trabalho. Muitas vezes, surgem de forma natural, sem nenhuma ação intencional dos líderes, mas elas também podem ser formalizadas, documentadas e até automatizadas para aumentar o nível de qualidade, padronização e agilidade dos processos. 

No artigo de hoje eu vou te explicar o que são regras de negócios, como é possível automatizá-las com tecnologia e por que elas são tão importantes na gestão de processos.

O que são regras de negócios na gestão de processos?

 As regras de negócios são condições preestabelecidas que servem para determinar, autorizar ou limitar ações dentro de um processo. São elas que definem como uma organização conduzirá suas operações de negócios.

 Na gestão de processos, as regras de negócios servem para definir e controlar a forma como os processos de negócios são executados. Durante os fluxos, são as  condições necessárias para seguir adiante em cada etapa e decisão, gerando uma forma de trabalho mais padronizada, ágil e segura.

Assim, podemos dizer que as regras de negócios servem para nortear os processos, de acordo com a cultura, governança e diretrizes da empresa, levando em consideração aspectos como: quem, quando e como algo deve ser feito em cada etapa do fluxo.

Então, quando temos regras de negócios bem definidas:

• Evitamos que cada pessoa execute o trabalho de uma forma diferente;
• Definimos de forma sistemática a responsabilidade de cada participante;
• Facilitamos a ação das pontas, pois cada um sabe o que é preciso ser feito;
• Decidimos os prazos e quando (em que situação) cada coisa deve acontecer; 
• Definimos o que deve constar obrigatoriamente no processo para que possa ser concluído, e assim evitamos falhas, ex: documentos obrigatórios;
• Aumentamos a produtividade das equipes e o cumprimento das obrigações em tempo hábil, para analisar as informações e tomar as providências necessárias;
• Facilitamos decisões
• Mantemos a governança
• Reduzimos a complexidade da realização das tarefas.

Regras ajudam a manter o padrão

Regras são importantes em todas as áreas, veja, por exemplo, o trabalho de um designer: escolher a cor usada em uma arte. Isso é fácil? Se você considerar que existem milhares de cores, verá que não é tão simples assim como parece.

 Mas geralmente esses profissionais não têm que escolher entre milhares de possibilidades, eles definem uma paleta padrão para a marca, o que limita as opções. Assim, já não são mais tantas cores, mas apenas uma dezena, o que facilita muito a decisão.

 Uma vez que a paleta é definida para determinado projeto, qualquer profissional será capaz de seguir o padrão e realizar o trabalho com as mesmas características do profissional anterior, mesmo pessoas que estão começando agora na equipe. Se nada for decidido, cada um vai usar a paleta e a cor que acharem melhor. E isso com certeza será um problema para a qualidade do projeto.

 Nos nossos processos diários acontece da mesma forma, as regras são necessárias para que todos sigam padrões coerentes com a política da empresa. O papel da gestão de processos é justamente definir essas regras, aperfeiçoá-las e principalmente documentá-las.

Exemplos de regras de negócios em fluxos de trabalho 

 As regras de negócios são baseadas em decisões previamente determinadas para cada situação do processo. 

Exemplo: Imagine que você é do departamento financeiro e participa de um processo de conferência e aprovação de notas de fornecedores a serem pagas. Todas as notas passam por você e, quando todas as informações necessárias estão corretas, você pode enviá-las para pagamento, com exceção das notas que atinjam valor maior que R $5000, essas devem ser enviadas para aprovação do gestor da área, por motivos de governança.

Ou seja, você sabe as informações que são obrigatórias, para quem deve enviar o documento e o que fazer em cada situação, porque a regra de negócio definida te diz isso. Depois dessas etapas ainda vão existir condições de negócios que determinarão o que acontece se o gestor aprovar ou reprovar a nota.

Veja que todo o processo é repleto de regras que existem para que ele funcione sem falhas, de acordo com a necessidade da empresa.

Uma empresa de construção precisa oficializar a contratação de um profissional que opera retroescavadeira e, além de todos os documentos convencionais para uma contratação, ele precisa comprovar que possui o treinamento obrigatório e a licença necessária, dentro da validade, para trabalhar na área. A regra é simples e clara: se não tem o certificado não pode trabalhar. Quebrar essa regra de negócio implica em arriscar a segurança das equipes e até levar multas em casos de fiscalização. Então a regra não é mera formalidade, ela existe para proteger a empresa, os colaboradores e os recursos – materiais e morais – do negócio. 

Viu como as regras de negócios estão presentes em praticamente todos os departamentos? Agora vamos para outra questão importante: Somente documentar essas regras não é o suficiente para manter a casa em ordem! Afinal, quem vai lembrar disso tudo no dia a dia?

Uma opção para solucionar esse problema é a automatização das regras de negócios na gestão de processos, vamos ver como funciona?

Ferramentas que automatizam regras de negócios

 Se você usa uma ferramenta de processos, com certeza ela automatiza as regras de negócios para que a equipe não tenha que ficar memorizando cada detalhe da operação.

 Em uma ferramenta que utiliza notação BPMN, por exemplo, configura-se os fluxos de acordo com as regras e modelagem escolhida pela empresa. Nesses diagramas existem elementos como os Gateways, que servem para orientar o caminho que o processo toma em cada situação. Ele usa informações predefinidas para encaminhar cada processo de acordo com as condições. 

Você pode, por exemplo, criar alçadas de aprovação, em que: 

• Maior que (determinado Valor), segue o caminho A;
• Menor que (determinado valor), segue o caminho B;