Gargalo de processo: não deixe que ele atrapalhe a produção da sua empresa

Existem empresas de diversos portes em que um simples gargalo de processo pode comprometer toda a produção ou mesmo impedir o crescimento ou lucro. Afinal, ele pode acontecer em um momento inoportuno ou exigir um tempo de resolução maior do que o disponível.

Contudo, na maior parte das situações, o gargalo de processo acontece por negligência corporativa ou falta de um processo de gestão de negócios. Ou ainda, pela falta de uso de uma ferramenta BPMS ou do acompanhamento contínuo das atividades.

Por isso, o Holmes preparou esse conteúdo que vai explicar como evitar que um gargalo de processo atrapalhe a produção da sua empresa e como solucioná-lo, caso aconteça. Confira conosco e boa leitura!

O que é gargalo de processo

Como o próprio nome indica, o gargalo de processo é um termo que descreve um ponto em um fluxo de trabalho ou processo onde a capacidade de produção passa por limitação. Ou seja, a tarefa não consegue ter continuidade e isso resulta em uma queda no desempenho geral do processo. 

Ou ainda, o gargalo de processo ocorre quando a demanda supera a capacidade disponível, de modo a causar um acúmulo de trabalho e atrasos.

5 Exemplos mais comuns de gargalos de processos em uma empresa

Mesmo podendo ter diversas causas, condições ou consequências, podemos exemplificar os tipos mais comuns de um gargalo de processo a partir dos 5 itens a seguir. Continue a leitura!

1 | Gargalo de processo produtivo

É o gargalo de processo que pode ocorrer, por exemplo, em uma linha de produção em uma fábrica, onde um estágio específico tem uma capacidade inferior às etapas anteriores ou posteriores.

Imagine uma indústria do setor têxtil que tenha o tempo de secagem de uma tinta em uma linha de montagem mais lento em comparação com outras etapas do processo. Na prática, isso irá criar um gargalo, uma vez que todas as outras etapas precisarão esperar que a tinta seque antes de continuar.

2 | Gargalo de comunicação

Essa modalidade pode acontecer quando há um fluxo ineficiente de informações dentro de uma equipe ou entre diferentes departamentos. Por exemplo, se os funcionários de um departamento precisam esperar por um e-mail de aprovação de um gerente para continuar seu trabalho. Neste caso, se os gerentes estiverem sobrecarregados e demorarem muito para responder, haverá um gargalo no fluxo de trabalho.

3 | Gargalo de recursos humanos

Este tipo de gargalo ocorre quando a capacidade de trabalho de uma equipe é insuficiente para lidar com a carga de trabalho. Por exemplo, se um departamento tem apenas um funcionário qualificado para realizar uma tarefa específica e essa pessoa fica doente ou tira férias.

Em resumo, o processo pode ser afetado, pois não há ninguém para assumir a responsabilidade, resultando em atrasos.

4 | Gargalo de processo tecnológico

Em tempos de digitalização, esse tipo de gargalo ocorre quando a infraestrutura tecnológica não é capaz de acompanhar a demanda ou não é adequada para executar os processos dentro de uma empresa.

Por exemplo, se um sistema de gerenciamento de pedidos de uma empresa não suporta uma grande quantidade de transações simultâneas. Certamente, isso pode resultar em lentidão ou falhas no processamento, tornando-se um gargalo.

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5 | Gargalo de fornecimento de materiais

Por último, merece atenção o gargalo de processo que acontece quando há uma interrupção ou atraso no fornecimento de materiais necessários para o processo. Afinal, ele pode ocorrer por falta de estoque, problemas logísticos ou problemas com fornecedores. Por exemplo, se uma empresa de fabricação depende de um fornecedor específico para entregar matérias-primas, esse fornecedor sofre uma interrupção na produção. Dessa forma, isso pode criar um gargalo de processo e impactar a capacidade de produção da empresa.

Como evitar  um gargalo de processo em sua empresa?

Para saber como lidar com gargalos em processos, a primeira iniciativa envolve uma análise, acompanhamento e mapeamento recorrente de todos os setores da empresa. Afinal, é preciso entender que ele acontece de forma pontual, se é contínuo e se pode ser mitigado de modo individualizado.

Além disso, a empresa precisa ser capaz de mensurar métricas de desempenho, ter registros confiáveis de falhas, produção, fornecimento e outros dados que impactam diretamente em um gargalo de processo.

Por fim, evitá-lo exige também uma avaliação e redistribuição coordenada de recursos, equipamentos, ferramentas, de modo a alocá-los a partir da demanda de cada setor. Para isso, é preciso contar com uma comunicação interna eficaz, centralizada e que consiga apurar e avaliar os indicadores-chaves de desempenho e relatórios gerenciais.

E como resolvê-los?

Obviamente, solucionar um gargalo de processo costuma demandar maior tempo, investimento ou mão de obra. Porém, não realizá-lo pode transformar um problema menor em algo de grandes proporções. Por isso, o ideal é:

• Analisar os dados e informações disponíveis e identificar a raiz do gargalo. Ou seja, é preciso uma avaliação cuidadosa das etapas, o feedback das equipes envolvidas no trabalho e até mesmo a disponibilização de recursos;
• Após isso, deve-se fazer o redesenho do processo de modo a otimizar as etapas e evitar que o problema volte a acontecer. Em outras palavras, se não houver o uso de uma ferramenta BPMS, o ideal é implementá-la e personalizar conforme as necessidades da empresa;
• Por último, mesmo após a correção do gargalo de processo, é essencial o monitoramento e medição contínua da eficiência do novo modelo. Para isso, deve-se realizar avaliações e revisões periódicas.

O BPMS como aliado para eliminar qualquer gargalo de processo

Até aqui, você compreendeu o quanto um gargalo de processo pode prejudicar as atividades da sua empresa, reduzir lucro e comprometer a produção. Porém, se sua dúvida é sobre uma alternativa para impedir o aparecimento do problema, temos uma dica incrível.

Trata-se do uso de uma ferramenta BPMS, que pode contribuir significativamente para evitar gargalos de processos. Em resumo, o BPMS é uma solução tecnológica que ajuda a modelar, automatizar, executar e monitorar os processos de negócios de uma organização. A seguir, elencamos algumas maneiras pelas quais uma ferramenta BPMS pode ajudar a evitar um gargalo de processo.

1. Identificação e análise de gargalos

Uma ferramenta BPMS permite acompanhar e visualizar os processos de negócios de forma clara e detalhada. Através disso, sua empresa consegue identificar gargalos e pontos de atrito existentes nos processos.

Além disso, as métricas e indicadores de desempenho fornecidos pela ferramenta ajudam a entender onde os gargalos ocorrem e o impacto que têm sobre a eficiência geral.

2. Automação de fluxo de trabalho

Outra vantagem no uso do BPMS para impedir gargalos de produção é que ele permite automatizar e agilizar partes ou todo o fluxo de trabalho dos processos.

Dessa forma, elimina-se tarefas manuais e repetitivas e reduz-se a chance de gargalos ocorrerem devido a erros humanos, atrasos ou capacidade limitada.

A automação também permite a execução paralela de tarefas e uma distribuição mais equitativa da carga de trabalho. Sendo assim, os gargalos causados por desequilíbrios de capacidade passam a não acontecer.

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3. Monitoramento em tempo real para evitar um gargalo de processo

Uma ferramenta BPMS oferece recursos de monitoramento em tempo real e consegue fornecer informações atualizadas sobre o desempenho dos processos. Com isso, os gargalos se tornam visíveis em tempo hábil e a solução pode ser imediata.

Outro ponto positivo é que o monitoramento contínuo também permite a análise de tendências e a identificação de padrões. Ou seja, a empresa passa a ser capaz de prevenir futuros gargalos e realizar melhorias contínuas.

4. Redefinição e otimização de processos

Com base nas informações coletadas e na análise de desempenho fornecida pela ferramenta BPMS, é possível redesenhar e otimizar os processos existentes.

Uma vez que a ferramenta permite simulações e testes de cenários alternativos, torna-se possível redistribuir ou realocar recursos de modo a melhorar a eficiência geral do processo.

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Aprendeu sobre gargalo de processo? Evite-o com as soluções do Holmes!

Após compreender tudo que envolve um gargalo de processo, seu impacto no ambiente corporativo e como uma ferramenta BPMS pode evitá-lo, que tal conhecer a melhor opção para a sua empresa?

 Por isso, convidamos você a utilizar o Holmes, uma ferramenta em que você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos e ter rastreabilidade para suas atividades.

Além disso, ele permite que você consiga assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar solicitações.

Em resumo, você poderá contar com todos os recursos que impedirão os principais gargalos do processo e otimização dos seus resultados. E o melhor: nossa ferramenta não exige conhecimentos avançados sobre programação e oferece soluções personalizadas para o seu negócio.

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