5 atividades de contas a receber e como realizá-las com maior eficiência

As atividades de contas a receber são importantes para o setor financeiro de qualquer empresa. Afinal, são elas que determinam a adimplência e destinação de recursos e controlam a saúde fiscal, tributária e/ou financeira de qualquer organização.

Por isso, há empresas que apostam no uso de uma ferramenta BPMS a fim de organizar com maior eficiência todas as tarefas que se relacionam a este tipo de atividade.

Neste conteúdo, o Holmes preparou dicas importantes de como cuidar das atividades de contas a receber e extrair a maior eficiência delas para a sua empresa. Confira conosco e boa leitura!

Afinal, o que são contas a receber?

A função de contas a receber em uma empresa refere-se ao processo de gerir e controlar os valores devidos pelos clientes pela compra de produtos ou serviços. Ou seja, ela é responsável por acompanhar e registrar todas as transações de vendas a crédito e emitir faturas ou notas fiscais aos clientes.

Além disso, também cuida de estabelecer prazos de pagamento e garantir o recebimento dos valores devidos dentro desses prazos.

Principais atividades de contas a receber

As principais atividades da função de contas a receber incluem a verificação da capacidade de crédito dos clientes, o envio de faturas ou cobranças, o registro de pagamentos recebidos e a emissão de lembretes ou notificações de pagamentos em atraso. Além disso, elas também abrangem a negociação de acordos de pagamento, o acompanhamento de contas inadimplentes e o acionamento de medidas para recuperar esses valores, como ações legais ou o envio para cobranças externas.

Por isso, uma gestão eficaz das contas a receber é tão importante. Isso porque ela está no foco para manter a saúde financeira da empresa, garantir o fluxo de caixa adequado e minimizar a inadimplência. Em outras palavras, isso requer monitoramento constante, políticas de crédito bem definidas, comunicação eficiente com os clientes e estratégias de cobrança adequadas para garantir a liquidez e o equilíbrio financeiro da organização.

5 atividades de contas a receber que podem ser otimizadas através de uma ferramenta BPMS

A seguir, elencamos as atividades mais comuns de contas a receber, explicando o que se espera de cada uma delas. A fim de apresentar dicas de como torná-las mais eficientes, através da transformação digital nas empresas, iremos também explicar de que modo uma ferramenta BPMS pode contribuir para a execução destas ações. Continue a leitura e confira conosco!

1 | Emissão de faturas

A equipe de contas a receber é responsável por preparar e emitir faturas ou notas fiscais para os clientes. De modo geral, esses documentos devem conter informações precisas sobre a transação. Por exemplo, a descrição dos produtos ou serviços, quantidades, preços unitários, descontos, impostos aplicáveis e o total a ser pago. 

As faturas são enviadas aos clientes para notificá-los dos valores devidos e dos prazos de pagamento. Neste caso, um BPMS pode automatizar o processo de emissão de faturas através de um billing, permitindo a criação, formatação e envio automatizado dos documentos aos clientes. Ou seja, ele é capaz de reduzir o tempo necessário para preparar manualmente cada fatura e minimizar erros, como informações incorretas ou faturas perdidas.

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2 | Verificação de crédito de contas a receber

Por sua vez, antes de conceder crédito a um cliente, é importante realizar uma análise de crédito para avaliar sua capacidade de pagamento e seu histórico financeiro. Afinal, essa análise pode incluir a verificação de informações comerciais, análise de demonstrações financeiras, consulta a serviços de proteção ao crédito e referências bancárias.

Com base nessa análise, a equipe de contas a receber pode definir limites de crédito para cada cliente e determinar os termos e condições de pagamento adequados. Uma ferramenta BPMS pode integrar-se a serviços terceirizados de análise de crédito e, dessa forma, criar um fluxo de processos que permite uma avaliação automatizada das informações financeiras dos clientes.

Com base nesses dados, o BPMS pode fornecer recomendações de limites de crédito adequados ou alertas sobre possíveis riscos.

3 | Cobrança e acompanhamento de pagamentos

Uma das principais atividades da equipe de contas a receber é acompanhar e controlar os pagamentos dos clientes. Isso envolve registrar todos os valores recebidos corretamente nos sistemas financeiros da empresa, conciliar os pagamentos com as faturas e garantir que eles sejam feitos dentro dos prazos acordados.

Caso ocorram pagamentos em atraso, a equipe deve se comunicar com os clientes para lembrá-los dos valores devidos e providenciar a regularização. Nesta função, com uma ferramenta BPMS, é possível criar fluxos de trabalho automatizados para acompanhar os pagamentos dos clientes.

Em resumo, o sistema pode enviar lembretes automáticos por e-mail ou mensagem de texto, registrar as datas de vencimento, fazer conciliação automatizada dos pagamentos recebidos e enviar notificações em caso de atrasos.

4 | Negociação de acordos de pagamento

Em situações em que os clientes enfrentam dificuldades financeiras e não conseguem pagar integralmente suas dívidas, a equipe de contas a receber pode buscar soluções alternativas por meio da negociação de acordos de pagamento. De modo geral, esses acordos podem envolver o parcelamento da dívida, a renegociação de prazos ou a concessão de descontos para incentivar o pagamento.

O objetivo é encontrar uma solução viável que atenda aos interesses tanto da empresa quanto do cliente. Um BPMS pode fornecer um mecanismo para gerenciar a negociação de acordos de pagamento. Em outras palavras, ele pode armazenar dados sobre acordos existentes, permitir a criação de propostas alternativas de pagamento, controlar alterações nos termos e enviar notificações ao cliente com todos os detalhes do acordo.

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5 | Gerenciamento de contas a receber inadimplentes

Por último, quando os clientes não cumprem os prazos de pagamento estabelecidos e se tornam inadimplentes, a equipe de contas a receber precisa agir para recuperar os valores devidos. Isso pode envolver o envio de lembretes ou notificações de pagamentos em atraso por meio de cartas, e-mails ou telefonemas.

Dependendo da situação, pode ser necessário adotar medidas mais rigorosas, como acionar uma empresa de cobrança externa, contratar um advogado para tomar ações legais ou, em casos extremos, iniciar um processo de recuperação judicial.

Com uma ferramenta BPMS, é possível implementar fluxos de trabalho automatizados para lidar com contas inadimplentes. Isso envolve o monitoramento das datas de vencimento, o envio de lembretes automáticos, o acionamento de ações de cobrança e a escalada adequada dos casos para as etapas seguintes, como envio para empresas de cobrança externas.

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Após entender a importância das contas a receber e como um software BPMS pode extrair o melhor destas atividades, que tal conhecer o Holmes e levar a melhor solução para os processos e atividades da sua organização?

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