10 maneiras de criar um excelente modelo de processo personalizado para a sua empresa

O uso de um modelo de processo tornou-se essencial para as empresas de qualquer porte que buscam otimizar recursos e reduzir desperdícios. Afinal, ele é uma ferramenta capaz de atender às crescentes demandas do mercado, impulsionar inovação e oferecer melhoria contínua.

De modo geral, ao se visualizar e mapear cada passo de uma tarefa ou fluxo de processos, o ambiente corporativo se torna mais eficiente, consegue identificar gargalos, redundâncias e oportunidades de automação.

Por isso, o Holmes preparou esse texto exclusivo para explicar como criar um modelo de processo. Além disso, também explicaremos a relação entre o uso de uma ferramenta BPMS  para personalizar a modelagem específica para cada empresa. Confira conosco e boa leitura!

Afinal, o que é um modelo de processo empresarial?

Um modelo de processo é uma representação abstrata e estruturada das atividades, ações e decisões envolvidas na realização de um processo específico. Em resumo, ele descreve a sequência de passos necessários para alcançar um determinado objetivo.

Além disso, este tipo de modelagem também fornece uma visão geral do fluxo de trabalho, das interações entre os participantes e dos recursos necessários. Por isso, os modelos de processo são amplamente utilizados em diversas áreas, como engenharia de software, gerenciamento de projetos, manufatura, entre outros.

De modo geral, eles podem variar em complexidade e detalhamento, desde representações simples em formato de lista até diagramas mais elaborados, como fluxogramas e redes de Petri. Sendo assim, se tornam essenciais para padronizar e otimizar operações, facilitar a compreensão do processo, identificar possíveis gargalos e pontos de melhoria, além de servirem como base para automação e monitoramento.

Os modelos de processo também podem ser adaptados e personalizados de acordo com as necessidades específicas de cada organização ou projeto, permitindo uma abordagem mais flexível e ágil. Por isso, um modelo de processo é uma ferramenta fundamental para a gestão eficiente e eficaz das atividades, contribuindo para a melhoria contínua e o alcance de resultados desejados.

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7 fatores a se considerar antes da criação de um modelo de processo

Ao criar um modelo de processo, é crucial considerar diversos fatores para garantir sua eficácia e relevância. Aqui estão sete fatores importantes a serem considerados.

1 | Objetivos do Processo

Primeiramente, é preciso compreender claramente os objetivos e resultados esperados do processo é essencial para direcionar o modelo de forma a atender às necessidades específicas.

2 | Envolvimento das partes interessadas

Nesta etapa, é necessário identificar e envolver as partes interessadas relevantes. Por exemplo, os usuários finais, clientes e equipes operacionais, para garantir que suas perspectivas e necessidades sejam consideradas no modelo.

3 | Análise de riscos e gargalos via modelo de processo

Avaliar os possíveis riscos, pontos de falha e gargalos no processo atual, a fim de desenvolver um modelo que os minimize ou elimine.

4 | Flexibilidade e adaptabilidade

Diz respeito a projetar o modelo de processo de forma a ser flexível o suficiente para acomodar mudanças e adaptações futuras, garantindo sua relevância a longo prazo.

5 | Recursos necessários

Considerar os recursos necessários para a execução do processo, incluindo pessoal, tecnologia, tempo e orçamento, para garantir que o modelo seja viável e sustentável.

6 | Integração com outros processos

Trata-se de avaliar como o modelo de processo se integra a outros processos e sistemas existentes na organização, garantindo a harmonia e a eficiência global.

7 | Monitoramento e melhoria contínua em um modelo de processo

Por fim, é primordial planejar mecanismos de monitoramento e avaliação para acompanhar o desempenho do processo e identificar oportunidades de melhoria contínua.

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Mas por que é importante ter um modelo de processo definido para a empresa?

Uma empresa pode se beneficiar significativamente ao adotar e implementar um modelo de processo. Aqui estão cinco motivos pelos quais é importante ter uma modelagem de processos.

Padronização e qualidade

Um modelo de processo estabelece padrões e procedimentos claros para a execução de atividades, o que promove a consistência e a qualidade dos resultados. Isso ajuda a reduzir erros, retrabalho e variações indesejadas, resultando em produtos e serviços mais confiáveis.

Eficiência operacional

Ao mapear e otimizar as etapas de um processo, um modelo de processo pode identificar oportunidades de melhoria e eliminar atividades desnecessárias, resultando em maior eficiência operacional e redução de custos.

Visibilidade e transparência via modelo de processo

Um modelo de processo fornece uma visão clara e transparente das operações da empresa, permitindo que gestores e colaboradores compreendam melhor o fluxo de trabalho, os papéis e responsabilidades, além das interações entre as diferentes áreas.

Tomada de decisão embasada

Com um modelo de processo bem definido, a empresa pode coletar dados sobre o desempenho do processo e utilizá-los para embasar decisões estratégicas, identificar gargalos e oportunidades de inovação.

Conformidade e governança

Por fim, modelos de processo ajudam a garantir que a empresa esteja em conformidade com regulamentações e padrões de qualidade, além de facilitar a implementação de boas práticas de governança corporativa.

10 Modelos de processos mais utilizados em empresas

Esses são apenas alguns exemplos de modelos de processos utilizados em diferentes contextos e setores. Se precisar de mais informações sobre algum deles, estou à disposição para ajudar!

1 | Modelo de Processo Unificado (UP)

O Modelo de Processo Unificado (UP) é um framework de desenvolvimento de software que enfatiza a colaboração entre equipes e a gestão eficaz de requisitos. Dessa forma, ele é interativo e incremental e, na prática, divide o ciclo de vida do desenvolvimento em fases como Concepção, Elaboração, Construção e Transição.

Além disso, o UP também promove a modelagem visual, a arquitetura centrada no uso de componentes reutilizáveis e a orientação a objetos. Isso porque ele incorpora boas práticas de engenharia de software, como testes contínuos e revisões de código.

Dessa forma, o UP é altamente flexível e pode ter adaptação para atender às necessidades específicas de diferentes projetos de desenvolvimento de software.

2 | Modelo de Processo Ágil

Por sua vez, o Modelo de Processo Ágil é uma abordagem iterativa e incremental para o desenvolvimento de software, que prioriza a entrega contínua de valor ao cliente. Em resumo, ele se baseia nos princípios do Manifesto Ágil. Ou seja, enfatiza a colaboração, adaptação a mudanças, entrega de software funcional em curtos intervalos de tempo (sprints) e feedback constante.

De modo geral, equipes ágeis são auto-organizadas e multifuncionais e trabalham em estreita colaboração com os clientes para garantir que as necessidades em constante evolução sejam atendidas.

Dessa forma, pode-se afirmar que o Modelo Ágil promove a flexibilidade e a melhoria contínua e a resposta rápida às mudanças. Em outras palavras, isso resulta em produtos de alta qualidade e maior satisfação do cliente.

3 | Modelo de Processo Espiral

Já o Modelo de Processo Espiral é uma abordagem de desenvolvimento de software que combina elementos de desenvolvimento iterativo com aspectos de gerenciamento de riscos. Por exemplo, ele envolve a criação de versões incrementais do software por meio de múltiplas iterações, cada uma passando por quatro principais atividades. São elas: determinação de objetivos, análise de riscos, desenvolvimento e planejamento.

Essa abordagem permite a mitigação proativa de riscos ao longo do ciclo de vida do projeto, resultando em um processo mais controlado e adaptável. Sendo assim, o Modelo Espiral é especialmente útil para projetos complexos e de longa duração, nos quais a incerteza e os riscos são significativos.

4 | Modelo de Processo Cascata

O Modelo de Processo Cascata é um método sequencial de desenvolvimento de software, dividido em fases distintas. Por exemplo, requisitos, design, implementação, testes e manutenção.

Neste caso, cada fase deve ser concluída antes que a próxima comece, seguindo uma abordagem linear e progressiva. Por isso, esse modelo é conhecido por sua estrutura rígida e inflexível, o que significa que as mudanças nos estágios iniciais podem ser difíceis e caras de implementar nas etapas posteriores.

Embora tenha sido amplamente utilizado no passado, o modelo cascata tem sido criticado por sua falta de adaptabilidade às mudanças de requisitos e pelo risco de problemas serem descobertos tardiamente no processo de desenvolvimento.

5 | Modelo de Processo Iterativo

O Modelo de Processo Iterativo é uma abordagem de desenvolvimento de software que enfatiza a repetição de ciclos de trabalho, nos quais o produto é aprimorado progressivamente. Inicialmente, uma versão simplificada do software é desenvolvida e, em seguida, aprimorada por meio de iterações sucessivas.

Cada iteração adiciona novas funcionalidades ou aprimora as existentes, com base no feedback obtido. Em resumo, esse modelo permite uma maior flexibilidade para lidar com mudanças nos requisitos e acomodar a evolução do produto ao longo do tempo. Ele é amplamente utilizado em ambientes de desenvolvimento ágil de software, como o Scrum e o Extreme Programming.

6 | Modelo Incremental

O Modelo de Processo Incremental é uma abordagem de desenvolvimento de software que divide o projeto em pequenas partes incrementais. Cada incremento adiciona funcionalidades ao produto, permitindo que ele evolua progressivamente.

Além disso, cada incremento também passa por todas as fases do ciclo de vida do desenvolvimento de software, como requisitos, design, implementação e testes.

Após a conclusão de cada incremento, uma versão aprimorada do produto é entregue.

De maneira geral, esse modelo permite que os usuários comecem a utilizar partes do sistema mais cedo e forneça feedback. Ou seja, a ação pode influenciar o desenvolvimento dos incrementos subsequentes. Isso resulta em maior flexibilidade e capacidade de adaptação às mudanças de requisitos.

7 | Modelo de Processo V-Model

O Modelo V, ou V-Model, é um modelo de desenvolvimento de software que enfatiza a relação entre cada fase do ciclo de vida do desenvolvimento e sua fase de teste correspondente. Nele, cada etapa de desenvolvimento tem uma fase de teste associada, formando a forma de “V” quando representada graficamente.

Além disso, as fases de teste incluem testes de aceitação do usuário, testes de integração, testes de sistema e testes unitários, entre outros. Esse modelo destaca a importância da verificação e validação em todo o processo de desenvolvimento, garantindo que cada etapa seja testada de forma abrangente antes de avançar para a próxima. Isso ajuda a identificar e corrigir problemas precocemente, resultando em um produto final mais confiável.

8 | Modelo de Processo RAD (Desenvolvimento Rápido de Aplicativos)

Em seguida, temos o Modelo de Processo de Desenvolvimento Rápido de Aplicativos (RAD) que é uma abordagem de desenvolvimento de software que prioriza a entrega rápida e iterativa de sistemas. Ele se concentra em ciclos de desenvolvimento curtos, envolvendo a colaboração intensa entre desenvolvedores e usuários finais.

O RAD enfatiza a prototipagem rápida e a reutilização de componentes de software para acelerar o processo de desenvolvimento. Esse modelo é especialmente útil em projetos onde os requisitos não estão claramente definidos no início ou quando é crucial lançar uma versão inicial do sistema rapidamente.

Por isso, o RAD é conhecido por sua capacidade de se adaptar a mudanças nos requisitos e por promover a participação ativa dos usuários durante todo o processo de desenvolvimento.

9 | Modelo Lean

O Modelo de Processo Lean, também conhecido como Lean Manufacturing, é uma abordagem de gestão focada na redução de desperdícios e na maximização do valor para o cliente. Ele se originou no Japão, na fábrica da Toyota, e desde então tem sido amplamente adotado em diversas indústrias ao redor do mundo.

O Modelo de Processo Lean se baseia em alguns princípios fundamentais, incluindo a identificação e eliminação de desperdícios, a melhoria contínua, o envolvimento e capacitação dos colaboradores, a entrega de produtos e serviços de alta qualidade e a resposta rápida às mudanças do mercado.

Além disso, o Modelo Lean enfatiza a importância de criar fluxos de trabalho eficientes, reduzir estoques, minimizar tempos de espera e otimizar o uso de recursos. Ao adotar essa abordagem, as organizações podem melhorar sua produtividade, reduzir custos, aumentar a satisfação do cliente e se tornar mais ágeis e competitivas no mercado.

10 | Modelo de Processo Six Sigma

O Modelo de Processo Lean Six Sigma é uma metodologia de melhoria de processos que visa a redução da variação nos processos de produção e prestação de serviços. O termo “Six Sigma” refere-se a um nível de qualidade que permite apenas 3,4 defeitos por milhão de oportunidades, o que representa um alto padrão de excelência.

Essa metodologia se baseia em um conjunto de ferramentas e técnicas estatísticas para identificar e eliminar defeitos ou variações nos processos, visando aprimorar a qualidade, a eficiência e a satisfação do cliente. O Six Sigma é amplamente utilizado em indústrias e organizações de serviços para melhorar a confiabilidade dos processos e reduzir custos operacionais.

O Modelo de Processo Six Sigma é composto por cinco fases principais, conhecidas como DMAIC: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar. Cada fase tem suas próprias atividades e objetivos específicos, e a metodologia enfatiza a importância de tomar decisões baseadas em dados e fatos, em vez de suposições ou intuições.

O uso de uma ferramenta BPMS para criar um modelo de processo eficiente e contínuo

Uma ferramenta BPMS (Business Process Management Suite) pode desempenhar um papel fundamental na implementação de um modelo de processo personalizado. Isso porque o BPMS é um conjunto de ferramentas e software projetado para modelar, automatizar, executar, monitorar e otimizar processos de negócios.

Com ele, você terá uma gestão de processos de negócio eficiente, já que ao implementar um modelo de processo personalizado, o BPMS pode contribuir de várias maneiras para as tarefas da empresa. Elencamos a seguir, as principais.

Modelagem de Processos

O BPMS permite que os usuários modelem visualmente os processos de negócios, criando diagramas de fluxo que representam as etapas, decisões, atividades e interações envolvidas no processo personalizado.

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Automação de Processos

Uma vez que o modelo de processo personalizado tenha sido definido, o BPMS pode automatizar a execução do processo, encaminhando tarefas, enviando notificações, integrando sistemas e garantindo a conformidade com as regras e políticas estabelecidas.

Monitoramento e Controle

O BPMS oferece recursos de monitoramento em tempo real, permitindo que os usuários acompanhem o desempenho do processo, identifiquem gargalos, analisem métricas-chave e tomem medidas corretivas conforme necessário.

Otimização Contínua

Com base nos dados coletados, o BPMS pode ajudar na identificação de oportunidades de melhoria contínua, permitindo ajustes no modelo de processo personalizado para aumentar a eficiência, reduzir custos e melhorar a qualidade.

Em resumo, uma ferramenta BPMS pode contribuir significativamente na implementação de um modelo de processo personalizado além de facilitar o acompanhamento dos  indicadores-chave de desempenho (KPIs).

Seu modelo de processo é muito mais eficaz com o Holmes!

Após entender a importância de implementar um modelo de processo em sua empresa e sua relação com um software BPMS, que tal conhecer o Holmes e levar a melhor solução para os processos e atividades da sua organização?

Com ele, você tem acesso a uma ferramenta que irá automatizar tarefas, realizar controle de prazos, dar rastreabilidade para suas atividades e permitir um processo de compras sem falhas ou gargalos. Ou seja, terá a implementação da modelagem de processo com eficácia e qualidade.

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