Como identificar processos que podem ser automatizados na sua empresa

Sua empresa está perdendo tempo com tarefas manuais e repetitivas? Seu time está sobrecarregado com processos que parecem nunca ter fim? Ou talvez você esteja lutando para encontrar maneiras de otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a eficiência? Se a resposta for sim para pelo menos uma dessas perguntas, você não está sozinho.

Neste post de hoje, identificaremos processos que podem ser automatizados em sua empresa, desde o mapeamento e planejamento até a  implementação da automação e análise dos resultados.

Primeiramente, o que é automação de processos?

Em qualquer setor, seja no RH, financeiro, compras, entre outros,  há sempre atividades que demandam tempo e esforço contínuo. A Automação de processos é a utilização de tecnologia para executar tarefas rotineiras que antes eram feitas manualmente de forma fácil, prática e otimizada

Ao automatizar um processo, você transfere sua execução, total ou parcialmente, para um sistema que opera com pouca intervenção humana. Isso significa que as tarefas são realizadas por meio de sistemas integrados e ferramentas tecnológicas, que não apenas facilitam a execução, mas também coletam, armazenam e tratam informações relacionadas as mesmas

O verdadeiro truque da automação é diminuir a quantidade de trabalho repetitivo e liberar os colaboradores para que eles possam focar no que realmente importa: tarefas estratégicas e criativas que fazem a diferença para o negócio.

Leia também: Automação do processo de compras – Por que investir e dicas para começar

Como descobrir quais rotinas podem ser automatizadas em minha empresa?

• Mapeamento de processos internos

  Para descobrir quais processos na sua empresa podem se beneficiar da automação, comece observando de perto como as tarefas são realizadas no dia a dia. Pergunte-se:

  • A comunicação entre as equipes está fluindo bem? Se você percebe que há falhas de comunicação frequentes, que resultam em retrabalho e prazos perdidos, isso pode ser um sinal de que seus processos internos precisam de atenção. A automação pode ajudar a suavizar esses pontos de fricção, facilitando a troca de informações e melhorando a colaboração.

  • Sua equipe está sobrecarregada? Quando a empresa cresce, a carga de trabalho também tende a aumentar. Se os colaboradores estão constantemente cansados ou precisando trabalhar horas extras para manter o ritmo, isso pode indicar que as tarefas repetitivas estão consumindo mais tempo do que deveriam. Automatizar essas tarefas pode ajudar a aliviar a pressão sobre a equipe, permitindo que eles se concentrem em atividades mais estratégicas.

  • Os custos estão aumentando? Se você está vendo um aumento nos gastos com horas extras ou contratação de pessoal adicional, pode ser um sinal de que seus processos não estão acompanhando o crescimento da empresa. Automatizar processos pode ajudar a reduzir esses custos, ao mesmo tempo que melhora a eficiência e a produtividade.

  Análise de atividades repetitivas e burocráticas

  Olhe para as tarefas diárias que exigem repetição e esforço contínuo. Considere:

  • Quais tarefas tomam mais tempo dos seus colaboradores? Identificar essas atividades pode ajudar a entender quais processos seriam mais beneficiados com a automação. Automatizar essas tarefas não só poupa tempo, mas também permite que sua equipe se concentre em atividades de maior valor.

  • Há muitos erros ou retrabalho? Se erros frequentes e a necessidade de retrabalho estão se tornando um problema, isso pode indicar que o processo manual não é o mais eficiente. A automação pode ajudar a reduzir esses erros e melhorar a precisão dos resultados.

  Avaliação do impacto da automação

  Depois de identificar os processos que poderiam ser automatizados, avalie o impacto potencial:

  • Como a automação pode melhorar a eficiência? Pense em como a automação pode simplificar as tarefas e reduzir o tempo necessário para completá-las. Isso pode trazer economias significativas de tempo e dinheiro, além de melhorar a experiência geral dos clientes.

  • Qual será o efeito na equipe? Considere como a automação afetará o trabalho da sua equipe. Automatizar tarefas repetitivas pode diminuir o estresse e aumentar a satisfação no trabalho, permitindo que os funcionários se concentrem em projetos mais criativos e desafiadores.

Agora que você aprendeu a identificar processos que podem ser automatizados na sua empresa, é hora de se planejar para essa automação e descobrir como ela pode transformar a eficiência e a produtividade do seu negócio.

Planejando a automação de processos

Definindo prioridades e metas

Agora que você identificou quais processos podem ser automatizados, é hora de definir o que deseja alcançar. Pergunte a si mesmo: “Quais são meus objetivos com essa automação?” , por exemplo, você pode estar buscando reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas, diminuir a margem de erro humano, melhorar a eficiência geral dos processos ou liberar sua equipe para se concentrar em atividades de maior valor. Estabeleça metas claras e específicas para que você possa medir o sucesso e garantir que a automação traga os resultados desejados. Pense em como essas metas se alinham com os objetivos gerais da sua empresa e como elas podem melhorar o dia a dia da equipe.

Escolhendo as ferramentas certas

Escolher a ferramenta certa para automatizar seus processos é essencial para o sucesso da automação. Entre as opções disponíveis, recomendamos fortemente o uso de Sistemas BPMS (Business Process Management Software). 

Os sistemas BPMS são projetados para otimizar e gerenciar fluxos de trabalho e processos empresariais. Eles oferecem uma visão abrangente dos processos internos e permitem a modelagem, monitoramento e análise de cada etapa. Com um BPMS, você pode:

• Mapear e visualizar processos: crie diagramas detalhados que mostram como os processos fluem, identificando pontos de melhoria e gargalos em seus processos.
• Automatizar tarefas: substitua atividades manuais e repetitivas por ações automatizadas, reduzindo o tempo e o erro humano.
• Monitorar o desempenho: acompanhe o desempenho dos processos em tempo real e obtenha relatórios detalhados para analisar a eficiência e o impacto das automações.

Ao selecionar um software, considere a facilidade de uso, flexibilidade para personalização e escalabilidade para suportar o crescimento da empresa. 

Leia mais: O que é BPM, BPMN e BPMS e para que serve cada um?

Implementando a automação

A implementação da automação deve ser um processo cuidadoso e bem estruturado. Comece com um plano claro e gradual, e assegure-se de que sua equipe receba o treinamento necessário. Lembre-se, a tecnologia sozinha não é suficiente, é preciso adaptar os processos e oferecer suporte contínuo aos colaboradores para que a transição seja suave. O sucesso da automação depende tanto da tecnologia quanto da maneira como você a integra ao seu fluxo de trabalho.

Pronto para dar o próximo passo na transformação digital do seu negócio?

Agora que você entende a importância da automação de processos e como ela pode aprimorar a eficiência da sua empresa, o Holmes está aqui para ajudar. Nossa plataforma BPMS oferece uma solução completa para automatizar e gerenciar suas tarefas, documentos e processos de forma eficiente e intuitiva.

Com o Holmes, você pode:

• Automatizar processos repetitivos e rotineiros.
• Gerenciar e controlar prazos com facilidade.
• Garantir rastreabilidade e conformidade.
• Armazenar e assinar documentos eletronicamente.
• Acompanhar solicitações e realizar o gerenciamento de tarefas em um único ambiente. 

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