Segurança da Informação: como proteger documentos digitais em ambientes corporativos?

No cenário atual, a segurança da informação tornou-se primordial para empresas de todos os setores. Com o aumento das ameaças cibernéticas e a crescente digitalização dos processos empresariais, proteger documentos digitais é essencial. Este artigo abordará a importância da segurança de documentos digitais, as principais ameaças, regulamentações e normas vigentes, e como uma ferramenta BPMS pode garantir a integridade e a confidencialidade das informações corporativas.

Você sabe a importância da segurança de documentos digitais?

Com o aumento dos vazamentos, roubos e ataques cibernéticos, proteger documentos digitais se tornou uma prioridade. Os dados são agora um dos ativos mais valiosos de qualquer empresa, e é fundamental gerenciá-los com cuidado para garantir sua integridade e disponibilidade, além de proteger contra acessos não autorizados. Garantir a segurança das informações não só evita prejuízos financeiros, mas também a continuidade dos negócios e para manter a confiança dos clientes. E claro, estar em conformidade com regulamentações como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é essencial para evitar multas e garantir práticas de segurança eficazes.

Ameaças cibernéticas e seus impactos

Empresas estão constantemente expostas a uma variedade de ameaças cibernéticas, como ataques de hackers, malwares, ransomware e phishing. Esses riscos podem levar a vazamentos de informações e perdas financeiras significativas. A interrupção dos serviços e os custos elevados para gerenciar e recuperar de tais incidentes têm impactos diretos e duradouros na operação e reputação de uma empresa.

Conheça algumas regulamentações e normas de segurança

No Brasil, as empresas são obrigadas a investir na gestão e proteção dos dados dos clientes, conforme a LGPD. Esta lei trouxe uma nova perspectiva sobre a necessidade de investir em tecnologia para proteção de dados. A LGPD é um componente crucial do processo de maturidade que o mercado exige, dado o crescente uso digital em serviços e processos.

Para estar em conformidade com a LGPD, é necessário elaborar alguns documentos importantes, como:

• Registro das Operações de Tratamento de Dados Pessoais: Mapeia atividades envolvendo dados pessoais e identifica detalhes como tipos de dados, locais de armazenamento e finalidades do tratamento.

• Política de Segurança da Informação (PSI): Define diretrizes para proteger informações, estabelecendo um Sistema de Gestão da Segurança da Informação (SGSI) e normas para controle de acesso e resposta a incidentes.

• Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais (RIPD): Analisa riscos associados ao tratamento de dados e promove transparência e medidas preventivas.

• Política Externa de Privacidade ou Aviso de Privacidade: Informa ao público como a empresa trata dados pessoais, detalhando direitos, finalidades do tratamento e medidas de segurança.

• Avaliações de Legítimo Interesse: Avaliam o tratamento de dados pessoais quando não é possível obter consentimento, equilibrando os interesses da empresa com os direitos dos titulares.

• Política Interna de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais: Estabelece compromissos e procedimentos internos para garantir conformidade com a LGPD.

• Cláusulas Contratuais de Proteção de Dados Pessoais: Regula o tratamento de dados em contratos com terceiros, definindo responsabilidades e medidas de conformidade.

Esses documentos são fundamentais para garantir que sua empresa esteja em conformidade legal e protegida contra incidentes.

Como uma ferramenta BPMS pode garantir a segurança na gestão de documentos?

Ao integrar processos de negócios e documentos em uma única plataforma, um BPMS oferece diversas funcionalidades que ajudam a manter a segurança e a integridade das informações. Veja a seguir alguns dos benefícios que um software BPMs tem para a gestão de documentos e  para garantir a segurança deles:

• Controle rigoroso de acesso: você pode definir e gerenciar permissões de acesso detalhadas para documentos. Isso significa que apenas usuários autorizados podem visualizar, editar ou compartilhar documentos específicos, minimizando o risco de acesso não autorizado.
• Automatização de fluxos de trabalho: A automação proporcionada pelo BPMS ajuda a garantir que os documentos sigam processos padronizados e seguros. Isso inclui a revisão, aprovação e arquivamento de documentos de acordo com políticas e procedimentos estabelecidos.

• Criptografia e armazenamento: a ferramenta oferece criptografia de dados, tanto em trânsito quanto em repouso. Isso garante que os documentos armazenados na plataforma estejam protegidos contra acessos não autorizados, mantendo a integridade e a confidencialidade das informações.

• Compliance com regulamentações: Um BPMS pode ser configurado para garantir que todos os processos e documentos estejam em conformidade com regulamentações como a LGPD. Isso inclui a implementação de controles específicos, o gerenciamento de consentimentos e a manutenção de registros necessários para auditorias..

• Assinatura eletrônica: A assinatura eletrônica oferece uma forma segura e eficiente de validar documentos e transações. Ela utiliza criptografia para garantir a autenticidade e a integridade dos documentos assinados digitalmente, substituindo a necessidade de assinaturas físicas e aumentando a agilidade nos processos. Com a assinatura eletrônica, é possível realizar transações com total segurança e validade jurídica, garantindo que os documentos não sejam alterados após a assinatura e que todas as partes envolvidas estejam formalmente comprometidas.

Ao adotar um BPMS, as empresas não apenas otimizam a gestão de documentos, mas também fortalecem suas práticas de segurança. 

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Com o Holmes, você pode transformar a gestão dos seus documentos ao oferecer benefícios como controle rigoroso de acesso, criptografia, automação de fluxos de trabalho e assinatura eletrônica com validade jurídica. Isso não apenas melhora a segurança, mas também garante conformidade com regulamentações como a LGPD.

A transição para o digital pode ser gradual, então escolha uma ferramenta que suporte essa jornada. O Holmes atende a todos os requisitos necessários e fornece recursos avançados para uma gestão segura e eficiente.

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