Como mapear os processos da sua concessionária?

Será que você realmente conhece os detalhes dos fluxos de trabalho da sua loja de veículos? Você pode se surpreender com as informações que um mapeamento de processos pode trazer. Mapear os processos da sua concessionária pode ser muito útil para melhorar diversos aspectos do negócio.

Os fluxos de trabalho representam o funcionamento da operação. Compreendê-los é essencial para identificar oportunidades de melhoria. Por isso, neste artigo, vamos te mostrar como mapear os processos da sua concessionária em apenas alguns passos.

Continue a leitura para saber mais sobre o tema.

Vantagens de mapear processos em concessionárias

No dia a dia de uma loja de veículos acontecem diversas demandas que impactam diretamente o core business da empresa, afinal o principal negócio neste setor é a venda de automóveis, um processo composto por várias atividades, dados e ações. 

A melhoria de processos de negócios, nesse caso, pode impactar diretamente a experiência e a satisfação do cliente. Por isso o mapeamento de processos é tão importante no contexto das concessionárias, pois é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo garantir a eficiência e a qualidade dos serviços prestados aos clientes. 

Com o mapeamento de processos, é possível identificar gargalos e falhas nos processos, permitindo que a empresa tome medidas corretivas. Além disso, o mapeamento permite uma visão mais clara do fluxo de trabalho para que os colaboradores atuem de forma mais integrada e colaborativa.

O que é o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é a iniciativa de identificar, descrever e analisar os processos realizados pela empresa, desde o atendimento ao cliente até a entrega do produto ou serviço.

Para realizar o mapeamento de processos, as concessionárias podem adotar diferentes metodologias, uma das mais utilizadas é o BPM (Business Process Management). A gestão de processos permite uma visão holística da operação, identificando pontos de melhoria e eliminando atividades desnecessárias, reduzindo custos e aumentando a satisfação do cliente.

No caso das concessionárias, é importante mapear processos como o atendimento ao cliente, a venda de veículos ou serviços, a manutenção e reparo de veículos, entre outros. Cada processo deve ser analisado individualmente, identificando as atividades realizadas, os recursos envolvidos e os resultados esperados.

Veja a seguir 5 passos essenciais para mapear processos de negócios, e ao final um artigo completo sobre mapeamento de processos BPM.

5 passos para mapear processos de negócios

1- Defina os processos a serem mapeados: 

Defina os processos que serão mapeados e faça um de cada vez. O ideal é começar pelos fluxos mais críticos para a operação da concessionária, como a venda de veículos, a manutenção dos automóveis, a gestão de peças e acessórios, entre outros. Você pode se basear na cadeia de valor do negócio e priorizar as operações que produzem valor agregado diretamente ao cliente.

Para identificar os processos que precisam ser mapeados é importante ter uma visão consistente sobre os fluxos, por isso, garanta que a equipe responsável pelo mapeamento conheça bem a operação. 

Uma equipe bem alinhada pode ter ótimos insights a partir da observação direta ou da análise de dados. Outro método bastante utilizado é a coleta de informações coletadas em entrevistas e bate-papos com integrantes importantes no processo. Esse é o primeiro passo para mapear processos da sua concessionária.

2- Identifique detalhes sobre os fluxos de trabalho

Identifique detalhes do fluxo de trabalho, como as atividades que compõem cada etapa, os responsáveis que nelas atuam, o SLA esperado, o tipo de informação utilizada, os inputs e os outputs previstos, etc. Certifique-se também de incluir os pontos de decisão, as regras de negócio e as exceções ao caminho feliz.

Para visualizar melhor as informações você pode desenhar um fluxograma ou diagrama BPMN. Existem ferramentas como o SIPOC, por exemplo, que podem ajudar no mapeamento de processos da sua concessionária. Defina os métodos que pretende utilizar e estude o cenário atual dos seus processos sem se preocupar com análises nesse momento, foque em ter o retrato mais realista possível de como seus processos funcionam atualmente. 

3- Analise o processo atual: 

Com todas as informações mais importantes em mãos você terá condições de realizar análises para identificar oportunidades de melhoria. Ache os gargalos, ineficiências e etapas desnecessárias em cada fluxo. Faça uma análise crítica para definir onde os processos podem ser simplificados e otimizados.

Nesse momento, foque em resolver os principais problemas e analise a opinião de quem atua diariamente nos fluxos para tentar traçar o cenário ideal. Evite se apegar à expectativa de quem não atua diretamente na operação – como pode ser o caso de alguns líderes – pois nem sempre a visão dessas pessoas é alinhada com a realidade.

4- Redesenhe o processo:

A partir das conclusões tiradas na etapa anterior, planeje os processos do futuro, já com as melhorias. Identifique as alterações que devem ser feitas para eliminar gargalos, reduzir desperdícios, melhorar a qualidade e aumentar a eficiência nos fluxos de trabalho. Para o redesenho, mantenha as mesmas ferramentas e técnicas utilizadas no mapeamento inicial.

O redesenho deve ser claro e objetivo, pois para impulsionar as mudanças você precisará da aprovação e engajamento das lideranças e equipes envolvidas, por isso, é importante que todos entendam claramente as alterações propostas.

5- Implemente o processo redesenhado:

 Implemente o processo redesenhado na concessionária certificando-se de que a equipe esteja preparada para as mudanças. Depois, monitore as alterações para garantir que funcionem conforme o planejado e faça ajustes conforme necessário. Revise periodicamente o processo para garantir que continue funcionando de maneira eficaz. Com isso, você terá uma boa documentação dos seus processos, o que facilitará muito na melhoria contínua dos seus fluxos de trabalho. 

Cumprindo essas etapas você dá um passo além de mapear os processos da sua concessionária, você começa uma iniciativa de gestão de processos que ajudará no aumento da produtividade, da eficiência operacional e da qualidade nos resultados do seu negócio.

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