Notação BPMN: conheça o padrão de modelagem mais utilizado no mundo

A notação BPMN é um padrão para modelagem de processos muito popular em todo o mundo. Esse conjunto de elementos gráficos serve para simplificar a criação e entendimento dos fluxos de trabalho, desde os mais simples até os mais complexos.

Há vários desafios comuns encontrados na gestão por processos, como por exemplo a dificuldade de compreensão dos fluxos na fase de entendimento ou a gestão do conhecimento no dia a dia. Em ambos os casos uma boa documentação pode fazer toda a diferença.

E é nessas situações que a notação BPMN assume um papel estratégico para consolidação dos objetivos da gestão. Por isso, é altamente recomendado utilizá-la, por mais que isso exija um conhecimento mínimo – que você terá nesse artigo.

Vale a pena a leitura! Vamos conhecer melhor esse tema.

Notação BPMN, o que é?

BPMN significa Business Process Model and Notation, um modelo de notação para gestão de processos. Uma notação é um conjunto de símbolos e convenções usados para representar informações ou instruções de maneira clara e concisa.

Sabe aquela expressão: quer que eu desenhe pra você entender? Pois é, lá no passado perceberam que ficava mais fácil entender os fluxos de trabalho das empresas através de desenhos. Mas era necessário definir um padrão, para que outras pessoas pudessem ler e entender as representações.

Foi então que a BPMI (Business Process Management Initiative), uma entidade propulsora da disciplina BPM no mundo, desenvolveu o modelo. Mais tarde esse órgão se juntou a uma organização conhecida como Object Management Group (OMG).

Hoje a notação BPMN é a mais utilizada no mundo, o que torna o seu uso muito interessante, especialmente porque pessoas de diferentes nacionalidades podem interpretar diagramas feitos com ela. 

Por sua vez, a OMG continua gerenciando e evoluindo o padrão, que já teve outras versões e, atualmente, está na 2.0. Você pode consultar a documentação oficial do tema, e até deixar sugestões diretamente no site da entidade.

Veja também:

Benefícios e desafios de usar BPMN

O conceito de notação não é algo novo, tampouco exclusivo da gestão de processos. Então, é razoável que existam outros padrões, como fluxograma, VSM, IDEF e outros. Mas por que será que você deveria usar a BPMN? Afinal quais são os benefícios?

É importante saber que você pode desenhar seus processos como preferir. Pode até inventar seus próprios símbolos. Mas um especialista em BPM com certeza vai preferir um padrão mais sério e conhecido em todo o mundo para usar nas modelagens.

A questão da notação BPMN é que, hoje, ela é a mais bem estruturada e consolidada para representar processos de negócios, além de estar mais comprometida com a filosofia BPM (gerenciamento de processos).

Por isso, hoje é possível encontrar sistemas de automação de fluxos de trabalho (BPMS) em que os construtores já disponibilizam os elementos BPMN, facilitando bastante o trabalho conjunto entre a área de processos e a TI.

No entanto, apesar da simplicidade, também existem desafios em usar essa notação ou qualquer outra. Primeiro, porque é necessário conhecê-la. Transpor o entendimento dos processos para fora das áreas técnicas exigirá o mínimo de conhecimento.

Por isso, pode existir alguma dificuldade de interpretação ou alguma resistência na implementação dessa técnica. Os líderes do projeto BPM precisam estar preparados para driblar essas adversidades.

Mas vamos ao que interessa, o significado dos elementos.

Quais são os elementos BPMN mais comuns?

Aqui embaixo você vê um exemplo de diagrama BPMN, observe bem os símbolos e tente interpretar o processo.

Cada elemento desses tem uma função específica, a de representar uma ação, etapa ou condição do fluxo. Para uma interpretação mais concisa, veja o que cada elemento significa. 

Transcrevendo a imagem:

Na imagem acima vemos alguns dos principais elementos BPMN

• Os eventos, como início e final do fluxo, geralmente são representados por círculos;
• Para representar desvios ou decisões (gateways) são usadas diferentes variações do losango;
• O retângulo representa as etapas.
• E há diversos tipos de conectores, representados pelas setas.

Aqui temos algumas informações básicas. Com isso você com certeza já poderá compreender um pouco dos fluxos. Mas a notação BPMN é super completa, tem muito mais do que isso. Podemos resumir por grupos:

Há quatro grupos principais de elementos BPMN, são eles:

• Elementos de fluxo de processo: Esses elementos representam o fluxo de atividades e eventos dentro de um processo. Eles incluem etapas, gateways, eventos e conectores.
• Elementos de fluxo de dados: Esses elementos representam os dados que fluem dentro do processo. Eles incluem pool, artefatos, associações e sequências.
• Elementos de informação adicional: Esses elementos fornecem informações adicionais sobre o processo. Eles incluem texto anotativo, formulários, notas e descrições.
• Elementos de gerenciamento de processo: Esses elementos permitem ao usuário gerenciar o processo. Eles incluem categorias, pool de participantes, informações de propriedade e sub-processos.

Cada um desses grupos de elementos é projetado para fornecer informações importantes sobre o processo de negócios e seus componentes, permitindo que os usuários visualizem, entendam e implementem seus processos de forma eficiente.

Sempre preciso usar BPMN?

Nós vimos durante o texto que a notação BPMN serve para facilitar a representação dos fluxos durante projetos BPM. Mas sabemos dos desafios de fazer isso em determinadas situações.

Então, analise bem os objetivos centrais dos projetos para saber se é cabido assumir esse compromisso com a literatura. Não perca muito tempo na documentação, pois para líderes, o que importa são os resultados.

Prefira levar mais a sério o uso do BPMN em documentações mais robustas, pois será uma ótima ferramenta para isso. Em processos mais simples, foque mais na resolução de problemas com agilidade. 

Mesmo assim, se você é do universo de processos, é bom conhecer os elementos e estudá-los, pois você pode encontrar documentos ou sistemas que fazem seu uso, e precisar dessa compreensão rapidamente.

Para saber mais detalhadamente sobre os elementos, acesse a documentação oficial do OM