Comunicação entre departamentos – Conheça os principais riscos e meios de superar esse problema silencioso em sua empresa!

As barreiras da comunicação entre departamentos de uma empresa são os principais responsáveis pela dificuldade em atingir muitos dos objetivos estabelecidos.  Muitas vezes isso acontece pela descentralização dos sistemas utilizados. Muitas informações não chegam às pessoas envolvidas ou, quando chegam, estão distorcidas. Por isso, é fundamental que a gestão de TI evite, ao máximo, o surgimento desses obstáculos sempre que possível.

Informações perdidas ou deturpadas no caminho percorrido entre o emissor e o receptor, trazem consequências desastrosas para empresa: desde o aparecimento dos temidos silos organizacionais, redução de produtividade, baixa qualidade de produtos e serviços, até mesmo o atendimento precário ao cliente.

Claro que ninguém quer ter que lidar com esses tipos de problemas. E um modo de evitá-los é fomentar, com prioridade, a comunicação entre as áreas e pessoas dentro de um negócio.

Essa tarefa parece complicada, mas pode se tornar bem simples com o uso das estratégias corretas. Para ajudar você, preparei este conteúdo que abordará os meios de superar esse problema silencioso, mas sério, que ocorre nas empresas. 

Tenha uma ótima leitura!

Qual a importância de fomentar a comunicação entre departamentos? 

Algumas empresas ainda enxergam a comunicação interna como algo supérfluo, desnecessário e muitas vezes até um gasto banal entre tantas outras prioridades. Não é à toa que uma recente pesquisa da empresa Clear Company, identificou que: 

• 39% dos colaboradores acreditam que não há colaboração suficiente internamente;
• 86% dos executivos e colaboradores entrevistados colocam a culpa de problemas e fracassos da equipe na falta de colaboração e comunicação eficiente;
• Menos de 50% dos entrevistados acreditam que suas empresas discutem problemas de maneira eficaz e sincera com seus colaboradores.

Ou seja, subestimar a necessidade de melhorar os processos comunicacionais é um grande erro. Na verdade, essa atitude é capaz de trazer consequências bem ruins para a empresa. Como o efeito silo, que acontece quando departamentos distintos dentro da mesma empresa agem como se fossem organizações externas, ou seja, não mantém uma comunicação interna eficaz entre eles. E, como consequência disso, a produtividade sofre e os resultados da empresa são afetados. 

Um exemplo fundamental do efeito silo é quando dois departamentos estão trabalhando em iniciativas praticamente idênticas, mas nenhuma delas está consciente do que a outra está fazendo. Isso causa um grande desgaste, um mal uso força de trabalho de um negócio e claro prejudica a colaboração e a capacidade de inovar de uma empresa. 

Por isso, integrar e fomentar a comunicação entre departamentos é fundamental para otimizar os processos de um negócio, promovendo a melhoria do clima organizacional e o aumento da motivação dos colaboradores. Além disso, essa ação traz uma imagem positiva para a empresa diante dos clientes e dos próprios colaboradores, pois ajuda a trazer mais canais para o esclarecimento de dúvidas e o recebimento de sugestões, o que torna muito mais assertivo o compartilhamento de informações, decisões, comunicados e etc. 

Quais os principais riscos da falta de comunicação entre departamentos? 

Os riscos são muitos, mas aqui eu reuni os 9 principais e bem fáceis de identificar no dia a dia de uma empresa: 

1- Falta de conhecimento do próprio processo

Um grande risco para a empresa que a falta de comunicação entre departamentos pode trazer é o despreparo dos colaboradores com os mínimos assuntos relacionados ao trabalho, ou até mesmo de que jeito funcionam os processos e métodos da organização.

Quando um colaborador entra na empresa, passa por algum tipo de treinamento? Há uma reciclagem depois de algum tempo? Conhecer o modo que cada setor trabalha, quais suas responsabilidades e de que maneira interferem nas demais divisões ajuda na agilidade como um todo, dando ao colaborador maior autonomia. 

Quanto mais informação uma equipe tiver, com mais agilidade e assertividade ela vai trabalhar. Além de se manter satisfeita, uma vez que saberá e fará parte de todos os ciclos da empresa.

2- Burocracia entre os processos

Outro ponto que pode ser prejudicado pela falta de comunicação entre os departamentos é a burocracia dos processos. 

A não otimização dos métodos pode atrapalhar a equipe de maneira geral, pois, uma vez que uma demanda necessita de muito tempo, precisa passar por vários setores ou aprovações, algo pode se perder no caminho.

3- Informações incompletas ou distorcidas

É a famosa “rádio-peão”, muito comum dentro das empresas. Quase sempre acontece quando a informação é passada de boca em boca e não de maneira coletiva, por uma única pessoa, no mesmo momento.

Essas informações que não chegaram aos seus destinatários, ou que foram deturpadas, são as principais causas do famoso “eu não sabia que era assim” e acabam contribuindo para que atividades não sejam realizadas como deveriam.

4- Decisões não comunicadas

Muitas decisões importantes tomadas pelos gestores da empresa não chegam a ser divulgadas nos setores táticos e operacionais. Por vezes, elas estão relacionadas até mesmo aos objetivos e metas do negócio.

A falta de conhecimento faz com que essas mudanças não sejam respeitadas. Isso gera um desalinhamento entre diretoria, gerência e operação, fazendo com que cada camada da companhia trabalhe por objetivos e metas diferentes.

5- Falta de alinhamento entre departamentos

Assim como ocorre o desalinhamento entre as hierarquias da empresa, as barreiras de comunicação também causam problemas entre os departamentos que deveriam trabalhar em conjunto para realizar entregas mais completas e integradas.

Um exemplo claro disso vem sendo resolvido nos últimos anos, com a estratégia de vendarketing (vendas + marketing), por exemplo. A falta de alinhamento entre as áreas de marketing e de vendas acaba gerando a perda de negócios, simplesmente porque a comunicação entre departamentos não ocorre de modo claro e objetivo.

6- Excesso de comunicados

Produzir e divulgar comunicados à exaustão sem se preocupar com a qualidade de sua entrega também consiste em uma dos riscos da falta de comunicação entre departamentos. Não basta somente informar em grande quantidade, é preciso atentar-se para a qualidade. 

Além disso, é necessário desenvolver espaços para permitir diálogos, encontros e trocas de informações. No entanto, o que ocorre normalmente é a comunicação unilateral e hierarquizada dentro das corporações.

7- Perda de produtividade

Como consequência, a falta de comunicação, sobretudo no que diz respeito aos feedbacks, gera perda de produtividade. Mas o que isso significa? Que os colaboradores se sentirão desmotivados, invisíveis, descontentes e, portanto, produzirão menos.

O mais grave é que a motivação e a produtividade andam lado a lado. Essa desmotivação, portanto, afetará o desempenho dele e dos demais. Isso porque as pessoas podem influenciar umas às outras, tanto para o lado positivo quanto para o negativo.

8- Pouca compreensão da cultura e dos objetivos da empresa

Um deles, com certeza, é a pouca compreensão da cultura organizacional por parte dos colaboradores, que engloba a visão, a missão e o posicionamento da empresa. Ou seja, o elo que cria uma sinergia saudável entre todos os departamentos e faz com que todos caminhem para a mesma direção, tendo o mesmo foco.

Devido à falta de comunicação, é praticamente impossível conseguir isso, pois inexistem ou se encontram desorganizados e descentralizados os meios para fazer com que a mensagem chegue e circule de modo orgânico e fluido no interior da organização.

9- Aumento de gastos

Sim, a ausência dos processos de comunicação também pode elevar os gastos da empresa. Veja alguns exemplos:

• Solicitação de processos perdidos;
• Informações que se perdem entre os setores;
• Falta de integração entre os processos;
• Ausência de fluxos internos de mensagens automatizadas;
• Informações descentralizadas etc.

Todos esses gargalos podem gerar retrabalhos, atrasos nos prazos, perda de clientes e outras consequências que afetam diretamente os lucros do negócio.

Como superar esses problemas?

No tópico acima, eu citei somente os principais problemas que a falta de comunicação entre os departamentos pode causar. E já deu pra ver que são problemas sérios, que podem impactar os lucros de uma empresa toda. 

Então, aqui embaixo, eu elenquei 5 formas de driblar esses problemas e acertar em cheio na comunicação do seu negócio!

1- Implemente novos canais de comunicação

Obviamente esta é a primeira atitude que deve ser tomada. Hoje em dia já existem inúmeras ações e ferramentas que podem facilitar a comunicação entre departamentos. Algumas opções são:

• Intranet: portal interno para a divulgação de notícias, comunicados, conteúdo institucional etc.;
• Mural de recados: instalado em um ponto estratégico dentro da empresa, esse veículo, apesar de mais analógico, possibilita a comunicação com os trabalhadores nos escritórios, nas fábricas e em locais em que a equipe não tenha acesso à internet;
• TV corporativa: canal para disseminar informações de forma atrativa e dinâmica com o uso de vídeos;
• Rede social corporativa: a rede social corporativa é um canal para promover o relacionamento entre os funcionários e incentivar a troca de informação;
• Eventos internos: eles ajudam a promover o bem-estar e a qualidade de vida no trabalho, capacitar equipes e comemorar datas como dia das mães, dos pais, páscoa, aniversariantes do mês etc.

A verdade é que, com boas ferramentas, é possível melhorar o fluxo das mensagens que estão sendo transmitidas, facilitando o trabalho do emissor e do receptor da mesma. 

Agora, qual considerar? Bom, em primeiro lugar, reflita sobre o perfil da equipe. A empresa é pequena? Um  mural de recados está de bom tamanho. A equipe é moderna e tem acesso a smartphones durante o trabalho, as redes sociais corporativas, entre outros aplicativos mobile, podem ser ótimas opções. Pense também sobre o orçamento disponível, tendo em vista que o custo de compra e implementar canais de comunicação podem variar bastante.

2- Evite o excesso de canais de informação à equipe

Outra dica que também pode ajudar é evitar o excesso. Exagerar na quantidade de canais pode causar o efeito contrário, tornando a comunicação ineficaz, fazendo com que os colaboradores não deem atenção ou valor a ela.

Ao invés disso, selecione apenas ferramentas que possam centralizar e integrar os departamentos para que o benefício dessa ação possa ser realmente enxergado. Isso manterá o time focado em uma só ferramenta, gerando maior empenho e dedicação nos pontos críticos. E, como resultado, terá tarefas mais bem realizadas, metas alcançadas e bons retornos para o negócio.

3- Mensure continuamente os resultados da comunicação

Existem diversas vantagens em melhorar a comunicação entre departamentos, como o alinhamento e o engajamento da equipe. Por sorte, muitos desses fatores podem ser mensurados e analisados de maneira quantitativa.

Nesse ponto, o ideal é definir um conjunto de indicadores que mostrem se a comunicação está acontecendo ou se precisa de ajustes. Alguns indicadores são:

• Percentual de retrabalho;
• Número de conflitos interpessoais;
• Retorno obtido sobre o investimento;
• Nível de produtividade.

Imagine que o número de conflitos interpessoais está crescendo. Isso é sinal de que os profissionais não estão se ouvindo e de que há muito espaço para conversas paralelas. Com os indicadores certos, torna-se fácil identificar e eliminar esses “gargalos” existentes.

4- Envolva muito mais a liderança

Por melhores que sejam os canais de comunicação da empresa, sem o empenho da liderança, a comunicação não acontecerá com qualidade. Começando pelo CEO da empresa, todos devem se comprometer com a melhoria do diálogo.

Nesse sentido, medidas simples podem causar um grande efeito. Manter a equipe sempre informada acerca do que está acontecendo, cascatear as informações certas, estar aberto para receber e dar feedback são alguns dos melhores exemplos.

Se o próprio líder não se preocupa com o assunto, isso transmite uma imagem negativa que será seguida pelos demais colaboradores. Tenha em mente que o exemplo da liderança é um dos fatores mais fielmente seguidos dentro da organização.

5- Conscientize o time do trabalho acerca da comunicação

Em uma escala de 0 a 10, o quanto sua equipe se preocupa com a comunicação entre departamentos? Se a resposta for pequena, é sinal que não estão devidamente conscientizados a respeito da importância do diálogo. Logo, é preciso mudar esse cenário!

Você já sabe que a falta de comunicação provoca diversos riscos, como aumento do número de conflitos, o retrabalho na linha e a perda de credibilidade. A sua equipe sabe disso? Qual o grau de instrução que os talentos têm no assunto?

Para conscientizar a todos, faça reuniões no formato de treinamento, mostre os perigos associados a falta de comunicação entre departamentos e qual o papel de cada um nesse “combate”. No mínimo, terá funcionários mais lúcidos sobre a importância do diálogo.

Pronto para melhorar a comunicação entre departamentos da empresa?

Bom, espero que esse artigo tenha te ajudado a entender os riscos que uma empresa corre ao negligenciar a comunicação entre os departamentos. E, mais do que isso, oferecido bons insumos para que consiga resolver esses problemas, silenciosos, porém perigosos para a empresa.

Vale mencionar que existem muitas metodologias para aplicar e desenvolver uma boa comunicação na empresa. Independente da estratégia que adotar, o fato é que os processos comunicativos podem ser o caminho para evitar a maior parte dos problemas que mencionamos acima. E, uma forma de fazer isso de maneira eficiente é trabalhar com uma ferramenta de comunicação que centralize as informações do negócio em um só lugar, automatize processos internos entre os departamentos, crie fluxos de mensagens entre os colaboradores e melhore, portanto, o dia a dia das equipes.

Se forem essas as necessidades da sua empresa, é importante buscar no mercado soluções que promovam a  comunicação entre departamentos  de maneira centralizada, objetiva e focada em melhorar as práticas comunicativas de seu negócio.E disso o Holmes entende muito bem! 

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