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Aprenda como agilizar a documentação de test drive com Assinatura Eletrônica e poupe tempo e dinheiro

8 fevereiro, 2024 8 min de leitura Autor: Wendel Soares

documentação de test drive

Concessionários de carros novos ou usados buscam sempre agilizar a documentação de teste drive a fim de tornar a jornada do cliente menor e mais efetiva. Afinal, quanto mais simples for cada etapa de venda até sua conclusão, maiores são as chances de fidelização e otimização de recursos, não é mesmo?

Por isso, o Holmes preparou esse guia completo com orientações práticas para agilizar a documentação de teste drive. Além disso, você vai compreender as vantagens no uso da assinatura eletrônica neste processo e como uma ferramenta BPMS  pode ser a solução para sua empresa ter uma maior conversão de testes em vendas fechadas. Boa leitura!

Afinal, como funciona um test drive?

Antes de explicar sobre a documentação de teste drive, vamos entender melhor o que ele é e como acontece. Em resumo, o test drive é uma oportunidade que as concessionárias e vendedores de veículos oferecem aos potenciais compradores para que possam dirigir um carro antes de decidir pela compra.

Sendo assim, durante um test drive, você pode avaliar o desempenho do veículo, o conforto, a dirigibilidade, os recursos tecnológicos e a ergonomia. Normalmente, você acompanha um vendedor ou um especialista que pode explicar as características do carro e responder a quaisquer perguntas. Ou seja, ele oferece uma chance de ter uma experiência prática com o veículo e verificar se ele atende às suas necessidades e expectativas.

Qual a documentação exigida para se realizar um test drive?

Para realizar um test drive, normalmente é exigida a apresentação de uma carteira de habilitação válida, que comprove que o interessado está legalmente apto a dirigir. Além disso, algumas concessionárias ou lojas podem solicitar um comprovante de residência ou outros documentos pessoais para fins de registro e segurança.

Essa documentação é necessária para garantir que o test drive seja realizado de forma segura e dentro da legalidade e proteger tanto o consumidor quanto a empresa em caso de acidentes ou infrações de trânsito.

documentação de test drive

Principais formas de se obter a documentação de test drive do cliente

Em concessionárias que não utilizam um sistema ou plataforma de otimização, a assinatura e recolhimento dos documentos do cliente pode ser solicitada por e-mail ou de forma presencial. Após isso, se estiver tudo em conformidade legal, o consumidor assina um termo de responsabilidade. Ou seja, a documentação de test drive só tem valor legal após esta etapa.

Porém, há situações em que o cliente não apresenta todos os documentos ou alguns deles estão inválidos. Por exemplo, com rasuras, falta de legibilidade ou data expirada. De modo geral, isso pode causar transtornos ou fazer com que ele desista do test drive e, consequentemente, da compra do veículo. Mas então, como reduzir essa burocracia e aumentar as chances de efetivar mais vendas?

O uso de uma ferramenta BPMS para reduzir a burocracia no test drive

Uma ferramenta de Business Process Management System (BPMS) pode contribuir para reduzir a burocracia em um test drive. Afinal, ela é capaz de otimizar diversos processos de modo a tornar cada etapa de venda muito mais eficiente. A seguir, elencamos 5 formas de como isso pode acontecer.

Automatização do agendamento

Primeiramente, uma ferramenta BPMS pode permitir que os clientes agendem test drives online. Dessa forma, a concessionária automatiza o processo de reserva e confirmação e elimina a necessidade de interações manuais e reduz o tempo gasto com telefonemas e e-mails.

Gestão de documentação digital para agilizar a documentação de test drive

Com um BPMS, toda a documentação necessária para um test drive pode ser gerenciada digitalmente. Por exemplo, a verificação da carteira de habilitação e o preenchimento de formulários necessários.

Em resumo, isso é feito antecipadamente e torna o processo no dia do test drive muito mais rápido.

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Fluxos de trabalho otimizados

A ferramenta BPMS pode criar fluxos de trabalho otimizados para os funcionários da concessionária. Sendo assim, garante-se que todos os passos pré-test drive sejam completados de maneira eficiente e sem redundâncias, desde a preparação do veículo até a finalização do processo.

Integração com outros sistemas

Um BPMS pode ser integrado com outros sistemas de gestão da concessionária, como CRM e ERP, para garantir que as informações do cliente estejam atualizadas e acessíveis, facilitando um atendimento personalizado e eficiente.

Saiba mais | Como mapear os processos da sua concessionária

Análise de dados e feedback

Por fim, após o test drive, um BPMS pode ser utilizado para coletar feedback dos clientes de forma prática e simples. Com isso, além de analisar dados para melhorar continuamente o processo, a concessionária reduz a burocracia, pois permite a identificação e eliminação de etapas desnecessárias.

documentação de test drive

A assinatura eletrônica para agilizar a documentação de test drive

Sabe a etapa de gestão de documentos que citamos ali em cima? Pois ela é a primeira a se beneficiar no uso da assinatura eletrônica da documentação de test drive.

Na prática, funciona da seguinte forma: ao invés de preencher papéis manualmente, o cliente pode usar uma plataforma digital para assinar eletronicamente os documentos necessários.

Isso pode ser feito através de um tablet, smartphone ou computador, e tem validade jurídica devido ao uso de um certificado digital. Ou seja, essa alternativa elimina a necessidade de imprimir e manusear documentos físicos, facilita o gerenciamento das informações e dá ao cliente maior comodidade.

Assim, no dia do test drive, ele precisará apenas conhecer e testar o veículo, ficando livre de burocracias e com dedicação maior na próxima etapa da venda.

Como saber se sua concessionária precisa de uma ferramenta BPMS?

Após compreender a melhor maneira de agilizar a documentação de test drive e a importância da assinatura eletrônica, separamos algumas situações que indicam que sua concessionária precisa de uma ferramenta BPMS. Continue a leitura e confira os principais problemas que você irá resolver ao optar por uma boa gestão de processos de negócio.

Processos lentos e desorganizados

Se você percebe que os processos internos estão demorando mais do que deveriam, causando atrasos no atendimento ao cliente e na entrega de serviços, é um sinal claro de que um BPMS poderia ajudar a otimizar esses procedimentos. Isso porque ele pode ser personalizado para as necessidades da sua concessionária e te ajudar a identificar gargalos de processo e falhas na operação.

Erros frequentes na documentação de test drive, contratos e outros

Erros manuais em preenchimento de formulários ou na gestão de documentos são comuns sem um sistema automatizado. Um BPMS pode reduzir significativamente esses erros, garantindo maior precisão e confiabilidade nas informações.

Além disso, a relação com a satisfação do cliente é direta, uma vez que isso garante maior eficiência e contribui para um atendimento mais completo e eficaz.

Dificuldade no acompanhamento de tarefas

Se é um desafio acompanhar o status das tarefas e saber quem é responsável por cada etapa do processo, um BPMS pode oferecer visibilidade e controle sobre as operações, facilitando o gerenciamento de tarefas.

Leia também | 10 Dicas para gerenciar documentos digitalmente

Insatisfação dos clientes

Quando os clientes começam a reclamar sobre a demora ou a complexidade dos processos, como na organização de um test drive, é hora de considerar um BPMS para melhorar a experiência do cliente e tornar tudo mais ágil e simples.

Atente-se que para fidelizar clientes é essencial que toda a jornada de compra não possua erros e ofereça uma experiência incrível para eles.

Dificuldade na escalabilidade dos processos

Por último, se sua concessionária está crescendo e você está encontrando dificuldades para escalar os processos existentes para atender à demanda aumentada, um BPMS pode ajudar a padronizar e automatizar processos, tornando mais fácil a expansão dos negócios.

Isso porque em sistemas como o Holmes, utiliza-se do clean code para permitir atualizações recorrentes ou pontuais, conforme a necessidade de cada empresa. Ou seja, você não precisa parar ou reduzir o seu fluxo de trabalho para inserir novas demandas na plataforma.

A melhor ferramenta BPMS clean code está no Holmes!

Após compreender tudo que envolve o uso da assinatura eletrônica para agilizar a documentação de test drive e como uma ferramenta BPMS pode se beneficiar do uso dele, que tal conhecer a melhor opção para a sua empresa?

Por isso, convidamos você a utilizar o Holmes, uma ferramenta em que você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos e ter rastreabilidade para suas atividades.

Além disso, ele permite que você consiga assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar 

solicitações.

E o melhor: nossa ferramenta não exige conhecimentos avançados sobre programação e oferece soluções personalizadas para o seu negócio.

Entre em contato conosco e agende gratuitamente uma demonstração com um de nossos especialistas. Para outros conteúdos como este, continue conosco no Blog do Holmes.

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